Một điều khoản trọng tài tốt không phải là điều khoản quy định nhiều nhất, mà là điều khoản đưa ra đúng những lựa chọn cần thiết cho giao dịch cụ thể. Cơ chế phù hợp với một hợp đồng xây dựng xuyên biên giới, nhiều nhà thầu và chứng cứ kỹ thuật chưa chắc phù hợp với hợp đồng dịch vụ trong nước có giá trị vừa phải. Nếu thiết kế quá ít, doanh nghiệp có thể để lại những điểm mơ hồ làm phát sinh tranh luận ngay khi cần giải quyết tranh chấp. Nếu thiết kế quá mức, các bên có thể tự trói mình vào một quy trình đắt đỏ, cứng nhắc hoặc không còn phù hợp khi vụ việc thực sự xảy ra. Vì vậy, doanh nghiệp cần bắt đầu từ đặc điểm giao dịch, khả năng phát sinh tranh chấp, mục tiêu cần bảo vệ và năng lực quản lý vụ việc; sau đó mới quyết định nội dung nào phải chốt trong hợp đồng, nội dung nào chỉ cần định hướng và nội dung nào nên để Quy tắc tố tụng hoặc Hội đồng Trọng tài xử lý về sau.

Trọng tài trao cho các bên một không gian lựa chọn rộng: lựa chọn cơ chế, tổ chức trọng tài, trọng tài viên, địa điểm, ngôn ngữ, luật áp dụng và nhiều vấn đề thủ tục. Nhưng quyền tự định đoạt không phải là quyền đặt toàn bộ quá trình ra ngoài pháp luật. Một thỏa thuận chỉ có thể được tôn trọng khi tranh chấp thuộc phạm vi được giải quyết bằng trọng tài, lựa chọn không vi phạm quy định bắt buộc và cách tiến hành vẫn bảo đảm bình đẳng, quyền được trình bày cùng tính độc lập của người phân xử. Sau khi Hội đồng Trọng tài được thành lập, quyền thỏa thuận của các bên còn phải cùng tồn tại với trách nhiệm quản lý vụ việc của Hội đồng. Xa hơn, mọi lựa chọn đều cần được nhìn từ đầu ra: liệu phán quyết hình thành từ quá trình đó có đứng vững trước cơ chế hủy, công nhận và thi hành hay không? Giới hạn vì thế không đối lập với quyền tự định đoạt. Chính những giới hạn hợp lý giúp sự linh hoạt của trọng tài tạo ra một kết quả có giá trị pháp lý.

Điều khoản trọng tài không cần dự liệu trước mọi thời hạn, loại tài liệu hay cách tổ chức phiên họp. Khi tranh chấp đã phát sinh, các bên thường hiểu rõ hơn quy mô hồ sơ, số lượng nhân chứng, vấn đề kỹ thuật và nhu cầu bảo mật của vụ việc. Đây là lúc quyền tự định đoạt chuyển từ việc thiết kế cơ chế trong hợp đồng sang việc tham gia thiết kế quá trình thực tế. Các bên có thể thỏa thuận hoặc đề xuất về lịch trình, phương thức trao đổi tài liệu, phạm vi chứng cứ, sử dụng chuyên gia và hình thức phiên họp. Tuy nhiên, quyền này không tồn tại riêng rẽ. Sau khi Hội đồng Trọng tài được thành lập, mọi thỏa thuận tố tụng phải cùng vận hành với trách nhiệm của Hội đồng trong việc bảo đảm bình đẳng, quyền được trình bày và giải quyết vụ việc công bằng, hiệu quả.

Trong một điều khoản trọng tài, địa điểm, ngôn ngữ và luật áp dụng thường được đặt cạnh nhau như ba dòng thông tin cần điền. Cách trình bày ấy dễ tạo cảm giác chúng chỉ là những lựa chọn hành chính tương đương. Thực tế, mỗi lựa chọn trả lời một câu hỏi hoàn toàn khác: vụ việc được đặt trong khuôn khổ tố tụng của nơi nào, các bên sẽ giao tiếp bằng ngôn ngữ nào và Hội đồng Trọng tài dựa vào hệ thống quy tắc nào để quyết định quyền, nghĩa vụ trong tranh chấp. Địa điểm trọng tài cũng không nhất thiết là căn phòng nơi phiên họp diễn ra; luật áp dụng cho hợp đồng chưa chắc tự động là luật điều chỉnh thỏa thuận trọng tài. Nhận diện đúng từng lớp giúp doanh nghiệp thiết kế một cơ chế thống nhất, thay vì ghép những lựa chọn riêng lẻ có thể tạo ra chi phí hoặc xung đột khi tranh chấp phát sinh.

Một trong những khác biệt dễ nhận thấy nhất giữa trọng tài và Tòa án là các bên có thể tham gia vào quá trình hình thành cơ quan sẽ phân xử tranh chấp của mình. Họ có thể thỏa thuận vụ việc do một hay ba trọng tài viên giải quyết, xác định cách lựa chọn và đặt ra những tiêu chuẩn phù hợp. Tuy nhiên, quyền lựa chọn ấy thường bị hiểu sai như quyền mỗi bên đưa “người của mình” vào Hội đồng Trọng tài. Trên thực tế, dù được một bên lựa chọn hay do Trung tâm chỉ định, trọng tài viên không đại diện cho bên nào và phải duy trì sự độc lập, vô tư trong toàn bộ quá trình. Hiểu đúng cấu trúc của quyền lựa chọn giúp doanh nghiệp vừa sử dụng được lợi thế đặc biệt của trọng tài, vừa tránh biến việc thành lập Hội đồng thành một cuộc tranh luận làm chậm vụ việc.

Sau khi đã thống nhất đưa tranh chấp ra trọng tài, các bên vẫn còn một lựa chọn có ảnh hưởng trực tiếp đến cách vụ việc vận hành: cơ chế trọng tài sẽ được tổ chức theo mô hình nào? Các bên có thể lựa chọn một trung tâm trọng tài để cung cấp quy tắc, quản lý hồ sơ và hỗ trợ thành lập Hội đồng; hoặc lựa chọn trọng tài vụ việc, trong đó cơ chế phải được thiết kế và vận hành mà không có một tổ chức thường trực đứng phía sau. Hai hình thức đều là trọng tài và đều có thể dẫn đến phán quyết ràng buộc, nhưng yêu cầu quản trị, mức độ hỗ trợ và rủi ro vận hành rất khác nhau. Vì vậy, lựa chọn mô hình và tổ chức trọng tài không chỉ là điền tên một địa chỉ giải quyết tranh chấp. Đó là quyết định về hạ tầng mà toàn bộ vụ việc sẽ dựa vào.

Trong một vụ kiện tại Tòa án, phần lớn cấu trúc giải quyết tranh chấp đã được pháp luật xác lập sẵn: cơ quan nào có thẩm quyền, vụ việc được phân công cho ai và thủ tục cơ bản diễn ra theo trình tự nào. Trọng tài vận hành theo một logic khác. Cơ chế này chỉ xuất hiện khi các bên lựa chọn nó, và nhiều đặc điểm quan trọng của quá trình cũng có thể được định hình bởi chính lựa chọn ấy. Các bên có thể thỏa thuận về hình thức trọng tài, người phân xử, địa điểm, ngôn ngữ, luật áp dụng và một số vấn đề thủ tục. Nhưng quyền lựa chọn không có nghĩa mỗi bên được đơn phương quyết định, càng không có nghĩa mọi thỏa thuận đều được chấp nhận. Hiểu quyền tự định đoạt vì thế là bước đầu tiên để hiểu vì sao trọng tài có thể vừa linh hoạt, vừa ràng buộc và vẫn vận hành trong giới hạn pháp luật.

Một vụ việc trọng tài thường được kể bằng một đường thẳng: có tranh chấp, nộp đơn, Hội đồng Trọng tài giải quyết rồi ban hành phán quyết. Nhưng phía sau đường thẳng ấy là nhiều lớp quyết định và nhiều lần chuyển giao vai trò. Các bên mở ra cơ chế bằng thỏa thuận; trung tâm trọng tài tiếp nhận và quản lý vụ việc; Hội đồng Trọng tài được thành lập để phân xử; Tòa án có thể hỗ trợ hoặc kiểm soát trong giới hạn luật định; cơ quan thi hành án giúp kết quả đi vào thực tế. Nhìn toàn bộ hành trình trên cùng một bản đồ sẽ giúp doanh nghiệp hiểu không chỉ vụ việc đang ở đâu, mà còn biết ai đang có quyền quyết định, điều gì cần hoàn thành và rủi ro nào có thể xuất hiện ở chặng tiếp theo.

Phán quyết khép lại quá trình Hội đồng Trọng tài xem xét và quyết định tranh chấp, nhưng chưa chắc đã khép lại mọi công việc của doanh nghiệp. Có phán quyết được thực hiện ngay theo đúng thời hạn. Có phán quyết cần được sửa một lỗi tính toán, giải thích một nội dung chưa rõ hoặc bổ sung một yêu cầu đã bị bỏ sót. Có trường hợp bên được thi hành phải yêu cầu cơ quan thi hành án hỗ trợ; bên còn lại yêu cầu Tòa án hủy phán quyết; hoặc phán quyết phải đi qua thủ tục công nhận tại quốc gia nơi có tài sản. Vì vậy, câu hỏi sau cùng không chỉ là “ai thắng?”, mà còn là: phán quyết này sẽ đi vào thực tế bằng con đường nào?

Khi các bên đã nộp đơn, bản tự bảo vệ, chứng cứ và hoàn tất phiên họp, Hội đồng Trọng tài đứng trước một khối thông tin có thể rất lớn. Nhưng phán quyết không được tạo ra bằng cách đếm xem bên nào nộp nhiều tài liệu hơn, kể câu chuyện thuyết phục hơn hay lựa chọn trọng tài viên có lợi cho mình hơn. Hội đồng phải lần lượt trả lời những câu hỏi có tính nền tảng: mình có quyền giải quyết hay không, cần quyết định những vấn đề nào, sự kiện nào đã có đủ cơ sở xác lập, quy tắc pháp lý nào được áp dụng và kết luận nào có thể được rút ra. Chính chuỗi suy xét đó biến hồ sơ tranh chấp thành một phán quyết có giá trị ràng buộc.