Lựa chọn trọng tài viên là một quyền tố tụng hay một trách nhiệm chiến lược?

Khả năng tham gia lựa chọn người giải quyết tranh chấp thường được xem là một trong những ưu điểm đặc trưng của trọng tài thương mại. Thay vì hoàn toàn thụ động trước việc phân công người xét xử, các bên có thể tham gia vào quá trình hình thành Hội đồng trọng tài theo cơ chế đã thỏa thuận và quy tắc tố tụng được áp dụng.

Quyền này tạo cho doanh nghiệp một mức độ chủ động đáng kể. Tùy từng vụ việc, các bên có thể quan tâm đến kinh nghiệm pháp lý, hiểu biết về lĩnh vực kinh doanh, khả năng sử dụng ngôn ngữ, kinh nghiệm quốc tế hoặc năng lực xử lý những tranh chấp có tính chất kỹ thuật và thương mại phức tạp.

Tuy nhiên, có quyền lựa chọn không đồng nghĩa với việc lựa chọn luôn là một quyết định dễ dàng. Trong thực tế, doanh nghiệp và luật sư thường phải đưa ra quyết định trong thời gian tương đối ngắn, với lượng thông tin không đầy đủ và nhiều yếu tố cần cân nhắc đồng thời. Một cái tên quen thuộc có thể tạo cảm giác an toàn. Kinh nghiệm chuyên môn sâu có thể gây ấn tượng. Sự giới thiệu từ một người đáng tin cậy có thể trở thành cơ sở quan trọng. Nhưng từng yếu tố riêng lẻ như vậy có đủ để hình thành một lựa chọn tốt hay không?

Đây chính là điểm khởi đầu của Topic này.

Quyền lựa chọn không dừng ở việc chọn một cá nhân

Cách đặt câu hỏi phổ biến nhất thường là:

Ai là người phù hợp để chỉ định làm trọng tài viên?

Đó là một câu hỏi cần thiết, nhưng chưa đầy đủ. Một quyết định lựa chọn trọng tài viên không chỉ liên quan đến phẩm chất hoặc năng lực của một cá nhân. Nó còn liên quan đến đặc điểm của vụ tranh chấp, nhu cầu của các bên, cấu trúc của Hội đồng trọng tài và cách toàn bộ quá trình tố tụng có thể được tổ chức sau đó.

Một người có kiến thức chuyên sâu về lĩnh vực đang tranh chấp chưa chắc đã có kinh nghiệm quản lý một vụ việc phức tạp. Một trọng tài viên có danh tiếng lớn chưa chắc có đủ thời gian dành cho vụ tranh chấp. Một chuyên gia pháp lý xuất sắc chưa chắc là sự bổ sung phù hợp nhất cho những năng lực đã có trong Hội đồng. Ngược lại, một ứng viên ít được biết đến rộng rãi có thể sở hữu kinh nghiệm, khả năng tổ chức và mức độ phù hợp rất cao đối với hoàn cảnh cụ thể của vụ việc.

Vì vậy, câu hỏi cần được mở rộng:

Các bên cần một trọng tài viên như thế nào, trong một Hội đồng như thế nào, để giải quyết hiệu quả tranh chấp cụ thể đang đặt ra?

Sự chuyển dịch từ việc “tìm một người giỏi” sang “xác định một người phù hợp” làm thay đổi đáng kể cách doanh nghiệp và luật sư tiếp cận quyết định lựa chọn. Nó đòi hỏi các bên phải bắt đầu từ việc hiểu chính vụ tranh chấp của mình, thay vì bắt đầu từ danh sách những cái tên sẵn có.

Một quyết định chiến lược, nhưng chiến lược theo nghĩa nào?

Không thể phủ nhận rằng lựa chọn trọng tài viên là một phần trong chiến lược giải quyết tranh chấp. Doanh nghiệp có quyền cân nhắc những yếu tố có thể ảnh hưởng đến khả năng bảo vệ lợi ích hợp pháp của mình. Luật sư cũng có trách nhiệm giúp khách hàng đánh giá ứng viên dựa trên đặc điểm của vụ việc và những yêu cầu của quá trình tố tụng.

Nhưng chính khái niệm “lựa chọn chiến lược” có thể dẫn đến hai cách hiểu khác nhau.

Theo cách hiểu thứ nhất, lựa chọn chiến lược là tìm kiếm một người được kỳ vọng sẽ có thiện cảm với lập luận, quan điểm pháp lý hoặc vị thế của bên chỉ định. Nếu đi quá xa theo hướng này, trọng tài viên dễ bị nhìn nhận như một người có nhiệm vụ bảo vệ lợi ích cho bên đã lựa chọn mình.

Cách nhìn đó không phù hợp với bản chất của vai trò trọng tài viên. Dù được một bên đề cử hoặc chỉ định, trọng tài viên vẫn phải thực hiện nhiệm vụ của mình với sự độc lập và vô tư. Trọng tài viên không phải là một thành viên bổ sung trong nhóm luật sư của bên chỉ định, cũng không có trách nhiệm bảo vệ lợi ích riêng của bên đó trong quá trình nghị án.

Theo cách hiểu thứ hai, lựa chọn chiến lược là xác định người có thể đóng góp tốt nhất vào chất lượng của Hội đồng trọng tài: đủ năng lực để hiểu vấn đề, đủ độc lập để đưa ra đánh giá khách quan, đủ khả năng quản lý để giúp vụ việc tiến triển hiệu quả và đủ phù hợp để bổ trợ cho các thành viên còn lại.

Ở cách hiểu này, lợi ích của bên chỉ định và chất lượng chung của Hội đồng không nhất thiết đối lập với nhau. Một Hội đồng có năng lực, độc lập, dành đủ thời gian cho vụ việc và tổ chức tố tụng hiệu quả chính là điều kiện quan trọng để bảo vệ lợi ích chính đáng của tất cả các bên.

Do đó, vấn đề không nằm ở việc có nên nhìn nhận lựa chọn trọng tài viên như một quyết định chiến lược hay không. Vấn đề nằm ở cách doanh nghiệp và luật sư xác định thế nào là một lựa chọn chiến lược đúng nghĩa.

Chất lượng của lựa chọn phụ thuộc vào chất lượng thông tin

Ngay cả khi các bên đã xác định được những tiêu chí phù hợp, một khó khăn khác vẫn còn đó: họ sẽ dựa vào đâu để đánh giá ứng viên?

Hồ sơ nghề nghiệp công khai thường cung cấp thông tin về bằng cấp, lĩnh vực chuyên môn, vị trí công tác và một phần kinh nghiệm hành nghề. Tuy nhiên, những yếu tố có thể ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình giải quyết tranh chấp lại không phải lúc nào cũng dễ nhận biết qua hồ sơ.

Ứng viên có khả năng tổ chức một vụ việc phức tạp hay không? Có thể dành đủ thời gian trong giai đoạn cần thiết không? Phong cách điều hành có phù hợp với tính chất tranh chấp không? Có khả năng làm việc và thảo luận hiệu quả trong Hội đồng ba thành viên không? Kinh nghiệm chuyên môn được công bố có thực sự liên quan đến vấn đề cần giải quyết không?

Khi thông tin chính thức không đủ, các bên thường dựa vào giới thiệu cá nhân, kinh nghiệm trước đây của luật sư hoặc nhận xét trong mạng lưới nghề nghiệp. Đây có thể là những nguồn tham khảo hữu ích, nhưng cũng có giới hạn. Thông tin truyền miệng khó được kiểm chứng, dễ chịu ảnh hưởng bởi trải nghiệm cá nhân và thường chỉ lưu chuyển trong một số mạng lưới quen thuộc.

Hệ quả không chỉ là nguy cơ đưa ra lựa chọn thiếu cơ sở. Việc phụ thuộc quá nhiều vào những cái tên quen thuộc còn có thể thu hẹp cơ hội của các trọng tài viên mới, duy trì một thị trường tương đối khép kín và khiến doanh nghiệp tiếp tục gặp khó khăn khi tìm kiếm những ứng viên thực sự phù hợp.

Bởi vậy, chất lượng lựa chọn không chỉ là vấn đề năng lực của riêng doanh nghiệp hay luật sư. Nó còn phản ánh chất lượng thông tin và mức độ phát triển của toàn bộ hệ sinh thái trọng tài.

Những tiêu chí nào thực sự cần thiết?

Không có một hình mẫu trọng tài viên phù hợp cho mọi tranh chấp. Một vụ việc liên quan đến xây dựng, năng lượng hoặc chuyển giao công nghệ có thể đặt ra những yêu cầu khác với tranh chấp về mua bán hàng hóa, đầu tư hoặc quan hệ cổ đông. Một Hội đồng một thành viên cũng đòi hỏi cách đánh giá khác với Hội đồng ba thành viên.

Dù vậy, quá trình lựa chọn thường cần xem xét đồng thời một số nhóm vấn đề nền tảng:

• Tính độc lập, vô tư và khả năng công khai đầy đủ các quan hệ có liên quan.
• Năng lực pháp lý và kinh nghiệm trong tố tụng trọng tài.
• Kiến thức ngành hoặc khả năng tiếp cận các vấn đề chuyên môn của vụ việc.
• Kỹ năng quản lý vụ việc, điều hành thủ tục và kiểm soát thời gian, chi phí.
• Khả năng dành đủ thời gian và đáp ứng tiến độ.
• Năng lực làm việc, trao đổi và phối hợp trong Hội đồng.
• Mức độ bổ trợ của ứng viên đối với năng lực chung của toàn bộ Hội đồng.

Điều cần thảo luận không chỉ là có những tiêu chí nào, mà còn là trọng số của từng tiêu chí trong mỗi trường hợp. Chuyên môn ngành nên được ưu tiên đến mức nào? Danh tiếng có phản ánh sự phù hợp hay chỉ tạo cảm giác an toàn? Kinh nghiệm lâu năm luôn là lợi thế, hay đôi khi lại đi kèm hạn chế về thời gian? Một ứng viên nên được đánh giá riêng lẻ hay trong tương quan với thành phần dự kiến của toàn bộ Hội đồng?

Những câu hỏi này khó có một câu trả lời chung. Nhưng nếu không được đặt ra một cách có hệ thống, quyết định lựa chọn rất dễ bị chi phối bởi thói quen, cảm tính hoặc một vài yếu tố nổi bật nhất.

Trách nhiệm không chỉ thuộc về bên lựa chọn

Doanh nghiệp là người chịu ảnh hưởng trực tiếp từ kết quả tranh chấp, nhưng không phải chủ thể duy nhất quyết định chất lượng của quá trình lựa chọn.

Luật sư bên ngoài thường có lợi thế lớn hơn về kinh nghiệm và mạng lưới nghề nghiệp. Vì vậy, luật sư không chỉ đóng vai trò đề xuất một danh sách ứng viên mà còn cần giúp khách hàng hiểu cơ sở của từng đề xuất, giới hạn của nguồn thông tin và những rủi ro trong quá trình đánh giá.

Trọng tài viên có thể góp phần cải thiện chất lượng lựa chọn thông qua việc cung cấp thông tin nghề nghiệp rõ ràng, thực hiện nghiêm túc nghĩa vụ công khai và giúp thị trường hiểu đúng hơn về năng lực, kinh nghiệm cũng như khả năng đảm nhận vụ việc của mình.

Tổ chức trọng tài đứng trước một yêu cầu cân bằng tinh tế: hỗ trợ các bên tiếp cận thông tin tốt hơn nhưng không can thiệp không phù hợp vào quyền lựa chọn; phát triển nguồn trọng tài viên nhưng vẫn duy trì các tiêu chuẩn cần thiết; thúc đẩy minh bạch nhưng đồng thời tôn trọng tính bảo mật và danh tiếng nghề nghiệp.

Các hiệp hội nghề nghiệp, cơ sở đào tạo, giới nghiên cứu và cộng đồng hành nghề cũng có vai trò trong việc mở rộng nguồn nhân lực, phát triển chuẩn mực thực hành và tạo cơ hội để những trọng tài viên có năng lực nhưng ít được biết đến có thể được xem xét công bằng hơn.

Nhìn theo cách này, mỗi quyết định lựa chọn là hành động của một bên cụ thể, nhưng điều kiện để quyết định đó được đưa ra có cơ sở lại được hình thành bởi cả hệ sinh thái.

Từ quyền tố tụng đến trách nhiệm chiến lược

Topic này không nhằm đưa ra một công thức chung để xác định ai là “trọng tài viên tốt nhất”. VTA cũng không tiếp cận vấn đề theo hướng xếp hạng, giới thiệu cá nhân hoặc dự đoán một trọng tài viên sẽ có quan điểm thế nào trong một vụ tranh chấp cụ thể.

Trọng tâm của cuộc thảo luận là cách nâng cao chất lượng của chính quyết định lựa chọn.

Trong các nội dung tiếp theo, Topic sẽ lần lượt xem xét những vấn đề như:

• Một trọng tài viên phù hợp nên được đánh giá trên những tiêu chí nào?
• Doanh nghiệp và luật sư thực sự đang dựa vào đâu khi tìm kiếm và đánh giá ứng viên?
• Ranh giới giữa lựa chọn chiến lược và kỳ vọng tìm kiếm một người “có lợi” nằm ở đâu?
• Những thiên kiến nào đang ảnh hưởng đến quyết định lựa chọn?
• Doanh nghiệp, luật sư và tổ chức trọng tài nên phân chia vai trò như thế nào?
• Hệ sinh thái cần thay đổi gì để thông tin trở nên đầy đủ hơn và nguồn trọng tài viên trở nên rộng mở hơn?

Các câu hỏi này sẽ được tiếp cận từ nhiều góc nhìn, bao gồm doanh nghiệp, luật sư nội bộ, luật sư tranh tụng, trọng tài viên, tổ chức trọng tài, chuyên gia ngành và cộng đồng nghiên cứu. Mục tiêu không phải tạo ra sự đồng thuận hình thức, mà là nhận diện những khác biệt trong thực hành, làm rõ các khoảng trống và từng bước xây dựng những cơ sở tốt hơn cho quyết định lựa chọn.

Thông qua các bài nhận định, góc nhìn chuyên gia, bình luận chuyên môn và hoạt động đối thoại liên quan, VTA mong muốn kết nối kinh nghiệm của người sử dụng trọng tài với góc nhìn của cộng đồng hành nghề. Những nội dung này cũng sẽ tạo nền tảng để tiếp tục phát triển các tài liệu và công cụ thực hành phù hợp trong tương lai.

Quyền tham gia lựa chọn trọng tài viên là một trong những giá trị quan trọng mà trọng tài mang lại cho các bên. Nhưng giá trị thực sự của quyền này không chỉ nằm ở việc các bên được tham gia vào quyết định. Nó còn phụ thuộc vào việc quyết định ấy được đưa ra với mức độ thông tin, thận trọng và nhận thức về hệ quả như thế nào.

Bởi chất lượng của Hội đồng trọng tài không chỉ được tạo nên sau khi quá trình tố tụng bắt đầu. Nó đã bắt đầu từ sớm hơn: từ cách các bên xác định mình cần một Hội đồng như thế nào, dựa vào đâu để đánh giá ứng viên và thực hiện quyền lựa chọn của mình ra sao.