EN
Topic: Lựa chọn trọng tài viên là một quyền tố tụng hay một trách nhiệm chiến lược?
_______
Khi cần lựa chọn trọng tài viên, doanh nghiệp và luật sư thường bắt đầu bằng một câu hỏi rất tự nhiên: Ai là người giỏi nhất mà chúng ta có thể lựa chọn?
Từ câu hỏi đó, một danh sách ứng viên dần được hình thành. Người có nhiều năm kinh nghiệm. Người từng tham gia những vụ việc lớn. Người được biết đến trong lĩnh vực đang phát sinh tranh chấp. Người có uy tín trong cộng đồng hành nghề. Người từng được một đồng nghiệp hoặc đối tác tin cậy giới thiệu.
Những thông tin này đều có giá trị. Tuy nhiên, chúng chưa trả lời câu hỏi quan trọng hơn: Người đó có thực sự phù hợp với vụ tranh chấp cụ thể và với Hội đồng trọng tài cần được hình thành hay không?
Một trọng tài viên có năng lực cao không mặc nhiên là lựa chọn phù hợp cho mọi vụ việc. Tương tự, người nổi tiếng nhất, nhiều kinh nghiệm nhất hoặc am hiểu ngành nhất cũng chưa chắc là người có thể đóng góp tốt nhất vào quá trình giải quyết một tranh chấp cụ thể.
Bởi vậy, một quyết định lựa chọn có cơ sở không nên bắt đầu từ danh sách các tên tuổi. Nó nên bắt đầu từ việc xác định vụ tranh chấp đang cần một Hội đồng trọng tài như thế nào.
Trước khi tìm người, cần hiểu rõ vụ tranh chấp
Mỗi tranh chấp đặt ra một tổ hợp yêu cầu khác nhau.
Có vụ việc tập trung vào cách giải thích hợp đồng và áp dụng pháp luật. Có vụ việc chứa đựng nhiều vấn đề kỹ thuật, tài chính hoặc chuyên môn ngành. Có tranh chấp liên quan đến một giao dịch tương đối đơn giản nhưng cần được xử lý nhanh chóng. Ngược lại, cũng có vụ việc gồm nhiều hợp đồng, nhiều bên, khối lượng chứng cứ lớn và những vấn đề thủ tục phức tạp.
Sự khác biệt này ảnh hưởng trực tiếp đến yêu cầu đối với trọng tài viên.
Trước khi tìm kiếm ứng viên, doanh nghiệp và luật sư cần nhận diện ít nhất một số đặc điểm nền tảng:
- Bản chất của quan hệ thương mại và vấn đề đang tranh chấp.
- Những câu hỏi pháp lý quan trọng có khả năng phát sinh.
- Mức độ phức tạp của chứng cứ và tài liệu.
- Vai trò của kiến thức kỹ thuật hoặc chuyên môn ngành.
- Ngôn ngữ được sử dụng trong tố tụng.
- Số lượng bên, hợp đồng và yêu cầu có liên quan.
- Khả năng xuất hiện các vấn đề về thẩm quyền hoặc thủ tục.
- Yêu cầu về thời gian, chi phí và cách thức tổ chức vụ việc.
- Thành phần và cơ chế hình thành Hội đồng trọng tài.
Việc nhận diện này không nhằm dự đoán toàn bộ diễn biến của vụ tranh chấp ngay từ đầu. Mục đích là xác định những năng lực nào thực sự cần thiết và những tiêu chí nào chỉ là mong muốn bổ sung.
Nếu không thực hiện bước này, quá trình lựa chọn rất dễ vận hành theo chiều ngược lại: các bên nhìn vào hồ sơ của ứng viên, thấy những điểm nổi bật rồi điều chỉnh tiêu chí của mình để phù hợp với người đang được cân nhắc. Khi đó, quyết định có thể bị dẫn dắt bởi sức hấp dẫn của một hồ sơ nghề nghiệp hơn là nhu cầu thực tế của vụ việc.
“Giỏi” là một đánh giá chung; “phù hợp” luôn gắn với bối cảnh
Một luật sư có thể được đánh giá là giỏi về pháp luật thương mại. Một kỹ sư có thể là chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực xây dựng. Một trọng tài viên có thể đã tham gia nhiều vụ tranh chấp quốc tế có giá trị lớn. Tuy nhiên, khái niệm “phù hợp” luôn đòi hỏi một phép đối chiếu cụ thể hơn.
Phù hợp với loại tranh chấp nào? Phù hợp để đảm nhận vai trò gì? Phù hợp với những thành viên nào khác trong Hội đồng? Phù hợp với yêu cầu về thời gian và cách thức quản lý vụ việc ra sao?
Chẳng hạn, trong một tranh chấp có nội dung kỹ thuật phức tạp, kiến thức ngành của trọng tài viên có thể là một lợi thế quan trọng. Nhưng điều đó không có nghĩa người có chuyên môn kỹ thuật sâu nhất đương nhiên là lựa chọn tốt nhất. Hội đồng vẫn cần khả năng đánh giá chứng cứ, xử lý lập luận pháp lý, tổ chức phiên họp và xây dựng một phán quyết chặt chẽ.
Ngược lại, nếu những vấn đề kỹ thuật có thể được làm rõ thông qua chuyên gia do các bên chỉ định, khả năng quản lý chứng cứ chuyên gia và đặt đúng câu hỏi đôi khi quan trọng hơn việc trọng tài viên tự mình sở hữu kiến thức chuyên ngành sâu.
Tương tự, một người đã tham gia nhiều vụ trọng tài có thể mang đến kinh nghiệm tố tụng đáng kể. Nhưng nếu lịch làm việc không cho phép họ dành đủ thời gian cho vụ việc, chính ưu thế về kinh nghiệm và danh tiếng có thể đi kèm nguy cơ trì hoãn.
Vì thế, “phù hợp” không phải một tiêu chuẩn thấp hơn “giỏi”. Đó là một tiêu chuẩn chính xác hơn.
Chuyên môn pháp lý, kiến thức ngành và kinh nghiệm tố tụng
Ba nhóm năng lực thường được nhắc đến khi lựa chọn trọng tài viên là chuyên môn pháp lý, kiến thức ngành và kinh nghiệm tố tụng. Khó khăn nằm ở chỗ các bên có thể kỳ vọng một ứng viên phải nổi trội đồng thời ở cả ba nhóm, trong khi nhu cầu thực tế của từng vụ việc không phải lúc nào cũng như vậy.
Chuyên môn pháp lý đặc biệt quan trọng khi tranh chấp liên quan đến những vấn đề pháp luật phức tạp, xung đột pháp luật, thẩm quyền hoặc cách giải thích các cấu trúc hợp đồng đặc thù.
Kiến thức ngành có thể giúp trọng tài viên hiểu nhanh hơn bối cảnh thương mại, thuật ngữ chuyên môn và cách hoạt động của một lĩnh vực. Tuy nhiên, kiến thức ngành không nên được sử dụng như tiêu chí mặc định cho mọi tranh chấp chỉ vì vụ việc phát sinh trong một ngành cụ thể.
Kinh nghiệm tố tụng thể hiện ở khả năng tổ chức quá trình giải quyết tranh chấp, xử lý yêu cầu của các bên, quản lý chứng cứ, điều hành phiên họp và duy trì sự cân bằng về thủ tục. Đây là nhóm năng lực đôi khi ít nổi bật trong hồ sơ công khai nhưng có ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian, chi phí và trải nghiệm của các bên.
Điều cần làm không phải là xác định nhóm năng lực nào luôn quan trọng nhất. Doanh nghiệp và luật sư cần giải thích được vì sao một năng lực cụ thể có ý nghĩa đối với vụ tranh chấp đang được xem xét.
Nếu kiến thức ngành được đặt thành tiêu chí hàng đầu, cần trả lời: vấn đề nào của vụ việc đòi hỏi kiến thức đó và kiến thức ấy sẽ giúp Hội đồng giải quyết tranh chấp tốt hơn như thế nào?
Nếu kinh nghiệm quốc tế được ưu tiên, cần xác định yếu tố xuyên biên giới nào khiến kinh nghiệm ấy trở nên cần thiết.
Nếu chuyên môn pháp lý được coi là quyết định, cần làm rõ đâu là những vấn đề pháp luật đủ phức tạp để tiêu chí này có trọng số cao hơn các năng lực khác.
Một tiêu chí chỉ thực sự có ý nghĩa khi có thể liên kết với nhu cầu cụ thể của vụ việc.
Năng lực quản lý vụ việc không phải tiêu chí phụ
Trong thực tế, quá trình lựa chọn thường chú ý nhiều đến kiến thức và kinh nghiệm chuyên môn hơn là khả năng quản lý vụ việc. Đây là một khoảng trống đáng lưu ý.
Một Hội đồng trọng tài không chỉ có nhiệm vụ đưa ra phán quyết cuối cùng. Hội đồng còn phải tổ chức toàn bộ quá trình tố tụng: xác lập lịch trình, xử lý các yêu cầu thủ tục, quản lý tài liệu và chứng cứ, điều hành phiên họp, bảo đảm các bên có cơ hội trình bày và kiểm soát những vấn đề có thể làm vụ việc kéo dài không cần thiết.
Bởi vậy, khả năng quản lý thời gian, xác định trọng tâm, đưa ra chỉ dẫn rõ ràng và xử lý hiệu quả các bất đồng về thủ tục có thể ảnh hưởng đáng kể đến chất lượng giải quyết tranh chấp.
Năng lực này càng quan trọng khi vụ việc có nhiều bên, nhiều yêu cầu, khối lượng chứng cứ lớn hoặc cần phối hợp giữa các thành viên có nền tảng nghề nghiệp khác nhau.
Khả năng dành đủ thời gian cũng cần được nhìn nhận như một phần của năng lực thực tế. Một ứng viên có hồ sơ rất phù hợp nhưng không thể đáp ứng tiến độ của vụ việc có thể không còn là lựa chọn phù hợp. Sự sẵn sàng không phải vấn đề hành chính được kiểm tra sau cùng; nó là một tiêu chí cần được cân nhắc ngay trong quá trình lựa chọn.
Lựa chọn một thành viên hay góp phần hình thành một Hội đồng?
Trong Hội đồng gồm ba trọng tài viên, mỗi ứng viên không hoạt động như một cá nhân tách biệt. Họ cùng xem xét chứng cứ, thảo luận về vấn đề pháp lý và thủ tục, phối hợp trong quá trình giải quyết vụ việc và cùng chịu trách nhiệm đối với phán quyết.
Do đó, đánh giá một ứng viên chỉ dựa trên năng lực cá nhân là chưa đủ. Cần đặt người đó trong tương quan với thành phần dự kiến hoặc đã được xác định của Hội đồng.
Nếu một thành viên đã có chuyên môn pháp lý sâu, Hội đồng có thể cần thêm kiến thức ngành hoặc kinh nghiệm quản lý vụ việc. Nếu tranh chấp liên quan đến nhiều quốc gia, sự kết hợp về ngôn ngữ, hệ thống pháp luật và kinh nghiệm quốc tế có thể cần được cân nhắc. Nếu các thành viên có nền tảng chuyên môn khác nhau, khả năng trao đổi, lắng nghe và làm việc tập thể trở nên đặc biệt quan trọng.
Điều này cũng cho thấy lựa chọn trọng tài viên không phải cuộc tìm kiếm cá nhân có hồ sơ toàn diện nhất. Một Hội đồng mạnh có thể được hình thành từ những thành viên sở hữu năng lực khác nhau nhưng bổ trợ hiệu quả cho nhau.
Vấn đề vì thế không chỉ là ứng viên có những phẩm chất gì, mà còn là người đó sẽ bổ sung điều gì cho năng lực chung của Hội đồng.
Phân biệt điều kiện thiết yếu với tiêu chí ưu tiên
Một cách tiếp cận thực tế là chia các tiêu chí thành hai nhóm.
Nhóm thứ nhất gồm những điều kiện thiết yếu mà ứng viên phải đáp ứng. Tùy vụ việc, đó có thể là tính độc lập và vô tư, trình độ ngôn ngữ cần thiết, khả năng dành thời gian, chuyên môn pháp lý nhất định hoặc kinh nghiệm phù hợp với mức độ phức tạp của tranh chấp.
Nhóm thứ hai gồm những tiêu chí ưu tiên giúp phân biệt giữa các ứng viên đều đã đáp ứng điều kiện nền tảng. Đó có thể là hiểu biết về một thị trường, kinh nghiệm với một loại hợp đồng, khả năng làm việc trong môi trường đa văn hóa hoặc mức độ bổ trợ cho các thành viên còn lại.
Sự phân chia này giúp hạn chế hai nguy cơ.
Nguy cơ thứ nhất là đặt ra quá nhiều yêu cầu, dẫn đến một hình mẫu gần như không tồn tại hoặc làm danh sách ứng viên bị thu hẹp quá mức.
Nguy cơ thứ hai là xem mọi tiêu chí đều có giá trị ngang nhau, khiến quyết định cuối cùng phụ thuộc vào cảm nhận chung thay vì những ưu tiên đã được xác định.
Một bộ tiêu chí tốt không nhất thiết phải dài. Điều quan trọng là mỗi tiêu chí đều có lý do, có mức độ ưu tiên và có mối liên hệ rõ ràng với vụ tranh chấp.
Vai trò của doanh nghiệp và luật sư
Luật sư thường có nhiều kinh nghiệm hơn trong việc nhận diện ứng viên và hiểu hoạt động của thị trường trọng tài. Tuy nhiên, doanh nghiệp lại nắm rõ bối cảnh thương mại, mức độ quan trọng của tranh chấp, những giới hạn về nguồn lực và tác động của vụ việc đối với hoạt động kinh doanh.
Vì vậy, việc xác định tiêu chí không nên chỉ là công việc nội bộ của luật sư, cũng không nên dựa hoàn toàn vào mong muốn ban đầu của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cần giúp làm rõ:
- Kết quả và rủi ro nào có ý nghĩa đặc biệt đối với tổ chức?
- Vấn đề thương mại hoặc kỹ thuật nào cần được hiểu đúng?
- Thời gian và chi phí có mức độ ưu tiên ra sao?
- Những bộ phận nào cần tham gia vào quyết định?
- Có yêu cầu nội bộ nào đối với việc phê duyệt lựa chọn?
Luật sư cần chuyển những thông tin đó thành các yêu cầu phù hợp với quá trình tố tụng, đồng thời giúp doanh nghiệp phân biệt giữa tiêu chí có giá trị thực chất và những kỳ vọng khó kiểm chứng.
Sự phối hợp hiệu quả không chỉ giúp tìm kiếm đúng hướng. Nó còn giúp doanh nghiệp hiểu vì sao một ứng viên được đề xuất và chịu trách nhiệm thực chất hơn đối với quyết định của mình.
Bắt đầu từ yêu cầu đối với Hội đồng
Một quy trình lựa chọn thận trọng có thể bắt đầu bằng bốn câu hỏi tương đối đơn giản:
- Vụ tranh chấp này có những đặc điểm nào có thể ảnh hưởng đến cách Hội đồng giải quyết vụ việc?
- Toàn bộ Hội đồng cần có những năng lực nào?
- Ứng viên đang được cân nhắc sẽ đóng góp năng lực cụ thể nào?
- Có yếu tố nào khiến một ứng viên dù có hồ sơ tốt vẫn không phù hợp với vụ việc này?
Bốn câu hỏi này chưa đủ để đưa ra quyết định cuối cùng. Các bên vẫn phải tìm kiếm thông tin, kiểm tra xung đột lợi ích, đánh giá mức độ sẵn sàng và cân nhắc nhiều yếu tố khác. Nhưng chúng giúp quá trình lựa chọn bắt đầu đúng chỗ.
Mục tiêu không phải tìm một trọng tài viên hoàn hảo. Một người như vậy có thể không tồn tại, và ngay cả một hồ sơ rất ấn tượng cũng không thể bảo đảm trước chất lượng của quá trình giải quyết tranh chấp.
Mục tiêu thực tế hơn là xác định người có năng lực phù hợp với yêu cầu của vụ việc, có khả năng bổ trợ cho toàn bộ Hội đồng và có điều kiện thực hiện tốt vai trò của mình.
Trước khi hỏi “Nên chọn ai?”, doanh nghiệp và luật sư vì thế cần trả lời một câu hỏi khác:
Vụ tranh chấp này thực sự cần người được lựa chọn đóng góp điều gì cho Hội đồng trọng tài?
Chỉ khi câu hỏi đó đủ rõ, khái niệm “phù hợp” mới có nội dung cụ thể và quyền lựa chọn mới có thể được thực hiện trên một cơ sở vững chắc hơn.
