EN
1. Doanh nghiệp thường bỏ sót điều gì khi xác lập hợp đồng?
Trong quá trình đàm phán hợp đồng, doanh nghiệp thường dành nhiều thời gian để thỏa thuận các điều khoản về giá cả, tiến độ thực hiện, quyền và nghĩa vụ của các bên, hay các điều khoản về phạt vi phạm, bồi thường thiệt hại… Tuy nhiên, điều khoản giải quyết tranh chấp – yếu tố có thể quyết định cách tranh chấp sẽ được giải quyết khi hợp đồng phát sinh vấn đề – lại thường bị bỏ qua hoặc chỉ được quy định một cách rất chung chung.
Chỉ đến khi tranh chấp phát sinh, doanh nghiệp mới nhận ra rằng mình muốn sử dụng trọng tài — nhưng lúc này quyền lựa chọn đó có thể không còn nữa. Một bên muốn đưa tranh chấp ra giải quyết tại trọng tài, trong khi bên còn lại không đồng ý. Kết quả là doanh nghiệp không thể sử dụng trọng tài như kỳ vọng.
Có thể thấy, sự tồn tại của điều khoản trọng tài trong hợp đồng có vai trò quyết định khả năng sử dụng trọng tài để giải quyết tranh chấp trên thực tế.
2. Điều khoản trọng tài là gì?
Hiểu một cách đơn giản, điều khoản trọng tài là thỏa thuận giữa các bên về việc đưa tranh chấp phát sinh từ hợp đồng ra giải quyết tại trọng tài. Hay nói cách khác, trọng tài chỉ phát sinh thẩm quyền giải quyết tranh chấp khi doanh nghiệp, bằng một thỏa thuận trọng tài hợp lệ, trao cho trọng tài thẩm quyền này.
Thỏa thuận trọng tài có thể tồn tại dưới dạng một điều khoản giải quyết tranh chấp trong hợp đồng hoặc bằng một thỏa thuận riêng. Bên cạnh đó, điều khoản này phải được xác lập dưới dạng văn bản hoặc các hình thức khác được pháp luật công nhận như:
- Xác lập qua trao đổi giữa các bên bằng telegram, fax, telex, thư điện tử…
- Xác lập thông qua trao đổi thông tin bằng văn bản giữa các bên;
- Được luật sư, công chứng viên hoặc tổ chức có thẩm quyền ghi chép lại bằng văn bản;
- Được dẫn chiếu từ một văn bản thể hiện thỏa thuận trọng tài như hợp đồng, chứng từ, điều lệ công ty,…
- Trao đổi về đơn kiện và bản tự bảo vệ mà trong đó thể hiện sự tồn tại của sự thỏa thuận do một bên đưa ra và bên kia không phủ nhận.
3. Điều gì xảy ra nếu hợp đồng không tồn tại điều khoản trọng tài?
(i) Không thể sử dụng trọng tài để giải quyết tranh chấp
Về lý thuyết, các bên vẫn có thể xác lập một thỏa thuận trao thẩm quyền giải quyết tranh chấp cho trọng tài sau khi tranh chấp đã phát sinh. Tuy nhiên, khi đó mối quan hệ giữa các bên thường đã trở nên căng thẳng, việc đạt được một thỏa thuận mới thường rất khó khăn, tốn nhiều thời gian hoặc thậm chí không khả thi.
(ii) Tranh cãi về cơ chế giải quyết tranh chấp – mất thời gian ngay từ đầu
Tranh chấp chưa được giải quyết, nhưng một tranh chấp khác lại phát sinh: giải quyết ở đâu?
Một bên muốn đưa tranh chấp ra giải quyết tại trọng tài nhưng vấp phải sự phản đối của bên còn lại. Lúc này, thay vì đi vào giải quyết nội dung tranh chấp, các bên lại mất thời gian tranh cãi về cơ chế giải quyết tranh chấp, dẫn đến quá trình xử lý bị trì hoãn, kéo dài và làm gia tăng chi phí, rủi ro cho doanh nghiệp.
(iii) Bị động trong việc lựa chọn cơ chế giải quyết tranh chấp
Không có điều khoản trọng tài, doanh nghiệp không thể kích hoạt cơ chế này khi tranh chấp phát sinh, mặc dù trọng tài có thể phù hợp với tính chất tranh chấp và mục tiêu doanh nghiệp hướng đến.
Thay vào đó, doanh nghiệp buộc phải chấp nhận cơ chế giải quyết tranh chấp mặc định theo quy định pháp luật (thường là Tòa án), dù cơ chế đó có thể không tối ưu trong tình huống doanh nghiệp đang gặp phải.
(iv) Bỏ lỡ những lợi ích mà trọng tài có thể mang lại
Là một phương thức giải quyết tranh chấp mang tính quốc tế, trọng tài mang đến cho doanh nghiệp nhiều lợi thế như:
- thủ tục linh hoạt;
- tính bảo mật cao;
- khả năng lựa chọn trọng tài viên phù hợp;
- có thể rút ngắn thời gian giải quyết trong nhiều trường hợp…
Tuy nhiên, doanh nghiệp sẽ khó tận dụng được những lợi ích này nếu ngay từ đầu hợp đồng không tồn tại điều khoản trọng tài hợp lệ.
4. Xác lập điều khoản trọng tài: Doanh nghiệp kiểm soát được điều gì?
(i) Chủ động khởi động trọng tài để giải quyết tranh chấp
Các tranh chấp thương mại đều có thể được giải quyết bằng trọng tài khi các bên có thỏa thuận trọng tài hợp lệ. Do đó, khi điều khoản trọng tài đã được xác lập, doanh nghiệp có thể chủ động khởi động quá trình giải quyết tranh chấp bằng trọng tài khi cần thiết mà không phải phụ thuộc vào ý chí của bên còn lại.
Hơn thế nữa, trọng tài còn cho phép doanh nghiệp tham gia vào việc kiểm soát một số vấn đề quan trọng như:
- có sử dụng trọng tài hay không;
- ai sẽ giải quyết tranh chấp;
- khuôn khổ pháp lý và điều kiện tố tụng;
- cách thức và thủ tục giải quyết tranh chấp.
Đây cũng chính là bản chất của trọng tài: các bên không chỉ lựa chọn một cơ chế giải quyết tranh chấp, mà còn được quyền tham gia định hình cách cơ chế đó vận hành.
(ii) Tiết kiệm thời gian giải quyết tranh chấp
Khi trọng tài đã được lựa chọn ngay từ đầu như cơ chế giải quyết tranh chấp, khả năng phát sinh tranh cãi về thẩm quyền sẽ được hạn chế đáng kể. Nhờ đó, các bên có thể tập trung đi trực tiếp vào giải quyết nội dung tranh chấp.
Bên cạnh đó, tố tụng trọng tài có tính linh hoạt cao. Trong nhiều trường hợp, việc giải quyết tranh chấp bằng trọng tài có thể giúp doanh nghiệp rút ngắn đáng kể thời gian xử lý tranh chấp, đặc biệt khi áp dụng thủ tục trọng tài rút gọn.
(iii) Tăng khả năng kiểm soát rủi ro pháp lý
Khi cơ chế giải quyết tranh chấp đã được xác định từ đầu, doanh nghiệp có thể chủ động:
- dự liệu các tình huống phát sinh;
- thiết kế chiến lược giải quyết;
- phân bổ nguồn lực phù hợp.
Ở góc độ quản trị, thỏa thuận giải quyết tranh chấp bằng trọng tài không chỉ là một điều khoản trong hợp đồng mà trở thành một phần của hệ thống kiểm soát rủi ro pháp lý của doanh nghiệp.
5. Doanh nghiệp nên làm gì khi soạn thảo điều khoản trọng tài?
Để đảm bảo tranh chấp có thể được giải quyết thông qua thủ tục trọng tài, doanh nghiệp cần lưu ý các vấn đề sau:
(i) Đưa điều khoản trọng tài vào hợp đồng từ đầu
Việc đưa điều khoản trọng tài vào hợp đồng từ đầu giúp doanh nghiệp giữ được vị thế chủ động trong toàn bộ quá trình giải quyết tranh chấp: từ lúc lựa chọn cơ chế giải quyết tranh chấp đến khi tranh chấp được giải quyết bằng một phán quyết trọng tài có hiệu lực thi hành.
Bên cạnh đó, đưa điều khoản trọng tài vào hợp đồng từ đầu giúp doanh nghiệp triệt tiêu những xung đột về cơ chế giải quyết tranh chấp để tập trung xây dựng chiến lược giải quyết các vấn đề về mặt nội dung tranh chấp.
(ii) Thiết kế điều khoản trọng tài rõ ràng, cụ thể
Một điều khoản trọng tài thiếu rõ ràng có thể dẫn đến tranh chấp về thẩm quyền, kéo dài thời gian giải quyết và làm giảm hiệu quả của cơ chế này.
Khi thiết kế điều khoản trọng tài, doanh nghiệp nên lưu ý các vấn đề cơ bản sau:
- lựa chọn trung tâm trọng tài cụ thể;
- luật áp dụng cho tố tụng trọng tài và luật áp dụng để giải quyết nội dung tranh chấp;
- chọn địa điểm, ngôn ngữ giải quyết tranh chấp;
- số lượng trọng tài viên;
- thỏa thuận rõ về việc áp dụng thủ tục rút gọn (nếu có).
Trên thực tế, nhiều điều khoản trọng tài gặp vấn đề do doanh nghiệp:
- ghi sai hoặc không xác định rõ tên trung tâm trọng tài;
- quy định đồng thời nhiều cơ chế giải quyết tranh chấp mâu thuẫn nhau (vừa chọn trọng tài vừa chọn Tòa án);
- sao chép điều khoản trọng tài mẫu từ hợp đồng khác nhưng không phù hợp với giao dịch, thực tế thực hiện của hợp đồng.
Do đó, doanh nghiệp nên xây dựng điều khoản trọng tài một cách cẩn trọng và có thể tham khảo điều khoản mẫu của Trung tâm Trọng tài Thương nhân Việt Nam (VTA) như sau: “Mọi tranh chấp phát sinh từ hoặc liên quan đến Hợp đồng này sẽ được giải quyết bằng trọng tài tại Trung tâm Trọng tài Thương nhân Việt Nam (VTA) theo Quy tắc Tố tụng trọng tài của Trung tâm này. Hội đồng trọng tài gồm 03 (ba) trọng tài viên. Địa điểm trọng tài là TP. Hồ Chí Minh, Việt Nam. Luật áp dụng cho Hợp đồng này là Pháp luật Việt Nam. Ngôn ngữ Trọng tài là tiếng Việt.”
6. Kết luận
Điều khoản trọng tài không chỉ là một điều khoản trong hợp đồng, mà còn là sự lựa chọn của doanh nghiệp về cách thức kiểm soát và giải quyết tranh chấp trong tương lai.
Khi bỏ qua hoặc thiết kế không đầy đủ điều khoản này, doanh nghiệp không chỉ mất đi khả năng sử dụng trọng tài mà còn đánh mất quyền chủ động đối với cách tranh chấp sẽ được giải quyết.
Trong khi đó, việc xác lập ngay từ đầu một điều khoản trọng tài hợp lệ, rõ ràng và có khả năng vận hành trên thực tế sẽ giúp doanh nghiệp giữ được vị thế chủ động, đồng thời tạo nền tảng cho việc giải quyết tranh chấp theo đúng định hướng và mục tiêu mà doanh nghiệp hướng đến.
– BAN THƯ KÝ VTA –
Điều khoản trọng tài mẫu (Model Arbitration Clause) của VTA: “Mọi tranh chấp phát sinh từ hoặc liên quan đến hợp đồng này sẽ được giải quyết bằng trọng tài tại Trung tâm Trọng tài Thương nhân Việt Nam (VTA) theo Quy tắc tố tụng trọng tài của Trung tâm này”. “Any dispute arising out of or in relation with this contract shall be resolved by arbitration at the Vietnam Traders Arbitration Centre (VTA) in accordance with its Rules of Arbitration”.
Trung tâm Trọng tài Thương nhân Việt Nam (VTA) là cơ quan tổ chức, điều phối hoạt động giải quyết tranh chấp trong kinh doanh bằng trọng tài quy chế, với thẩm quyền giải quyết các tranh chấp: (i) Tranh chấp giữa các bên phát sinh từ hoạt động thương mại; (ii) tranh chấp giữa các bên trong đó có ít nhất một bên có hoạt động thương mại; (iii) tranh chấp giữa các bên mà pháp luật quy định giải quyết bằng Trọng tài.
