Các loại phí trong tố tụng trọng tài tại Việt Nam (ngoài chi phí pháp lý) [trong đó có VTA và các trung tâm trọng tài khác (VIAC, STAC, VLCAC, TRACENT, v.v.)], sẽ bao gồm các khoản: (i) chi phí để trả thù lao cho Hội đồng Trọng tài (“HĐTT”) giải quyết vụ tranh chấp; (ii) chi phí hợp lý được phân bổ theo chính sách của VTA để giải quyết vụ tranh chấp; (iii) chi phí đi lại, lưu trú và các chi phí có liên quan khác của các Trọng tài viên giải quyết vụ tranh chấp; (iv) chi phí cho các trợ giúp khác theo yêu cầu của HĐTT; (v) chi phí giám định, định giá tài sản, phí tham vấn ý kiến chuyên gia.

Phí trọng tài tại VTA

Phí trọng tài (được thanh toán khi nộp Đơn Khởi kiện hoặc Đơn Kiện lại) được xác định theo công thức tính phí dựa trên tổng trị giá các yêu cầu khởi kiện (bao gồm cả tiền lãi phát sinh theo ngày) và tính ấn định phí đối với các yêu cầu không nêu trị giá.

Mức phí trọng tài đối với vụ việc được giải quyết bởi Trọng tài viên duy nhất sẽ có phí bằng 70% so với vụ việc được giải quyết bởi HĐTT gồm 3 Trọng tài viên. Dưới đây là ví dụ về cách tính phí trọng tài áp dụng cho vụ việc có HĐTT gồm 3 Trọng tài viên tại VTA:

Điều chỉnh, phân bổ phí trọng tài

Trong quá trình tố tụng trọng tài, HĐTT có thể cân nhắc để điều chỉnh phí trọng tài và phân bổ phí trọng tài phù hợp với yêu cầu, cách hành xử của các bên cũng như nhu cầu của vụ kiện, kết quả của vụ kiện so với yêu cầu ban đầu.

Việc làm tăng chi phí một cách không cần thiết nhằm kéo dài, “quấy rối” vụ kiện (bao gồm các yêu cầu về tố tụng không cần thiết như tách việc xem xét tách thẩm quyền ra khỏi nội dung; yêu cầu cung cấp tài liệu không quá quan trọng; kiểm tra chéo chuyên gia khi ý kiến của chuyên gia của hai bên không khác biệt đáng kể và/hoặc đã rất rõ ràng; xin hoãn nhiều lần; chia nhỏ các nội dung đệ trình và nộp nhiều lần; cung cấp chứng cứ nhỏ giọt, v.v.).

Giá trị yêu cầu khởi kiện được phóng đại lên rất cao nhưng cơ sở, chứng cứ để chứng minh cho phần giá trị được yêu cầu lại chưa hoặc không có, và có thể dẫn tới có giá trị được chấp nhận lại rất thấp. Trên thực tế, các vấn đề này thường thấy ở các vụ tranh chấp có yêu cầu bồi thường thiệt hại trực tiếp, gián tiếp; hay các yêu cầu về lãi suất chậm trả, yêu cầu khoản phạt vi phạm hợp đồng…

Việc một bên tuy đã thành công đáng kể về các vấn đề tố tụng (bao gồm phản đối thẩm quyền; yêu cầu xem xét thẩm quyền giải quyết vụ việc trước khi xem xét nội dung) nhưng lại có thể dẫn đến việc điều chỉnh phí trọng tài.  

Tính chênh lệch giữa giá trị một bên yêu cầu được chấp nhận với giá trị mà bên đối tụng đã đề xuất trước phiên họp hoặc đưa ra trong giai đoạn đầu của tranh chấp.

Tùy từng trường hợp, HĐTT sẽ có đánh giá khác nhau về điều chỉnh phí trọng tài và phân bổ phí trọng tài tới các bên.

Nguyên tắc phân bổ phí trọng tài

Pháp luật về trọng tài và Quy Tắc VTA cho phép HĐTT có quyền phân bổ phí trọng tài. Do không có bất kỳ quy tắc cụ thể nào về việc xác định và phân bổ chi phí trọng tài và chi phí khác (chi phí pháp lý), nên HĐTT thường phân bổ các chi phí dựa vào: thỏa thuận của các bên; lẽ công bằng, thiện chí và cách hành xử của các bên trong quá trình tố tụng (theo quan điểm của từng HĐTT trong mỗi vụ việc); các yếu tố để yêu cầu bồi thường thiệt hại các chi phí và dựa vào một số tiêu chí khác tùy từng vụ việc nếu các bên không có thỏa thuận (theo quan điểm của từng HĐTT trong mỗi vụ việc).

Ngoài ra, có bốn yếu tố tác động tới việc phân bổ phí trọng tài:

Thứ nhất, nguyên tắc “costs follow the event” (bên thua kiện không chỉ phải trả các khoản phí pháp lý của chính họ mà còn của bên còn lại) có thể được hiểu đơn giản là bên thua phải trả toàn bộ chi phí cho bên thắng.

Thứ hai, tính tương quan của chi phí trọng tài với giá trị tranh chấp (không nên vượt quá giá trị tranh chấp hoặc vượt quá là do chi phí phát sinh bởi các bên, còn HĐTT cũng đã cân nhắc rất kỹ cho một khoản phí bổ sung hợp lý).

Thứ ba, sự hợp lý của chi phí trọng tài (phí vé máy bay hạng thương gia, khách sạn và nhà hàng cao cấp, thời gian đi lại, ăn ở nhiều hơn thời gian làm việc cần thiết, việc sử dụng nhiều luật sư với giá cao cho một vấn đề mà luật sư với giá thấp hơn có thể thực hiện, v.v.)

Thứ tư, thái độ và cách hành xử của các bên (những hành vi “quấy rối” quá trình tố tụng, v.v.)

Thực tiễn tại các trung tâm trọng tài trên thế giới, các loại chi phí trong tố tụng trọng tài có phần tương đồng với VTA và Việt Nam, và điểm khác biệt là việc tính phí trọng tài. Một số trung tâm tính phí thù lao trả cho HĐTT theo một giá trị được xác định trước (tại SCC, SIAC); theo một giá trị được xác định trước hoặc theo giờ làm việc (tại HKIAC, ICDR); chỉ áp dụng tính phí theo giờ làm việc (tại LCIA); theo quyết định của HĐTT (tại UNCITRAL).[1] Chi phí trong tố tụng trọng tài cũng được phân bổ theo quan điểm của HĐTT theo từng vụ việc, về cơ bản theo các nguyên tắc nêu trên.

Chi phí trọng tài chiếm đáng kể tổng chi phí mà một bên phải bỏ ra khi theo đuổi một vụ kiện trọng tài, nhưng thường ít nhận được sự quan tâm ngay từ thời điểm hình thành học thuyết vụ kiện. Trên thực tiễn, theo báo cáo của ICC năm 2015 về chi phí trọng tài thương mại quốc tế, chi phí trọng tài trung bình chiếm đến 83% tổng chi phí tham gia trọng tài của các bên[2]. Từ đó, có thể ước tính rằng các chi phí mà các bên phải tự bỏ ra để theo đuổi một vụ trọng tài có thể gấp 3-5 lần phí trọng tài đóng cho trung tâm. Con số này cũng phần nào đó phản ánh được thực tiễn trọng tài tại Việt Nam.

Một số kỹ năng để tối ưu hóa chi phí trong tố tụng trọng tài

Thứ nhất, kỹ năng quản lý vụ kiện tốt (case management) và có chiến lược vụ kiện tốt, hợp lý và kiên định, xây dựng “học thuyết vụ kiện” (câu chuyện của những tình tiết đã xảy ra trong vụ tranh chấp, chiếu từ góc độ pháp lý, và có lợi cho bên được đại diện), chuẩn bị về chứng cứ, luận cứ, nhân chứng, chuyên gia một cách hợp lý ngay từ đầu, tránh thay đổi và mâu thuẫn trong quá trình tố tụng, có thể dẫn tới làm tăng chi phí, thậm chí phải chịu thêm chi phí cho bên kia; và cân nhắc kỹ việc đưa ra các luận điểm mới vào giai đoạn cuối, hoặc xin yêu cầu đưa ra bản tự bảo vệ sửa đổi hoặc bổ sung.

Thứ hai, đưa ra ý kiến về Lệnh thủ tục (Procedural Order hay PO: văn bản được các bên thỏa thuận trước khi bắt đầu giải quyết vụ kiện, quy định về các bước cần thiết của quá trình tố tụng và đặt ra các thời hạn cho từng bước tố tụng, và các bên sẽ tuân thủ một cách chặt chẽ) hay Điều khoản tham chiếu (Terms of Reference: văn bản nêu chi tiết về thông tin của các bên, trọng tài viên, bao gồm cả thông tin nhận tài liệu; các yêu cầu của các bên; các vấn đề cần HĐTT giải quyết; nơi tổ chức tố tụng trọng tài, v.v.) và nắm chắc các yêu cầu về các thời hạn nộp các đệ trình, đưa ra chứng cứ (bao gồm cả dịch chứng cứ), cân nhắc kỹ lưỡng khi khiếu nại về thẩm quyền và các vấn đề thủ tục, yêu cầu tách vụ việc ra giải quyết về thẩm quyền và nội dung.

Thứ ba, tránh xin gia hạn nộp tài liệu nhiều lần với lý do không chính đáng, giữ chứng cứ quá lâu, lạm dụng các “chiến thuật du kích” hay “quấy rối”; tránh việc bỏ qua đàm phán; lạm dụng quy trình hợp lý và hiệu quả trong tố tụng trọng tài (abuse of due process).

Thứ tư, cân nhắc yêu cầu triệu tập nhân chứng, chuyên gia để kiểm tra trực tiếp hoặc thẩm vấn chéo; và “né” việc đã giành thời gian và chi phí nhiều cho việc huấn luyện cho nhân chứng trong kiểm tra trực tiếp và thẩm vấn chéo; cung cấp các chứng cứ rõ ràng (hợp đồng, chứng từ hợp lệ, mô tả công việc trong bảng mốc thời gian, bằng chứng thanh toán, v.v.).

Thứ năm, thể hiện sự quan tâm và/hoặc mong muốn đến thủ tục rút gọn, nhập vụ tranh chấp nếu phù hợp; luôn thể hiện sự cẩn trọng trong chi phí và chi tiêu và mong muốn tối ưu hóa chúng; phí luật sư, chuyên gia cần hợp lý (thời gian thực hiện công việc, mức phí theo giờ, v.v.).

Thứ sáu, hạn chế tranh luận những tiểu tiết, chỉ trích cá nhân hay các chiến thuật quấy rối, cần nhớ nguyên tắc phải tôn trọng HĐTT, bên đối tụng và luật sư đối tụng.

Một vài ví dụ về phân bổ chi phí trọng tài tại VTA[3]

Ví dụ 1: Nguyên đơn yêu cầu Bị đơn trả số tiền còn lại (số tiền giữ lại) trong vụ mua bán và sáp nhập (M&A) để đảm bảo cho (i) việc hoàn thành cam kết làm thủ tục về quyền sử dụng đất đứng tên công ty mục tiêu và (ii) không còn trách nhiệm nào về thuế phát sinh. Bị đơn từ chối vì kết quả chưa như cam kết và có thư tư vấn rằng công ty mục tiêu vẫn có thể phải chịu thêm thuế. HĐTT cho rằng (i) Nguyên đơn đã làm hết tất cả những gì mình cam kết và có thể làm liên quan đến quyền sử dụng đất, Bị đơn phải nỗ lực để thực hiện thủ tục còn lại, (ii) thư tư vấn thuế là 1 ý kiến chuyên môn, không phải là 1 kết luận có hiệu lực của cơ quan nhà nước. Kết quả: [1] Bị đơn phải thanh toán số tiền còn lại; [2] Phí trọng tài: 50-50; [3] Chi phí pháp lý và phí khác: Mỗi bên tự chịu (Nguyên đơn không yêu cầu, Bị đơn yêu cầu).

Dù Bị đơn thua kiện nhưng sự thực là Bị đơn cũng chưa đạt được mục đích về quyền sử dụng đất. Nguyên đơn không đáng bị coi là vi phạm hợp đồng và không nên bị tiếp tục ràng buộc với nghĩa vụ về quyền sử dụng đất nhưng cũng cần chia sẻ phần nào với những gì Bị đơn mong đợi hợp lý mà chưa thực hiện được. Bị đơn cũng có niềm tin chân thành là mình chưa phải thanh toán số tiền đó.

Ví dụ 2: Nguyên đơn yêu cầu Bị đơn trả số tiền điện phát sinh từ một hợp đồng xây dựng mà Bị đơn là nhà thầu. Bị đơn cho rằng hợp đồng xây dựng đã hoàn thành và đã có biên bản bàn giao (Taking-over Certificate) và các khoản tiền điện phát sinh sau đó là không xuất phát từ hợp đồng xây dựng và đã hết thời hiệu khởi kiện. Bị đơn yêu cầu HĐTT mở phiên họp về thẩm quyền của HĐTT đối với yêu cầu của Nguyên đơn. HĐTT đã mở phiên họp về vấn đề này và quyết định HĐTT có thẩm quyền. Tuy nhiên, HĐTT xác định yêu cầu của Nguyên đơn đã hết thời hiệu. Kết quả: [1] HĐTT có thẩm quyền xem xét yêu cầu về tiền điện; [2] Bác yêu cầu của Nguyên đơn vì đã hết thời hiệu; [3] Phí trọng tài: Nguyên đơn 75%, Bị đơn 25%; [4] Chi phí pháp lý và phí khác: các bên không yêu cầu.

Dù Bị đơn thắng kiện nhưng Bị đơn đã liên tục phản đối thẩm quyền của HĐTT và yêu cầu HĐTT mở phiên họp xem xét về thẩm quyền. Do đó, Bị đơn đã làm tăng chi phí cho Nguyên đơn và làm vụ tranh chấp thêm phức tạp.

Ví dụ 3: Nguyên đơn yêu cầu Bị đơn hoàn trả số tiền hàng đã thanh toán do hàng kém chất lượng và bồi thường thiệt hại đối với khoản tiền mà Nguyên đơn đã thanh toán cho bên thứ ba (là bên mua hàng và cung cấp cho người tiêu dùng), và thanh toán chi phí pháp lý và phí trọng tài. Bị đơn cho rằng Nguyên đơn không có đủ cơ sở cho các yêu cầu khởi kiện của mình. Bị đơn đã có đơn kiện lại yêu cầu Nguyên đơn tiếp tục thanh toán khoản tiền hàng còn thiếu và chi phí bảo quản hàng tại kho của Bị đơn, và thanh toán toàn bộ chi phí pháp lý và phí trọng tài. Khi xem xét các chứng cứ và lập luận của các bên, HĐTT thấy rằng Nguyên đơn chưa có đủ cơ sở để chứng minh hàng không đủ chất lượng là do lỗi của Bị đơn, và HĐTT chấp nhận một phần yêu cầu kiện lại của Bị đơn. Kết quả: [1] Phí trọng tài đối với các yêu cầu khởi kiện: Nguyên đơn 70%, Bị đơn 30%; [2] Phí trọng tài đối với các yêu cầu kiện lại: Nguyên đơn 60%, Bị đơn 40%; [3] Chi phí pháp lý và phí khác: Mỗi bên tự chịu (cả hai bên đều yêu cầu).

HĐTT thấy rằng Bị đơn đã đưa ra rất nhiều bằng chứng, tài liệu, bao gồm cả những chứng cứ không phản ánh vấn đề cốt lõi của vụ kiện và chứng cứ bị trùng, gây khó khăn cho việc nghiên cứu và giải quyết hồ sơ, đồng thời chi phí pháp lý mà Bị đơn đưa ra là quá cao (gấp 6 lần giá trị vụ tranh chấp), song HĐTT cũng thấy rằng Nguyên đơn đã gần như thua toàn bộ vụ kiện, và Nguyên đơn có thái độ hợp tác trong quá trình tố tụng, nên dù các bên có yêu cầu bên thua chịu toàn bộ phí trọng tài và phí pháp lý, HĐTT vẫn phân bổ theo hướng HĐTT thấy công bằng và hợp lý nhất.

______

Lương Văn Trung

_________________________________________________________________