EN
Tuy nhiên, không phải vụ tranh chấp nào cũng phù hợp với hình thức này. Tính chất của chứng cứ, vai trò của người làm chứng, điều kiện kỹ thuật, yêu cầu bảo mật và khả năng tham gia tố tụng của các bên đều có thể ảnh hưởng đến việc lựa chọn.
Vậy khi nào phiên họp trọng tài trực tuyến là lựa chọn phù hợp? Khi nào doanh nghiệp nên cân nhắc phiên họp trực tiếp hoặc kết hợp cả hai hình thức?
1. Phiên họp trọng tài trực tuyến là gì?
Phiên họp trọng tài trực tuyến là phiên họp được Hội đồng Trọng tài tổ chức thông qua phương tiện điện tử, cho phép các bên và những người tham gia tố tụng tham dự từ các địa điểm khác nhau mà không cần tập trung trực tiếp tại cùng một nơi.
Cần phân biệt phiên họp trọng tài trực tuyến với trọng tài trực tuyến (online arbitration). Trọng tài trực tuyến là khái niệm rộng hơn, có thể bao gồm nhiều hoạt động tố tụng được thực hiện bằng phương thức điện tử, trong khi phiên họp trọng tài trực tuyến chỉ đề cập đến hình thức tổ chức phiên họp giải quyết tranh chấp.
Trong thực tế, việc lựa chọn cũng không nhất thiết phải là hoàn toàn trực tuyến hoặc hoàn toàn trực tiếp. Tùy tính chất vụ việc, phiên họp có thể được tổ chức trực tuyến hoặc kết hợp giữa trực tiếp và trực tuyến.
2. Khi nào phiên họp trọng tài trực tuyến có thể phù hợp với doanh nghiệp?
Phiên họp trực tuyến thường đáng được xem xét khi hình thức này giúp giảm bớt rào cản về địa lý, thời gian và chi phí mà vẫn bảo đảm hiệu quả tham gia tố tụng.
Khi các bên và những người tham gia ở nhiều địa điểm khác nhau
Đây là tình huống thường gặp trong các tranh chấp có yếu tố nước ngoài. Doanh nghiệp, luật sư, chuyên gia hoặc người làm chứng có thể đang ở các tỉnh, thành hoặc quốc gia khác nhau.
Thay vì tất cả cùng di chuyển đến một địa điểm, phiên họp trực tuyến cho phép họ tham gia từ xa, qua đó giảm thời gian di chuyển và thuận tiện hơn trong việc sắp xếp lịch trình.
Khi tranh chấp chủ yếu được giải quyết trên hồ sơ, tài liệu
Phiên họp trực tuyến có thể phù hợp khi các vấn đề tranh chấp chủ yếu được làm rõ thông qua hợp đồng, chứng từ, thư từ trao đổi và các tài liệu khác, cùng với phần trình bày của các bên.
Chẳng hạn, hình thức này có thể được cân nhắc đối với một số tranh chấp về công nợ, thanh toán hoặc thực hiện nghĩa vụ hợp đồng khi hồ sơ, tài liệu liên quan đã tương đối đầy đủ và không đặt ra nhu cầu đáng kể về việc kiểm tra trực tiếp hiện trường, vật chứng hoặc đối tượng tranh chấp.
Khi việc tổ chức phiên họp trực tiếp làm phát sinh đáng kể thời gian và chi phí
Một phiên họp trực tiếp có thể kéo theo chi phí đi lại, lưu trú và thời gian của nhiều người tham gia. Khoản chi phí này càng đáng kể khi phiên họp có luật sư, chuyên gia hoặc người làm chứng phải di chuyển giữa các quốc gia.
Nếu việc có mặt trực tiếp không thực sự cần thiết cho việc giải quyết tranh chấp, hình thức trực tuyến có thể giúp giảm bớt những chi phí này mà vẫn đáp ứng yêu cầu của phiên họp.
Khi cần sự tham gia của chuyên gia hoặc người làm chứng ở xa
Một chuyên gia có kiến thức phù hợp hoặc một người làm chứng quan trọng có thể đang ở nước ngoài hoặc cách xa địa điểm dự kiến tổ chức phiên họp. Yêu cầu họ trực tiếp có mặt đôi khi làm tăng đáng kể chi phí hoặc gây khó khăn cho việc sắp xếp lịch.
Phiên họp trực tuyến có thể khắc phục trở ngại đó. Tuy nhiên, nếu lời khai của người làm chứng có ý nghĩa quan trọng đối với việc giải quyết tranh chấp, cần xem xét liệu phương thức trực tuyến có bảo đảm đầy đủ việc hỏi, trả lời, theo dõi tài liệu và các điều kiện cần thiết cho việc làm chứng hay không.
3. Khi nào doanh nghiệp nên cân nhắc phiên họp trực tiếp hoặc kết hợp?
Lợi ích về thời gian và chi phí không phải là yếu tố duy nhất quyết định hình thức phiên họp. Trong một số vụ việc, đặc điểm của chứng cứ hoặc cách thức tiến hành tố tụng có thể khiến phiên họp trực tiếp hoặc kết hợp phù hợp hơn.
Khi việc hỏi và làm rõ lời khai của người làm chứng có vai trò đặc biệt quan trọng
Nếu việc giải quyết tranh chấp phụ thuộc nhiều vào lời khai của người làm chứng, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ hình thức tổ chức phiên họp. Điều này đặc biệt đáng lưu ý khi lời khai giữa các bên có mâu thuẫn, người làm chứng cần được hỏi về nhiều tài liệu hoặc quá trình hỏi và làm rõ lời khai có thể kéo dài, phức tạp.
Trong những trường hợp này, phiên họp trực tuyến vẫn có thể được sử dụng nếu điều kiện kỹ thuật và cách thức tổ chức cho phép việc hỏi, trả lời, theo dõi tài liệu và kiểm soát quá trình làm chứng được thực hiện đầy đủ. Ngược lại, nếu hình thức trực tuyến có thể gây khó khăn đáng kể cho những hoạt động này, phiên họp trực tiếp hoặc kết hợp giữa trực tiếp và trực tuyến có thể là lựa chọn phù hợp hơn.
Khi chỉ một số người tham gia gặp trở ngại trong việc có mặt trực tiếp
Việc một hoặc một số người không thể có mặt trực tiếp theo lịch dự kiến không nhất thiết dẫn đến việc phải hoãn phiên họp hoặc chuyển toàn bộ phiên họp sang hình thức trực tuyến.
Tùy hoàn cảnh vụ việc, hình thức kết hợp có thể là một phương án phù hợp: những người cần thiết vẫn tham gia trực tiếp tại địa điểm tổ chức phiên họp, trong khi người gặp trở ngại về địa lý, di chuyển hoặc điều kiện tham dự có thể tham gia từ xa. Cách tổ chức này vừa duy trì những yếu tố cần thiết của phiên họp trực tiếp, vừa tạo sự linh hoạt để hạn chế việc phải thay đổi lịch trình tố tụng.
Việc áp dụng hình thức này cần phù hợp với thỏa thuận của các bên, quy tắc tố tụng áp dụng và cách thức Hội đồng Trọng tài tổ chức phiên họp trong từng vụ việc.
Khi cần xem xét trực tiếp hiện trường, vật chứng hoặc đối tượng tranh chấp
Một số vụ việc có thể đặt ra nhu cầu xem xét trực tiếp hiện trường, vật chứng hoặc đối tượng tranh chấp, chẳng hạn trong tranh chấp xây dựng, máy móc, thiết bị hoặc hàng hóa.
Nếu hình ảnh, video, hồ sơ kỹ thuật hoặc các phương thức trình bày từ xa không đáp ứng đầy đủ yêu cầu xem xét chứng cứ, phiên họp trực tiếp hoặc việc kết hợp giữa các phương thức có thể phù hợp hơn.
Khi điều kiện kỹ thuật không bảo đảm
Hiệu quả của phiên họp trực tuyến phụ thuộc đáng kể vào chất lượng đường truyền, thiết bị, nền tảng sử dụng và khả năng truy cập, chia sẻ tài liệu.
Sự cố âm thanh, hình ảnh, kết nối hoặc phiên dịch không chỉ gây bất tiện. Nếu đủ nghiêm trọng, chúng có thể ảnh hưởng đến khả năng theo dõi phiên họp, trình bày ý kiến, đặt câu hỏi hoặc phản hồi của một bên.
Vì vậy, trước khi lựa chọn hình thức trực tuyến, cần bảo đảm điều kiện kỹ thuật đủ ổn định và có phương án xử lý khi xảy ra sự cố.
Khi vụ việc đặt ra yêu cầu đặc biệt về bảo mật
Tranh chấp thương mại có thể liên quan đến bí mật kinh doanh, thông tin tài chính, dữ liệu thương mại hoặc tài liệu nội bộ.
Trong phiên họp trực tuyến, ngoài việc kiểm soát người được cấp quyền truy cập, doanh nghiệp còn cần quan tâm đến người thực tế có mặt tại mỗi điểm cầu, việc ghi âm, ghi hình, chia sẻ màn hình, truyền và lưu trữ tài liệu.
Nếu những rủi ro này không thể được kiểm soát ở mức phù hợp, hình thức trực tiếp hoặc kết hợp có thể cần được xem xét.
4. Trước khi lựa chọn, doanh nghiệp nên xem xét những vấn đề nào?
Thay vì mặc định phiên họp trực tuyến sẽ thuận tiện hơn hoặc phiên họp trực tiếp sẽ hiệu quả hơn, doanh nghiệp có thể đặt hình thức phiên họp trong tổng thể yêu cầu của chính vụ tranh chấp.
Tính chất của tranh chấp: Việc giải quyết vụ việc chủ yếu dựa trên hồ sơ, tài liệu hay phụ thuộc đáng kể vào lời khai, việc hỏi người làm chứng, kiểm tra hiện trường hoặc vật chứng?
Người tham gia: Những ai cần tham gia phiên họp? Họ đang ở đâu? Việc yêu cầu có mặt trực tiếp có gây khó khăn đáng kể về di chuyển hoặc lịch trình không?
Thời gian và chi phí: Khoản thời gian và chi phí có thể tiết kiệm từ hình thức trực tuyến có đủ đáng kể so với những yêu cầu bổ sung về kỹ thuật và tổ chức hay không?
Điều kiện kỹ thuật và bảo mật: Đường truyền, thiết bị, nền tảng, việc chia sẻ tài liệu và phương án dự phòng có bảo đảm phiên họp diễn ra ổn định? Việc truy cập, ghi âm, ghi hình và người có mặt tại mỗi điểm cầu có thể được kiểm soát phù hợp không?
Quy tắc tố tụng áp dụng: Việc tổ chức phiên họp còn phải phù hợp với thỏa thuận của các bên, quy tắc tố tụng áp dụng và các quyết định, hướng dẫn của Hội đồng Trọng tài trong vụ việc.
5. Checklist: Phiên họp trực tuyến có phù hợp với vụ tranh chấp của doanh nghiệp?
Trước khi đề xuất hoặc lựa chọn hình thức phiên họp, doanh nghiệp có thể tự rà soát:
- Tranh chấp chủ yếu được giải quyết dựa trên hồ sơ, tài liệu và phần trình bày của các bên?
- Những người cần tham gia phiên họp có gặp khó khăn đáng kể về địa điểm, thời gian hoặc việc di chuyển?
- Hình thức trực tuyến có giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí so với việc tham gia trực tiếp?
- Việc hỏi người làm chứng, làm rõ lời khai hoặc kiểm tra trực tiếp chứng cứ có ảnh hưởng đáng kể đến việc giải quyết tranh chấp?
- Điều kiện kỹ thuật và yêu cầu bảo mật có thể được bảo đảm trong suốt phiên họp?
- Hình thức trực tuyến có phù hợp với thỏa thuận của các bên, quy tắc tố tụng áp dụng và quyết định của Hội đồng Trọng tài?
Không nhất thiết tất cả câu trả lời đều phải nghiêng về cùng một phía. Mục đích của việc rà soát là xác định hình thức nào phù hợp hơn với đặc điểm và yêu cầu thực tế của vụ tranh chấp.
6. Một số câu hỏi doanh nghiệp thường quan tâm
Phiên họp trọng tài có thể được tổ chức trực tuyến không?
Có. Luật Trọng tài thương mại quy định trình tự, thủ tục tiến hành phiên họp giải quyết tranh chấp tại trọng tài quy chế được thực hiện theo quy tắc tố tụng của Trung tâm trọng tài.
Theo Quy tắc tố tụng trọng tài của Trung tâm Trọng tài Thương nhân Việt Nam (VTA), Hội đồng Trọng tài có thể tiến hành phiên họp giải quyết tranh chấp bằng hình thức teleconference, video-conference hoặc phương thức thích hợp khác, với điều kiện phù hợp với quy định của Quy tắc về ý kiến của các bên.
Phiên họp trực tuyến tại VTA có cần sự đồng ý của cả hai bên không?
Quy tắc tố tụng trọng tài VTA cho phép Hội đồng Trọng tài tiến hành phiên họp bằng teleconference, video-conferencehoặc phương thức thích hợp khác, trừ trường hợp một bên phản đối.
Do đó, không nên hiểu rằng trong mọi trường hợp hai bên đều phải có một thỏa thuận riêng hoặc cùng đưa ra sự chấp thuận rõ ràng để phiên họp được tổ chức trực tuyến. Tuy nhiên, nếu một bên phản đối hình thức này, ý kiến phản đối đó cần được xem xét theo Quy tắc VTA.
Có thể kết hợp giữa tham gia trực tiếp và trực tuyến không?
Có thể cân nhắc hình thức kết hợp tùy thuộc vào thỏa thuận của các bên, quy tắc tố tụng áp dụng và cách thức Hội đồng Trọng tài tổ chức phiên họp.
Chẳng hạn, trong một vụ việc có nhiều người tham gia, việc một số người tham gia trực tiếp trong khi chuyên gia hoặc người làm chứng ở nước ngoài tham gia từ xa có thể là một phương án phù hợp, nếu các điều kiện tố tụng, kỹ thuật và bảo mật được bảo đảm.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì cho phiên họp trọng tài trực tuyến?
Ngoài việc chuẩn bị lập luận và chứng cứ như đối với một phiên họp thông thường, doanh nghiệp nên kiểm tra trước thiết bị, đường truyền, nền tảng sử dụng và phương thức chia sẻ tài liệu; xác định những người tham gia tại mỗi điểm cầu; đồng thời chuẩn bị phương án xử lý nếu xảy ra sự cố kỹ thuật.
Kết luận
Phiên họp trực tuyến không phải là phương án thay thế phiên họp trực tiếp trong mọi trường hợp. Đây là một trong những cách thức tổ chức tố tụng mà doanh nghiệp có thể cân nhắc dựa trên đặc điểm của từng vụ tranh chấp.
Khi các bên ở nhiều địa điểm khác nhau, tranh chấp chủ yếu được giải quyết trên hồ sơ và việc tham gia trực tiếp làm phát sinh đáng kể thời gian, chi phí, hình thức trực tuyến có thể mang lại nhiều thuận lợi. Ngược lại, yêu cầu về người làm chứng, kiểm tra chứng cứ, điều kiện kỹ thuật hoặc bảo mật có thể khiến hình thức trực tiếp hoặc kết hợp phù hợp hơn.
Điều quan trọng vì vậy không nằm ở việc phiên họp được tổ chức trực tiếp hay trực tuyến, mà ở việc hình thức được lựa chọn có phù hợp với vụ tranh chấp và bảo đảm cho các bên có điều kiện tham gia, trình bày và bảo vệ quyền lợi của mình hay không.
– BAN THƯ KÝ VTA –
Điều khoản trọng tài mẫu (Model Arbitration Clause) của VTA: “Mọi tranh chấp phát sinh từ hoặc liên quan đến hợp đồng này sẽ được giải quyết bằng trọng tài tại Trung tâm Trọng tài Thương nhân Việt Nam (VTA) theo Quy tắc tố tụng trọng tài của Trung tâm này”. “Any dispute arising out of or in relation with this contract shall be resolved by arbitration at the Vietnam Traders Arbitration Centre (VTA) in accordance with its Rules of Arbitration”.
Trung tâm Trọng tài Thương nhân Việt Nam (VTA) là cơ quan tổ chức, điều phối hoạt động giải quyết tranh chấp trong kinh doanh bằng trọng tài quy chế, với thẩm quyền giải quyết các tranh chấp: (i) Tranh chấp giữa các bên phát sinh từ hoạt động thương mại; (ii) tranh chấp giữa các bên trong đó có ít nhất một bên có hoạt động thương mại; (iii) tranh chấp giữa các bên mà pháp luật quy định giải quyết bằng Trọng tài.
