EN
Về cơ bản, trọng tài có thể được tổ chức theo hai hình thức:
- Trọng tài tại trung tâm trọng tài (institutional arbitration), còn được gọi là trọng tài quy chế;
- Trọng tài vụ việc (ad hoc arbitration).
Nhìn chung, cả hai hình thức đều dựa trên thỏa thuận trọng tài của các bên và tranh chấp đều được giải quyết bởi Hội đồng Trọng tài. Tuy nhiên, việc lựa chọn một trong hai hình thức sẽ tạo ra những khác biệt nhất định về cách thức tổ chức, quản lý và tiến hành tố tụng, từ đó ảnh hưởng đến mức độ chủ động, nguồn lực và cách thức doanh nghiệp tham gia quá trình giải quyết tranh chấp.
Vậy trọng tài tại trung tâm và trọng tài vụ việc khác nhau như thế nào, và doanh nghiệp nên dựa trên những yếu tố nào để lựa chọn hình thức phù hợp?
1. Trọng tài tại trung tâm và trọng tài vụ việc khác nhau như thế nào?
Trọng tài tại trung tâm (trọng tài quy chế)
Trọng tài tại trung tâm trọng tài, còn được gọi là trọng tài quy chế, là hình thức giải quyết tranh chấp được tổ chức trong khuôn khổ của một trung tâm trọng tài cụ thể do các bên lựa chọn và theo quy tắc tố tụng của trung tâm đó.
Để tranh chấp có thể được giải quyết theo hình thức trọng tài quy chế, các bên có thể xác định trung tâm trọng tài được lựa chọn trong thỏa thuận trọng tài hoặc thỏa thuận lựa chọn trung tâm trọng tài sau khi tranh chấp phát sinh. Trong trường hợp này, Trung tâm trọng tài đảm nhận vai trò tổ chức và hỗ trợ hành chính cho quá trình tố tụng, chẳng hạn như tiếp nhận hồ sơ, hỗ trợ thành lập Hội đồng Trọng tài, thực hiện các thủ tục thông báo và các công việc hành chính cần thiết khác để hỗ trợ quá trình giải quyết tranh chấp.
Trọng tài vụ việc
Khác với trọng tài quy chế, trọng tài vụ việc là hình thức trọng tài được thành lập để giải quyết một tranh chấp cụ thể, không gắn với cơ chế tổ chức thường xuyên của một trung tâm trọng tài. Hội đồng trọng tài vụ việc chấm dứt hoạt động sau khi hoàn thành việc giải quyết tranh chấp.
Trọng tài vụ việc không do một trung tâm trọng tài cụ thể đứng ra tổ chức và hỗ trợ hành chính. Thay vào đó, các bên và Hội đồng Trọng tài phải chủ động thỏa thuận và thực hiện các công việc cần thiết cho quá trình giải quyết tranh chấp, trong phạm vi pháp luật áp dụng.
Tuy không được tổ chức thường xuyên trong khuôn khổ một trung tâm trọng tài, trọng tài vụ việc vẫn có thể sử dụng quy tắc tố tụng có sẵn hoặc nhận sự hỗ trợ từ một tổ chức, cơ quan phù hợp theo thỏa thuận của các bên và pháp luật áp dụng.
Vì vậy, điểm khác biệt cơ bản giữa hai hình thức trọng tài nằm ở cơ chế tổ chức và mức độ hỗ trợ hành chính trong quá trình tố tụng. Những khác biệt này cũng dẫn đến những yêu cầu khác nhau đối với doanh nghiệp trong việc chuẩn bị, phối hợp và quản lý quá trình giải quyết tranh chấp.
2. Năm khác biệt doanh nghiệp cần cân nhắc khi lựa chọn hình thức trọng tài?
Cơ chế tổ chức và hỗ trợ tố tụng
Với trọng tài tại trung tâm, doanh nghiệp được tiến hành tố tụng trong khuôn khổ tổ chức và quy tắc đã có sẵn. Trung tâm trọng tài hỗ trợ các công việc hành chính cần thiết trong quá trình giải quyết tranh chấp, chẳng hạn như tiếp nhận hồ sơ, thực hiện thông báo, hỗ trợ thành lập Hội đồng Trọng tài và tổ chức các công việc tố tụng theo quy tắc áp dụng. Điều này có thể giúp doanh nghiệp giảm bớt công việc liên quan đến việc tổ chức và quản lý tố tụng, đặc biệt khi doanh nghiệp chưa có nhiều kinh nghiệm tham gia trọng tài.
Trong trọng tài vụ việc, không có trung tâm trọng tài đứng ra tổ chức và hỗ trợ quá trình tố tụng. Thay vào đó, các bên và Hội đồng Trọng tài phải chủ động tổ chức các công việc cần thiết để giải quyết tranh chấp. Vì vậy, doanh nghiệp có thể phải dành thêm thời gian và nguồn lực để xử lý các vấn đề về thủ tục, trao đổi tài liệu, tổ chức phiên họp và các công việc hành chính khác.
Do đó, khi lựa chọn hình thức trọng tài, doanh nghiệp cần cân nhắc mức độ hỗ trợ tố tụng mà mình cần, thay vì chỉ so sánh số lượng thủ tục giữa hai hình thức.
Thành lập Hội đồng trọng tài và xử lý khi một bên không hợp tác
Cơ chế thành lập Hội đồng Trọng tài là vấn đề doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý, nhất là trong trường hợp một bên không thực hiện việc chỉ định trọng tài viên hoặc các bên không thống nhất được về thành phần Hội đồng Trọng tài.
Đối với trọng tài vụ việc, các bên cần đặc biệt lưu ý đến cơ chế thành lập Hội đồng trọng tài và cách xử lý khi một bên không hợp tác. Trường hợp các bên không có thỏa thuận khác, pháp luật Việt Nam đã quy định cơ chế để Tòa án có thẩm quyền hỗ trợ việc chỉ định trọng tài viên trong những tình huống nhất định. Tuy nhiên, việc dự liệu rõ cơ chế này ngay từ khi xác lập thỏa thuận trọng tài vẫn giúp hạn chế những vướng mắc và chậm trễ không cần thiết.
Trong trọng tài vụ việc, các bên cần chủ động thỏa thuận về cơ chế này ngay từ khi soạn thảo thỏa thuận trọng tài. Doanh nghiệp nên cân nhắc các vấn đề như:
- Số lượng và phương thức chỉ định trọng tài viên;
- Cơ chế thay thế trọng tài viên;
- Cách xử lý khi một bên không thực hiện việc chỉ định hoặc các yêu cầu tố tụng;
- Chủ thể hoặc cơ quan có thẩm quyền hỗ trợ việc chỉ định trong trường hợp cần thiết.
Nếu những vấn đề này không được dự liệu đầy đủ, việc một bên không hợp tác có thể làm phát sinh trở ngại trong quá trình thành lập Hội đồng Trọng tài và ảnh hưởng đến tiến độ giải quyết tranh chấp.
Vì vậy, khi lựa chọn trọng tài vụ việc, doanh nghiệp không chỉ cần quan tâm đến khả năng phối hợp hiện tại giữa các bên mà còn cần dự liệu phương án xử lý khi sự phối hợp không được thực hiện trên thực tế.
Mức độ linh hoạt và quyền chủ động của các bên
Trọng tài vụ việc cho phép các bên chủ động hơn trong việc thỏa thuận cách thức tiến hành tố tụng. Tùy thuộc vào pháp luật áp dụng, các bên có thể thỏa thuận về nhiều vấn đề như quy tắc tố tụng, địa điểm, ngôn ngữ và cách thức thực hiện một số hoạt động tố tụng.
Đối với trọng tài tại trung tâm, quá trình tố tụng được thực hiện theo quy tắc của trung tâm được lựa chọn. Tuy nhiên, các bên vẫn có thể thỏa thuận hoặc điều chỉnh một số vấn đề tố tụng trong phạm vi pháp luật và quy tắc áp dụng cho phép.
Do đó, doanh nghiệp cần cân nhắc mức độ chủ động mà mình mong muốn khi lựa chọn hình thức trọng tài. Trọng tài vụ việc thường cho phép các bên chủ động hơn trong việc thỏa thuận về cách thức tiến hành tố tụng, trong khi trọng tài tại trung tâm cung cấp khuôn khổ tố tụng có sẵn để các bên dựa vào.
Chi phí và nguồn lực doanh nghiệp phải bỏ ra
Chi phí cũng là yếu tố cần được xem xét, nhưng doanh nghiệp không nên mặc nhiên cho rằng trọng tài vụ việc luôn tiết kiệm hơn trọng tài tại trung tâm.
Trong trọng tài tại trung tâm, doanh nghiệp thường phải thanh toán phí trọng tài và các khoản chi phí liên quan theo biểu phí hoặc quy tắc của trung tâm. Cơ chế này giúp doanh nghiệp có cơ sở để dự liệu các khoản chi phí cần thiết cho quá trình giải quyết tranh chấp.
Trong trọng tài vụ việc, các bên có thể không phải trả phí quản lý cho trung tâm trọng tài. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần tính đến các khoản như thù lao trọng tài viên, chi phí địa điểm, thư ký hoặc hỗ trợ hành chính nếu có, chi phí quản lý hồ sơ, cũng như chi phí luật sư và nhân sự nội bộ.
Quan trọng hơn, doanh nghiệp nên đánh giá tổng nguồn lực cần bỏ ra để tổ chức và quản lý quá trình tố tụng, thay vì chỉ so sánh mức phí trực tiếp giữa hai hình thức. Một hình thức có mức phí trực tiếp thấp hơn chưa chắc đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải bỏ ra ít nguồn lực hơn để tổ chức và theo dõi toàn bộ quá trình giải quyết tranh chấp.
Khả năng dự liệu và quản lý rủi ro tố tụng
Bên cạnh chi phí và mức độ linh hoạt, doanh nghiệp cũng cần cân nhắc khả năng dự liệu và quản lý các vấn đề có thể phát sinh trong quá trình tố tụng.
Với trọng tài tại trung tâm, các bên có thể dựa vào quy tắc tố tụng của trung tâm để xử lý nhiều vấn đề phát sinh trong quá trình giải quyết tranh chấp. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể hình dung rõ hơn về cách quá trình tố tụng sẽ được tiến hành.
Trong khi đó, trọng tài vụ việc đòi hỏi các bên phải chủ động dự liệu nhiều vấn đề ngay từ khi soạn thảo thỏa thuận trọng tài và trong quá trình giải quyết tranh chấp để đưa ra cách thức giải quyết cụ thể cho từng vấn đề. Nếu thỏa thuận không quy định rõ cách xử lý khi các bên không thống nhất được về thủ tục, việc chỉ định trọng tài viên hoặc các vấn đề tố tụng khác, tranh chấp có thể phát sinh thêm các vấn đề thủ tục và ảnh hưởng đến tiến độ giải quyết vụ việc.
3. Khi nào doanh nghiệp nên lựa chọn trọng tài tại trung tâm hoặc trọng tài vụ việc?
Khi nào doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn trọng tài tại trung tâm?
Doanh nghiệp có thể cân nhắc trọng tài tại trung tâm khi:
- Muốn sử dụng một quy trình tố tụng có sẵn;
- Cần sự hỗ trợ về mặt hành chính trong quá trình giải quyết tranh chấp;
- Chưa có nhiều kinh nghiệm tham gia tố tụng trọng tài;
- Tranh chấp có liên quan đến nhiều vấn đề pháp lý, chứng cứ phức tạp;
- Hợp đồng có yếu tố nước ngoài và các bên muốn lựa chọn một trung tâm có quy tắc tố tụng, đội ngũ trọng tài viên và cơ chế hỗ trợ phù hợp.
Khi nào doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn trọng tài vụ việc?
Doanh nghiệp có thể cân nhắc trọng tài vụ việc khi:
- Các bên có khả năng phối hợp và trao đổi hiệu quả;
- Các bên có kinh nghiệm tham gia tố tụng hoặc có sự hỗ trợ phù hợp từ tư vấn pháp lý;
- Tranh chấp có tính chất đặc thù và các bên muốn thỏa thuận cách thức tiến hành tố tụng phù hợp với tranh chấp;
- Các bên muốn chủ động hơn trong việc thành lập Hội đồng Trọng tài và tổ chức quá trình tố tụng;
- Các bên có khả năng tự quản lý các công việc hành chính và thủ tục cần thiết trong quá trình giải quyết tranh chấp.
Sự linh hoạt của trọng tài vụ việc chỉ thực sự có ý nghĩa khi các bên có khả năng sử dụng sự linh hoạt đó một cách hiệu quả. Vì vậy, khả năng dự liệu và soạn thảo điều khoản trọng tài là yếu tố doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý khi lựa chọn hình thức này. Điều cần đánh giá là tổng thể mức độ phức tạp của tranh chấp, khả năng hợp tác giữa các bên, nguồn lực quản lý tố tụng và mức độ hỗ trợ mà doanh nghiệp cần.
4. Lựa chọn hình thức trọng tài phải được thể hiện rõ trong điều khoản trọng tài
Lựa chọn trọng tài tại trung tâm hay trọng tài vụ việc chỉ là bước đầu. Doanh nghiệp cần thể hiện rõ lựa chọn này trong điều khoản trọng tài, đồng thời dự liệu những vấn đề quan trọng để hạn chế tranh luận khi tranh chấp phát sinh.
Nếu lựa chọn trọng tài tại trung tâm
Doanh nghiệp nên kiểm tra các nội dung chính sau:
- Tên chính xác của trung tâm trọng tài được lựa chọn;
- Quy tắc tố tụng được áp dụng;
- Số lượng và cách thức lựa chọn trọng tài viên;
- Địa điểm trọng tài;
- Ngôn ngữ tố tụng;
- Pháp luật áp dụng để giải quyết tranh chấp;
- Các vấn đề khác mà các bên muốn thỏa thuận.
Đặc biệt, doanh nghiệp nên kiểm tra điều khoản trọng tài mẫu của chính trung tâm được lựa chọn và điều chỉnh cho phù hợp với hợp đồng, thay vì sử dụng máy móc điều khoản mẫu của một trung tâm khác. Doanh nghiệp có thể tham khảo bài viết “Điều khoản trọng tài trong hợp đồng là gì? Vì sao doanh nghiệp cần xác lập ngay từ đầu” để có thêm thông tin trong quá trình soạn thảo điều khoản trọng tài.
Nếu lựa chọn trọng tài vụ việc
Với trọng tài vụ việc, do không có trung tâm trọng tài đứng ra tổ chức và hỗ trợ quá trình tố tụng, doanh nghiệp cần dự liệu rõ hơn các vấn đề có thể phát sinh khi tranh chấp xảy ra. Điều khoản trọng tài có thể cần quy định về:
- Số lượng và phương thức chỉ định trọng tài viên;
- Cách thức lựa chọn trọng tài viên thứ ba;
- Cơ chế thay thế trọng tài viên;
- Quy tắc tố tụng được áp dụng;
- Địa điểm trọng tài;
- Ngôn ngữ tố tụng;
- Cách xử lý khi một bên không hợp tác;
- Chủ thể hoặc cơ quan có thẩm quyền hỗ trợ việc chỉ định trọng tài viên, trong trường hợp cần thiết.
Một điều khoản chỉ ghi nhận rằng “mọi tranh chấp phát sinh từ hợp đồng sẽ được giải quyết bằng trọng tài vụ việc” nhưng không quy định rõ các vấn đề cần thiết có thể khiến doanh nghiệp gặp khó khăn khi tranh chấp phát sinh; từ đó ảnh hưởng đến hiệu quả của toàn bộ quá trình giải quyết tranh chấp.
5. Checklist dành cho doanh nghiệp trước khi xác lập hợp đồng
Trước khi ký kết, doanh nghiệp có thể rà soát nhanh điều khoản trọng tài bằng các câu hỏi sau:
- Các bên đã xác định rõ việc trao thẩm quyền giải quyết tranh chấp cho trọng tài tại trung tâm hay trọng tài vụ việc?
- Nếu lựa chọn trọng tài tại trung tâm: tên trung tâm trọng tài, quy tắc tố tụng và địa điểm pháp lý của trọng tài đã được xác định chính xác chưa?
- Nếu lựa chọn trọng tài vụ việc, chủ thể nào có thẩm quyền chỉ định trọng tài viên nếu một bên không thực hiện quyền chỉ định?
- Quy tắc tố tụng nào sẽ được áp dụng?
- Doanh nghiệp có đủ nguồn lực để quản lý và tham gia quá trình tố tụng theo hình thức đã lựa chọn không?
Kết luận
Trọng tài tại trung tâm và trọng tài vụ việc đều có thể được lựa chọn để giải quyết tranh chấp, nhưng mỗi hình thức có sự khác biệt về mức độ hỗ trợ và quyền chủ động của các bên. Do đó, khi lựa chọn hình thức trọng tài, doanh nghiệp cần cân nhắc tính chất tranh chấp, nguồn lực, khả năng phối hợp của các bên và mức độ hỗ trợ cần thiết. Quan trọng không kém, lựa chọn này cần được thể hiện rõ trong điều khoản trọng tài để hạn chế những vướng mắc về thủ tục khi tranh chấp phát sinh.
– BAN THƯ KÝ VTA –
Điều khoản trọng tài mẫu (Model Arbitration Clause) của VTA: “Mọi tranh chấp phát sinh từ hoặc liên quan đến hợp đồng này sẽ được giải quyết bằng trọng tài tại Trung tâm Trọng tài Thương nhân Việt Nam (VTA) theo Quy tắc tố tụng trọng tài của Trung tâm này”. “Any dispute arising out of or in relation with this contract shall be resolved by arbitration at the Vietnam Traders Arbitration Centre (VTA) in accordance with its Rules of Arbitration”.
Trung tâm Trọng tài Thương nhân Việt Nam (VTA) là cơ quan tổ chức, điều phối hoạt động giải quyết tranh chấp trong kinh doanh bằng trọng tài quy chế, với thẩm quyền giải quyết các tranh chấp: (i) Tranh chấp giữa các bên phát sinh từ hoạt động thương mại; (ii) tranh chấp giữa các bên trong đó có ít nhất một bên có hoạt động thương mại; (iii) tranh chấp giữa các bên mà pháp luật quy định giải quyết bằng Trọng tài.
