Trước khi bắt đầu quá trình giải quyết tranh chấp tại trọng tài, doanh nghiệp cần chuẩn bị gì?

Tuy nhiên, trên thực tế, hiệu quả của quá trình giải quyết tranh chấp bằng trọng tài lại phụ thuộc rất nhiều vào giai đoạn chuẩn bị trước khi doanh nghiệp khởi động quá trình này.

Trước khi tiến hành nộp đơn khởi kiện, không ít doanh nghiệp:

• chưa rà soát điều khoản trọng tài;
• thiếu hồ sơ, chứng cứ chứng minh;
• chưa xác định rõ yêu cầu khởi kiện;
• chưa nắm rõ quy trình giải quyết tranh chấp;
• chưa nắm được quy tắc tố tụng được áp dụng,…

Điều này dẫn đến hệ quả là doanh nghiệp đã bắt đầu quá trình khởi kiện tranh chấp tại trọng tài từ rất sớm nhưng lại mất nhiều thời gian để bổ sung hồ sơ, làm rõ các yêu cầu, giải quyết các tranh cãi về thẩm quyền hoặc gặp khó khăn, lúng túng trong quá trình giải quyết tranh chấp.

Do đó, hiệu quả của quá trình giải quyết tranh chấp tại trọng tài không chỉ bắt đầu bằng việc nội đơn khởi kiện mà phụ thuộc rất nhiều vào sự chuẩn bị của doanh nghiệp trước khi tham gia vào quá trình này.

1. Một số vấn đề doanh nghiệp nên chuẩn bị trước khi bắt đầu quá trình tố tụng tại trọng tài

Kiểm tra thỏa thuận trọng tài

Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất khi doanh nghiệp muốn khởi kiện tranh chấp ra trọng tài. Khác với Tòa án – cơ quan có thẩm quyền giải quyết tranh chấp đương nhiên, trọng tài thương mại chỉ có thẩm quyền khi giữa các bên có tồn tại một thỏa thuận trọng tài hợp lệ. Vì vậy, trước khi khởi động quá trình giải quyết tranh chấp tại trọng tài, doanh nghiệp nên rà soát kỹ điều khoản trọng tài trong hợp đồng để đảm bảo khả năng vận hành của điều khoản này trên thực tế.

Doanh nghiệp nên kiểm tra:

• điều khoản trọng tài có tồn tại hay không;
• nội dung điều khoản có rõ ràng không;
• có trao thẩm quyền giải quyết tranh chấp cho một trung tâm cụ thể không;
• có mâu thuẫn với các điều khoản khác trong hợp đồng không,…

Trên thực tế, doanh nghiệp nên tránh các lỗi sau đây khi xác lập thỏa thuận trọng tài:

• ghi sai tên trung tâm trọng tài;
• trao thẩm quyền đồng thời cho cả trọng tài và Tòa án;
• nội dung thỏa thuận diễn đạt không rõ ràng,…

Việc rà soát điều khoản trọng tài ngay từ đầu giúp doanh nghiệp hạn chế đáng kể các tranh cãi liên quan đến thẩm quyền trong quá trình giải quyết tranh chấp.

Chuẩn bị hồ sơ và chứng cứ phục vụ quá trình giải quyết tranh chấp

Trong nhiều tranh chấp thương mại, chứng cứ thường được hình thành xuyên suốt trong quá trình các bên giao dịch và thực hiện hợp đồng. Vì vậy, để làm cơ sở cho các yêu cầu khởi kiện của mình, trước khi đưa tranh chấp ra giải quyết tại trọng tài, doanh nghiệp cần rà soát và tập hợp đầy đủ tài liệu liên quan như:

• hợp đồng và phụ lục;
• email, tin nhắn trao đổi;
• biên bản làm việc;
• hóa đơn, chứng từ;
• tài liệu giao nhận, thanh toán; hoặc
• các tài liệu có liên quan khác.

Chuẩn bị hồ sơ từ sớm sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế thiếu sót khi tiến hành thủ tục trọng tài. Việc lưu trữ và chuẩn bị đầy đủ chứng cứ không chỉ giúp doanh nghiệp chứng minh yêu cầu của mình mà còn hỗ trợ quá trình xây dựng chiến lược giải quyết tranh chấp một cách hiệu quả hơn.

Xác định rõ yêu cầu khởi kiện

Trước khi nộp đơn khởi kiện trọng tài, doanh nghiệp cần xác định rõ:

• đang yêu cầu giải quyết vấn đề gì: yêu cầu thanh toán, bồi thường thiệt hại hay phạt vi phạm;
• giá trị tranh chấp là bao nhiêu;
• có yêu cầu tính lãi chậm thanh toán hay không,…

Trong thực tế, việc xác định rõ yêu cầu khởi kiện ngay từ đầu thường giúp:

• quá trình giải quyết tranh chấp tập trung hơn;
• hạn chế việc sửa đổi, bổ sung yêu cầu nhiều lần;
• doanh nghiệp chủ động xây dựng chiến lược xử lý tranh chấp.

Tìm hiểu quy tắc tố tụng trọng tài

Trước khi tiến hành đưa tranh chấp ra giải quyết tại một trung tâm trọng tài cụ thể, doanh nghiệp cần quan tâm, tìm hiểu quy tắc tố tụng của trung tâm trọng tài này.

Quy tắc tố tụng trọng tài thường quy định chi tiết về:

• trình tự nộp đơn khởi kiện, chứng cứ và các phản hồi;
• cách thức chỉ định trọng tài viên;
• thời hạn thực hiện các bước trong tố tụng;
• các cơ chế thủ tục đặc thù, như thủ tục rút gọn.

Việc tìm hiểu trước các quy tắc tố tụng giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong quá trình tham gia giải quyết tranh chấp, đồng thời hạn chế các sai sót về mặt thủ tục, bỏ lỡ các mốc thời gian quan trọng.

Doanh nghiệp có thể tham khảo Quy tắc tố tụng của Trung tâm Trọng tài Thương nhân Việt Nam (VTA) tại ĐÂY để có sự chuẩn bị tốt hơn trước khi tham gia giải quyết tranh chấp tại VTA.

2. Những lợi thế Doanh nghiệp nhận được từ sự chuẩn bị tốt trước khi tham gia tố tụng trọng tài

Có thể thấy, sự chuẩn bị từ đầu của doanh nghiệp trước khi tham gia giải quyết tranh chấp tại trọng tài không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả giải quyết tranh chấp mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến chiến lược xử lý tranh chấp và khả năng bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp.

Việc chuẩn bị tốt trước khi khởi kiện trọng tài có thể giúp doanh nghiệp:

• chủ động hơn trong chiến lược xử lý tranh chấp;
• tiết kiệm thời gian;
• hạn chế thiếu sót hồ sơ;
• giảm tranh cãi về thẩm quyền;
• nâng cao hiệu quả bảo vệ quyền lợi của mình.

Đồng thời, việc tìm hiểu trước về quy tắc tố tụng của trung tâm trọng tài có thẩm quyền cũng giúp quá trình giải quyết tranh chấp diễn ra thuận lợi và hiệu quả hơn.

Kết luận

Khởi kiện trọng tài trên thực tế không chỉ là việc nộp đơn yêu cầu giải quyết tranh chấp, mà là quá trình đòi hỏi doanh nghiệp phải có sự chuẩn bị kỹ lưỡng ngay từ trước khi tố tụng bắt đầu.

Hiệu quả của quá trình giải quyết tranh chấp không được quyết định bởi việc bên nào khởi kiện trước, mà phụ thuộc vào mức độ chủ động của doanh nghiệp trong việc rà soát thỏa thuận trọng tài, yêu cầu khởi kiện, chuẩn bị chứng cứ, và tìm hiểu quy tắc tố tụng trọng tài. Đây cũng là bước giúp doanh nghiệp tiếp cận trọng tài thương mại một cách chủ động, thực tiễn và hiệu quả hơn trong hoạt động kinh doanh.

– BAN THƯ KÝ VTA – 

Điều khoản trọng tài mẫu (Model Arbitration Clause) của VTA: “Mọi tranh chấp phát sinh từ hoặc liên quan đến hợp đồng này sẽ được giải quyết bằng trọng tài tại Trung tâm Trọng tài Thương nhân Việt Nam (VTA) theo Quy tắc tố tụng trọng tài của Trung tâm này”. “Any dispute arising out of or in relation with this contract shall be resolved by arbitration at the Vietnam Traders Arbitration Centre (VTA) in accordance with its Rules of Arbitration”.

Trung tâm Trọng tài Thương nhân Việt Nam (VTA) là cơ quan tổ chức, điều phối hoạt động giải quyết tranh chấp trong kinh doanh bằng trọng tài quy chế, với thẩm quyền giải quyết các tranh chấp: (i) Tranh chấp giữa các bên phát sinh từ hoạt động thương mại; (ii) tranh chấp giữa các bên trong đó có ít nhất một bên có hoạt động thương mại; (iii) tranh chấp giữa các bên mà pháp luật quy định giải quyết bằng Trọng tài.