Lựa chọn trọng tài viên khi thông tin về ứng viên có giới hạn

Khi được đề nghị tư vấn lựa chọn trọng tài viên, luật sư hiếm khi bắt đầu với một khoảng trống hoàn toàn. Thông thường, trong đầu mỗi người đã có một số cái tên quen thuộc: những người từng làm việc cùng, từng xuất hiện trong một vụ việc, từng được đồng nghiệp đánh giá cao hoặc có uy tín trong một lĩnh vực chuyên môn.

Nhưng một cái tên quen thuộc chưa phải là một đề xuất phù hợp.

Câu hỏi đầu tiên không nên là “chúng ta biết những trọng tài viên nào?”, mà phải là “trọng tài viên nào phù hợp để giải quyết vụ tranh chấp này ?”.

Sự thay đổi trong cách đặt câu hỏi có ý nghĩa rất lớn. Nếu bắt đầu từ danh sách tên tuổi, luật sư dễ tìm lý do để lựa chọn trong phạm vi những người mình đã biết. Nếu bắt đầu từ đặc điểm mấu chốt của vụ việc, luật sư buộc phải xác định trước những năng lực cần thiết rồi mới tìm người đáp ứng tốt nhất các yêu cầu ấy.

Trong công việc tư vấn và tranh tụng, tôi cho rằng đây là điểm khởi đầu quan trọng nhất. Lựa chọn trọng tài viên không phải là tìm một người có hồ sơ ấn tượng nhất hoặc được nhắc đến nhiều nhất. Đó là quá trình tìm kiếm một người phù hợp với chính tranh chấp đang cần được giải quyết.

Bắt đầu từ yêu cầu của vụ tranh chấp

Hai vụ tranh chấp có cùng giá trị không nhất thiết cần cùng một kiểu trọng tài viên. Hai tranh chấp phát sinh từ cùng một ngành cũng có thể đặt ra những yêu cầu rất khác.

Một vụ việc bất động sản có thể tập trung vào cách hiểu điều khoản hợp đồng và việc thực hiện nghĩa vụ thanh toán. Một vụ việc khác lại phụ thuộc nhiều vào quá trình triển khai dự án, thủ tục pháp lý, tiến độ xây dựng hoặc sự phối hợp giữa nhiều nhà thầu. Tương tự, một tranh chấp thương mại có thể chủ yếu là câu hỏi pháp lý, nhưng cũng có thể đòi hỏi người giải quyết hiểu sâu cách giao dịch được vận hành trong thực tế.

Vì vậy, trước khi nghĩ đến ứng viên trọng tài viên, luật sư cần cùng khách hàng xác định bản chất của tranh chấp:

• • Vấn đề trung tâm là pháp lý, kỹ thuật hay thương mại?
  • Loại chứng cứ nào sẽ quyết định vụ việc?
  • Vụ tranh chấp cần người có chuyên môn sâu về một ngành hay người có kinh nghiệm rộng trong quản lý tố tụng?
  • Thủ tục có khả năng phức tạp đến mức nào?
  • Các bên có sử dụng nhiều chuyên gia hay không?
  • Có yếu tố nước ngoài, nhiều ngôn ngữ hoặc nhiều hệ thống pháp luật không?
  • Khả năng dành thời gian và xử lý vụ việc đúng tiến độ quan trọng đến mức nào?
  • Người được lựa chọn sẽ đóng vai trò gì trong cấu trúc chung của Hội đồng Trọng tài?

Những câu hỏi này không tạo ra một công thức máy móc, nhưng giúp luật sư xây dựng một “hồ sơ yêu cầu” tương đối rõ trước khi đánh giá từng ứng viên.

Nếu không có bước này, các tiêu chí như chuyên môn, kinh nghiệm, uy tín hay sự quyết đoán rất dễ trở thành những từ đúng nhưng quá chung. Một người có nhiều kinh nghiệm chưa chắc có đúng loại kinh nghiệm mà vụ việc cần. Một chuyên gia am hiểu sâu về ngành chưa chắc đã có khả năng quản lý một quá trình tố tụng phức tạp. Một trọng tài viên nổi tiếng chưa chắc dành đủ thời gian để xử lý vụ việc theo tiến độ mà các bên mong muốn.

Sự phù hợp luôn phải được đánh giá trong một bối cảnh cụ thể.

Danh tiếng chỉ là điểm khởi đầu

Danh tiếng có giá trị. Nó có thể phản ánh kinh nghiệm nghề nghiệp, sự ghi nhận của thị trường và mức độ tin cậy đã được tích lũy theo thời gian. Trong điều kiện thông tin còn hạn chế, danh tiếng cũng là một tín hiệu mà luật sư và khách hàng khó có thể bỏ qua.

Tuy nhiên, danh tiếng không nên trở thành tiêu chí thay thế cho toàn bộ quá trình đánh giá.

Một trọng tài viên có uy tín lớn vẫn có thể không phù hợp với một vụ việc nếu chuyên môn chính nằm ở lĩnh vực khác, lịch làm việc quá dày, cách quản lý thủ tục không phù hợp với tính chất tranh chấp hoặc kinh nghiệm của người đó không bổ sung tốt cho những thành viên còn lại trong Hội đồng.

Ngược lại, một ứng viên chưa phải cái tên được nhắc đến thường xuyên nhất có thể phù hợp hơn nếu có đúng chuyên môn, đủ thời gian, tư duy rõ ràng và khả năng phối hợp tốt.

Vấn đề là những yếu tố này không phải lúc nào cũng xuất hiện đầy đủ trong hồ sơ nghề nghiệp.

Tiểu sử công khai thường cho biết bằng cấp, vị trí công tác, lĩnh vực hành nghề và một số hoạt động chuyên môn. Nhưng những thông tin mà luật sư thực sự muốn biết thường cụ thể hơn:

• • Người đó quản lý thủ tục như thế nào?
  • Có dành đủ thời gian nghiên cứu hồ sơ không?
  • Cách đặt câu hỏi có giúp làm rõ vấn đề hay làm vụ việc trở nên phân tán?
  • Có sẵn sàng xem xét những lập luận khác với nhận định ban đầu không?
  • Có khả năng làm việc cùng các thành viên khác của Hội đồng Trọng tài không?
  • Có xử lý đúng tiến độ không?
  • Có kinh nghiệm với loại chứng cứ hoặc vấn đề kỹ thuật của vụ việc không?

Không phải nội dung nào trong số này cũng có thể tìm thấy qua nguồn thông tin công khai. Đây là lý do việc lựa chọn trọng tài viên luôn chứa đựng một mức độ phán đoán nghề nghiệp nhất định và kinh nghiệm của luật sư tham gia tố tụng trọng tài.

Mỗi nguồn thông tin đều có giới hạn

Khi thẩm định một ứng viên trọng tài viên, luật sư có thể tiếp cận nhiều nguồn: hồ sơ do tổ chức trọng tài công bố, bài viết chuyên môn, quyết định hoặc phán quyết đã được công khai, hoạt động giảng dạy, diễn thuyết, kinh nghiệm làm việc trực tiếp và nhận xét từ những người từng tham gia vụ việc với ứng viên đó.

Mỗi nguồn đều có giá trị, đồng thời đều có giới hạn.

Hồ sơ nghề nghiệp cho biết người đó đã làm gì, nhưng không phản ánh đầy đủ cách họ làm việc. Bài viết chuyên môn có thể cho thấy cách tư duy, nhưng quan điểm học thuật không nhất thiết dự báo kết quả của một vụ việc cụ thể. Kinh nghiệm trực tiếp rất hữu ích, nhưng thường chỉ giới hạn trong một số tình huống. Nhận xét từ đồng nghiệp có thể cung cấp thông tin thực tế, nhưng cũng chịu ảnh hưởng của vị trí tố tụng, kết quả vụ việc và cảm nhận cá nhân của người kể.

Một luật sư từng thắng kiện trước một trọng tài viên có thể có ấn tượng rất khác với luật sư ở phía còn lại. Nhưng cả hai ấn tượng ấy đều chưa chắc phản ánh đầy đủ năng lực hoặc sự độc lập của người được đánh giá.

Vì vậy, thông tin không nên chỉ được thu thập; nó cần được kiểm chứng và đặt đúng bối cảnh.

Khi nghe một nhận xét tích cực hoặc tiêu cực, luật sư cần tự hỏi: nhận xét ấy dựa trên quan sát trực tiếp hay chỉ được truyền lại? Nó liên quan đến một vụ việc hay một chuỗi trải nghiệm? Vấn đề nằm ở năng lực của trọng tài viên, ở cách quản lý thủ tục hay đơn giản là người đưa ra nhận xét không đồng ý với một quyết định bất lợi?

Số lượng nguồn thông tin nhiều hơn không mặc nhiên làm cho quyết định chính xác hơn. Điều quan trọng là chất lượng của nguồn, mức độ độc lập giữa các nguồn và khả năng phân biệt dữ kiện với đánh giá chủ quan.

Kinh nghiệm của luật sư cũng có thể tạo thiên kiến

Trong một thị trường mà thông tin công khai về trọng tài viên chưa thật sự phong phú, kinh nghiệm nghề nghiệp và mạng lưới chuyên môn của luật sư có vai trò đáng kể. Luật sư từng làm việc với một ứng viên có thể hiểu rõ hơn cách người đó quản lý thủ tục, tiếp cận chứng cứ và tương tác với các thành viên khác trong Hội đồng Trọng tài.

Nhưng kinh nghiệm cá nhân cũng có thể tạo ra thiên kiến.

Chúng ta có xu hướng tin tưởng những người mình từng làm việc thuận lợi. Chúng ta cũng có thể dè dặt với một người chỉ vì từng nhận được quyết định không có lợi, dù quyết định ấy có thể hoàn toàn hợp lý trên cơ sở hồ sơ của vụ việc.

Một cái tên quen thuộc thường tạo cảm giác an toàn hơn một ứng viên mới. Tuy nhiên, nếu luật sư luôn đề xuất trong phạm vi những người mình biết rõ, danh sách lựa chọn sẽ ngày càng khép kín. Những trọng tài viên có năng lực nhưng chưa có nhiều cơ hội tham gia vụ việc sẽ tiếp tục thiếu kinh nghiệm, trong khi một nhóm nhỏ những người quen thuộc ngày càng trở nên quá tải.

Luật sư vì vậy cần nhận diện không chỉ xung đột lợi ích của ứng viên mà cả những thiên kiến trong chính quá trình tư vấn của mình.

Một phương pháp hữu ích là xác định tiêu chí trước khi đưa tên ứng viên vào danh sách. Khi tiêu chí được xây dựng trước, luật sư có cơ sở khách quan hơn để giải thích vì sao một người được đề xuất hoặc bị loại khỏi danh sách. Ngược lại, nếu tên người xuất hiện trước rồi tiêu chí mới được điều chỉnh để phù hợp, quá trình lựa chọn rất dễ trở thành sự hợp lý hóa cho một ưu tiên có sẵn.

“Có lợi” không phải là tiêu chí lựa chọn

Trong thực tế, khách hàng đôi khi đặt câu hỏi rất trực tiếp: ứng viên nào sẽ có lợi cho chúng ta?

Đằng sau câu hỏi này thường là một nhu cầu dễ hiểu. Doanh nghiệp đang đối diện với một tranh chấp có giá trị, chịu áp lực về tài chính, thời gian và uy tín. Họ muốn giảm thiểu rủi ro và tìm kiếm sự chắc chắn trong một quá trình mà kết quả chưa thể biết trước.

Tuy nhiên, luật sư cần giải thích rõ rằng trọng tài viên do một bên lựa chọn không phải là người đại diện cho bên đó trong Hội đồng Trọng tài.

Không có trọng tài viên độc lập nào có thể hoặc nên được bảo đảm sẽ quyết định có lợi cho bên đã lựa chọn mình. Nếu một người được đề xuất chỉ vì được cho là có xu hướng ủng hộ một bên, chính cơ sở của đề xuất ấy đã có vấn đề.

Điều luật sư có thể tư vấn là ứng viên nào có khả năng hiểu đúng bản chất của tranh chấp; có kinh nghiệm cần thiết; có thể quản lý thủ tục hợp lý; sẵn sàng xem xét đầy đủ lập luận và chứng cứ; đồng thời đưa ra quyết định độc lập.

Một trọng tài viên phù hợp không bảo đảm doanh nghiệp sẽ thắng. Người đó giúp bảo đảm rằng doanh nghiệp có cơ hội trình bày vụ việc trước một người có khả năng hiểu, đánh giá và quyết định trên một nền tảng đầy đủ.

Đó là lợi ích hợp pháp và thực chất mà quá trình lựa chọn nên hướng đến.

Nói rõ cả những điều chưa biết

Khách hàng thường kỳ vọng luật sư đưa ra một đề xuất dứt khoát. Điều đó hoàn toàn hợp lý, bởi vai trò của luật sư không phải chỉ chuyển cho khách hàng một danh sách rồi để họ tự lựa chọn.

Tuy nhiên, sự dứt khoát không nên được tạo ra bằng cách che giấu mức độ không chắc chắn của thông tin.

Khi trình bày một ứng viên, luật sư nên phân biệt tương đối rõ:

• • Những thông tin đã được kiểm chứng;
  • Những đánh giá dựa trên trải nghiệm trực tiếp;
  • Những nhận xét tiếp nhận từ nguồn khác;
  • Những suy luận có cơ sở nhưng chưa thể xác nhận;
  • Những vấn đề hiện chưa có đủ thông tin.

Chẳng hạn, hồ sơ có thể cho thấy một ứng viên có chuyên môn phù hợp, nhưng chưa đủ căn cứ để kết luận người đó có thể dành bao nhiêu thời gian cho vụ việc. Một số nguồn có thể đánh giá cao khả năng quản lý thủ tục, nhưng luật sư chưa từng trực tiếp làm việc cùng. Ứng viên có thể có kinh nghiệm quốc tế tốt, nhưng chưa rõ mức độ am hiểu một đặc thù pháp lý hoặc thương mại tại Việt Nam.

Việc nói rõ những giới hạn này không làm giảm giá trị của tư vấn. Ngược lại, nó giúp khách hàng hiểu rằng lựa chọn trọng tài viên là một quyết định được xây dựng trên thông tin và phán đoán, chứ không phải một dự báo chắc chắn về hành vi hoặc kết quả.

Theo tôi, một đề xuất có trách nhiệm không phải là đề xuất khiến khách hàng cảm thấy mọi rủi ro đã biến mất. Đó là đề xuất giúp khách hàng nhìn thấy rủi ro còn lại và hiểu vì sao, dù có những giới hạn ấy, một phương án vẫn hợp lý hơn những phương án khác.

Đặt ứng viên trong cấu trúc chung của Hội đồng Trọng tài

Trong Hội đồng gồm ba trọng tài viên, chất lượng tố tụng không chỉ phụ thuộc vào năng lực riêng của từng người. Cách ba thành viên phối hợp, bổ sung chuyên môn và cùng quản lý vụ việc cũng rất quan trọng.

Một ứng viên có năng lực mạnh nhưng quá giống với thành viên khác về chuyên môn và trải nghiệm chưa chắc tạo ra giá trị bổ sung lớn nhất. Trong một vụ tranh chấp phức tạp, Hội đồng có thể cần sự kết hợp giữa kiến thức pháp lý, hiểu biết ngành, kinh nghiệm tố tụng quốc tế và năng lực xử lý chứng cứ kỹ thuật.

Tính phù hợp vì vậy cần được xem xét ở hai cấp độ:

1. Người đó có phù hợp với vụ tranh chấp hay không;
2. Người đó có thể đóng góp điều gì vào cấu trúc chung của Hội đồng.

Luật sư không phải lúc nào cũng biết trước đầy đủ thành phần Hội đồng. Nhưng trong phạm vi thông tin hiện có, việc cân nhắc khả năng bổ sung và phối hợp vẫn tốt hơn đánh giá ứng viên như một cá nhân hoạt động hoàn toàn độc lập.

Hội đồng Trọng tài không phải là phép cộng đơn giản của ba bản lý lịch. Đó là một thiết chế phải cùng lắng nghe, trao đổi, quản lý thủ tục và đi đến quyết định.

Khách hàng là người quyết định cuối cùng

Luật sư có trách nhiệm tìm kiếm thông tin, kiểm chứng, xây dựng danh sách, phân tích ưu và nhược điểm, sau đó đưa ra khuyến nghị. Nhưng quyền lựa chọn cuối cùng thuộc về khách hàng.

Điều này không có nghĩa luật sư chỉ đóng vai trò cung cấp thông tin một cách trung lập. Nếu quá trình đánh giá cho thấy một ứng viên phù hợp hơn, luật sư cần nói rõ quan điểm và lý do của mình. Đồng thời, luật sư cũng cần giúp khách hàng hiểu những giới hạn của từng lựa chọn.

Quyết định cuối cùng nên được hình thành qua một quá trình có thể giải thích:

• • Vụ việc cần những năng lực gì?
  • Những ứng viên nào đã được cân nhắc?
  • Nguồn thông tin nào được sử dụng?
  • Những rủi ro hoặc điểm chưa chắc chắn là gì?
  • Vì sao phương án được lựa chọn phù hợp hơn các phương án còn lại?

Việc ghi nhận quá trình này đặc biệt cần thiết với doanh nghiệp có nhiều cấp phê duyệt. Nó giúp bảo đảm quyết định không chỉ dựa vào ấn tượng của một cá nhân, đồng thời tạo cơ sở để doanh nghiệp nhìn lại và cải thiện phương pháp lựa chọn trong các vụ việc sau.

Khách hàng không nên giao khoán hoàn toàn quyết định cho luật sư. Ngược lại, luật sư cũng không nên đẩy toàn bộ trách nhiệm trở lại cho khách hàng bằng một danh sách thiếu khuyến nghị rõ ràng.

Đó phải là một quá trình ra quyết định chung, trong đó mỗi bên thực hiện đúng vai trò của mình.

Không thể biết hết, nhưng có thể lựa chọn có trách nhiệm

Sẽ khó có thời điểm luật sư sở hữu đầy đủ mọi thông tin mình muốn biết về một ứng viên trọng tài viên. Ngay cả khi có nhiều dữ liệu hơn, con người và bối cảnh của mỗi vụ việc vẫn không thể được dự báo hoàn toàn.

Mục tiêu của quá trình tư vấn vì vậy không phải là loại bỏ mọi sự không chắc chắn. Mục tiêu là quản trị sự không chắc chắn một cách có trách nhiệm.

Điều đó đòi hỏi luật sư phải bắt đầu từ nhu cầu thực sự của tranh chấp; tìm kiếm thông tin từ nhiều nguồn; kiểm chứng trước khi sử dụng; phân biệt dữ kiện với nhận xét; nhận diện thiên kiến của mình; và giải thích trung thực cho khách hàng những điều chưa thể biết.

Lựa chọn trọng tài viên là một quyền tố tụng của các bên. Nhưng khi quyền ấy có thể ảnh hưởng đến chất lượng của Hội đồng và toàn bộ quá trình giải quyết tranh chấp, cách thực hiện nó rõ ràng mang ý nghĩa chiến lược.

Chiến lược ở đây không phải là tìm một người có khả năng đứng về phía mình. Đó là lựa chọn một người mà các bên có thể tin rằng sẽ hiểu đúng tranh chấp, lắng nghe đầy đủ và đưa ra phán quyết một cách độc lập.

Một đề xuất tốt không hứa hẹn một kết quả. Nó tạo ra cơ sở hợp lý để khách hàng đặt niềm tin vào quá trình đi đến kết quả ấy.

Giới thiệu tác giả

Luật sư Hoàng Văn Tài hiện là Luật sư Điều hành Công ty Luật Sài Gòn và là Trọng tài viên VTA. Ông hành nghề trong các lĩnh vực thương mại, kinh doanh và bất động sản; đồng thời có kinh nghiệm quản lý dự án trong doanh nghiệp trước khi đảm nhiệm vai trò điều hành hãng luật từ năm 2009. Ông là thành viên Đoàn Luật sư Thành phố Hồ Chí Minh và Liên đoàn Luật sư Việt Nam.

Bài viết thể hiện quan điểm chuyên môn cá nhân của tác giả, không nhất thiết phản ánh quan điểm chính thức của Công ty Luật Sài Gòn hoặc các tổ chức có liên quan.

Điều khoản trọng tài mẫu (Model Arbitration Clause) của VTA: “Mọi tranh chấp phát sinh từ hoặc liên quan đến hợp đồng này sẽ được giải quyết bằng trọng tài tại Trung tâm Trọng tài Thương nhân Việt Nam (VTA) theo Quy tắc tố tụng trọng tài của Trung tâm này”. “Any dispute arising out of or in relation with this contract shall be resolved by arbitration at the Vietnam Traders Arbitration Centre (VTA) in accordance with its Rules of Arbitration”.

Trung tâm Trọng tài Thương nhân Việt Nam (VTA) là cơ quan tổ chức, điều phối hoạt động giải quyết tranh chấp trong kinh doanh bằng trọng tài quy chế, với thẩm quyền giải quyết các tranh chấp: (i) Tranh chấp giữa các bên phát sinh từ hoạt động thương mại; (ii) tranh chấp giữa các bên trong đó có ít nhất một bên có hoạt động thương mại; (iii) tranh chấp giữa các bên mà pháp luật quy định giải quyết bằng Trọng tài.