EN
Thắc mắc của doanh nghiệp về phí trọng tài thường xoay quanh các vấn đề như:
- Phí trọng tài được tính như thế nào?
- Được nộp vào giai đoạn nào?
- Bên nào sẽ là bên chịu phí trọng tài?
- Có phát sinh chi phí khác ngoài phí trọng tài nộp ban đầu không?
Tuy nhiên, một số doanh nghiệp chỉ đến khi tranh chấp đã phát sinh và chuẩn bị khởi khởi kiện tranh chấp ra trọng tài mới bắt đầu tìm hiểu về vấn đề này. Điều này khiến cho doanh nghiệp dễ rơi vào trạng thái bị động; làm cho việc dự trù ngân sách khởi kiện và thể hiện các yêu cầu bồi thường thiệt hại trong đơn khởi kiện chưa đầy đủ, ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của doanh nghiệp mình.
Do đó, hiểu đúng về phí trọng tài ngay từ đầu chính là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp giữ được vị thế chủ động, bảo vệ tốt quyền và lợi ích hợp pháp của mình khi tham gia giải quyết tranh chấp tại trọng tài.
1. Phí trọng tài bao gồm những chi phí nào?
Phí trọng tài thường gồm các chi phí chính sau đây:
(i) Phí trọng tài tại thời điểm khởi kiện
Sau khi nộp đơn khởi kiện, doanh nghiệp sẽ tiến hành nộp phí trọng tài theo mức phí mà trung tâm trọng tài thông báo trong thời hạn quy định. Chi phí này gồm các chi phí phục vụ cho quá trình giải quyết tranh chấp tại tài trọng tài, như:
- các chi phí hành chính;
- thù lao trọng tài viên; và
- các khoản phí tố tụng cơ bản khác.
Phần chi phí này được xác định dựa trên:
- giá trị tranh chấp;
- số lượng trọng tài viên tham gia giải quyết tranh chấp;
- thủ tục giải quyết tranh chấp; hoặc
- mức độ phức tạp của tranh chấp,…
Thông thường, biểu phí trọng tài của các trung tâm trọng tài sẽ được niêm yết công khai. Doanh nghiệp có thể chủ động tham khảo và dự trù chi phí này trước khi khởi kiện tranh chấp ra trọng tài. Doanh nghiệp có thể tham khảo Biểu phí trọng tài của Trung tâm Trọng tài Thương nhân Việt Nam (VTA) tại ĐÂY.
(ii) Chi phí phát sinh trong quá trình giải quyết tranh chấp
Bên cạnh phí trọng tài doanh nghiệp đã nộp tại thời điểm khởi kiện, một số vụ tranh chấp có thể phát sinh thêm các chi phí liên quan phục vụ cho quá trình giải quyết tranh chấp như:
- phí giám định, định giá tài sản;
- phí tham vấn chuyên gia;
- phí phiên dịch, dịch thuật;
- chi phí đi lại, lưu trú của Hội đồng trọng tài;
- chi phí cho các trợ giúp khác theo yêu cầu của Hội đồng trọng tài;
- phí sử dụng các dịch vụ tiện ích khác được cung cấp bởi Trung tâm trọng tài; hoặc
- các chi phí tố tụng khác.
Đây không phải là các chi phí cố định trong mọi tranh chấp mà thường phát sinh phụ thuộc vào:
- mức độ phức tạp của vụ việc;
- phạm vi chứng cứ cần xem xét;
- yêu cầu của Hội đồng trọng tài; hoặc
- yêu cầu thực tế của các bên trong quá trình tố tụng,…
Trên thực tế, các tranh chấp liên quan đến:
- xây dựng;
- logistics;
- mua bán hàng hóa quốc tế;
- kỹ thuật; hoặc
- các giao dịch có yếu tố chuyên môn cao,…
thường dễ phát sinh thêm chi phí tham vấn chuyên gia, dịch thuật, giám định hoặc hỗ trợ kỹ thuật. Nếu tranh chấp mà doanh nghiệp đang gặp phải thuộc vào các tranh chấp nêu trên, ngoài chi phí tố tụng trọng tài ban đầu, doanh nghiệp nên dự trù thêm các khoản chi phí có thể phát sinh này để không bị động về ngân sách trong quá trình giải quyết vụ tranh chấp.
2. Phí trọng tài được xác định dựa trên cơ sở nào?
Giá trị tranh chấp
Hầu hết trong các vụ việc, phí trọng tài được xác định chủ yếu dựa trên giá trị vụ tranh chấp. Thông thường giá trị tranh chấp càng lớn thì chi phí trọng tài càng cao. Tuy nhiên, mức tăng thường không hoàn toàn theo tỷ lệ tuyến tính tuyệt đối mà phụ thuộc vào cách tính được quy định cụ thể tại Biểu phí của các trung tâm trọng tài.
Đối với các tranh chấp bằng ngoại tệ, giá trị tranh chấp thường được quy đổi theo tỷ giá tại thời điểm nộp đơn khởi kiện hoặc theo quy định của trung tâm trọng tài có thẩm quyền giải quyết tranh chấp.
Số lượng trọng tài viên tham gia giải quyết tranh chấp
Chi phí trọng tài cũng có thể phụ thuộc vào số lượng trọng tài viên tham gia giải quyết vụ việc.
Trên thực tế, vụ việc được giải quyết thông qua Hội đồng gồm ba hoặc nhiều Trọng tài viên thường có chi phí cao hơn so với vụ việc được giải quyết bằng Hội đồng trọng tài gồm một trọng tài viên duy nhất. Trọng tài viên duy nhất có thể là lựa chọn phù hợp hơn với các tranh chấp:
- không quá phức tạp;
- chứng cứ tương đối rõ ràng; hoặc
- giá trị tranh chấp không quá lớn.
Thủ tục giải quyết tranh chấp
Thủ tục rút gọn sẽ được áp dụng để giải quyết tranh chấp theo sự thỏa thuận của các bên. Thông thường, thủ tục rút gọn sẽ:
- có quy trình đơn giản hơn;
- thời gian giải quyết ngắn hơn; và
- chi phí thường thấp hơn so với thủ tục thông thường.
Doanh nghiệp có thể căn cứ vào tính chất của tranh chấp và nhu cầu thực tế của mình để đưa ra lựa chọn thủ tục giải quyết tranh chấp phù hợp.
Tính chất và mức độ phức tạp của tranh chấp
Trong nhiều trường hợp, chi phí trọng tài không chỉ phụ thuộc vào giá trị tranh chấp mà còn phụ thuộc vào tính chất, mức độ phức tạp của vụ việc.
Ví dụ:
- tranh chấp có nhiều bên tham gia;
- khối lượng chứng cứ lớn;
- cần giám định kỹ thuật;
- phát sinh nhiều tình tiết mới cần xác minh trong quá trình giải quyết tranh chấp,…
thường sẽ làm gia tăng thời gian, nguồn lực và các chi phí liên quan trong quá trình giải quyết tranh chấp.
3. Bên nào có nghĩa vụ chi trả phí trọng tài?
Đây là vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm khi tham gia giải quyết tranh chấp tại trọng tài. Trong thực tế, nguyên tắc phổ biến là: bên thua kiện sẽ phải chịu phí trọng tài, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác hoặc quy tắc tố tụng trọng tài quy định khác hoặc Hội đồng trọng tài có quyết định khác phù hợp với từng vụ việc.
Điều này cũng đồng nghĩa rằng, dù doanh nghiệp là bên nộp phí trọng tài ban đầu nhưng chưa chắc doanh nghiệp sẽ là bên cuối cùng phải chịu toàn bộ chi phí giải quyết tranh chấp.
Tuy nhiên, để được xem xét hoàn lại phí trọng tài đã nộp ban đầu, doanh nghiệp cần thể hiện minh thị yêu cầu bên thua kiện phải có nghĩa vụ thanh toán cho mình chi phí này tại Đơn khởi kiện, như một phần của nghĩa vụ bồi thường thiệt hại. Doanh nghiệp sẽ được hoàn lại một phần hoặc toàn bộ phí trọng tài đã nộp khi yêu cầu bồi hoàn phí trọng tài được sự chấp thuận của Hội đồng trọng tài giải quyết vụ tranh chấp.
4. Doanh nghiệp nên chuẩn bị gì để chủ động về chi phí trọng tài?
Trước khi khởi kiện trọng tài, doanh nghiệp nên chủ động:
- xác định rõ giá trị tranh chấp;
- đánh giá phạm vi yêu cầu khởi kiện;
- lựa chọn thủ tục tố tụng phù hợp;
- có sự chuẩn bị về chứng cứ, nhân chứng, chuyên gia một cách hợp lý ngay từ đầu; và
- dự trù cả các khoản chi phí có thể phát sinh ngoài biểu phí trọng tài.
Trong nhiều trường hợp, việc chuẩn bị từ đầu không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát ngân sách tốt hơn mà còn hỗ trợ xây dựng chiến lược xử lý tranh chấp phù hợp với tính chất vụ việc.
Kết luận
Trong trọng tài thương mại, chi phí không chỉ là vấn đề tài chính mà còn là một phần trong chiến lược giải quyết tranh chấp của doanh nghiệp. Khi hiểu rõ cách xác định phí trọng tài, các khoản chi phí có thể phát sinh và cơ chế phân bổ chi phí trong quá trình tố tụng, doanh nghiệp sẽ chủ động hơn trong việc kiểm soát ngân sách, lựa chọn thủ tục phù hợp và xây dựng phương án xử lý tranh chấp hiệu quả.
Do đó, tiếp cận trọng tài thương mại với sự chuẩn bị và dự trù phù hợp về chi phí luôn là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp xử lý tranh chấp một cách thực tiễn, ổn định và hiệu quả hơn.
-BAN THƯ KÝ VTA-
Điều khoản trọng tài mẫu (Model Arbitration Clause) của VTA: “Mọi tranh chấp phát sinh từ hoặc liên quan đến hợp đồng này sẽ được giải quyết bằng trọng tài tại Trung tâm Trọng tài Thương nhân Việt Nam (VTA) theo Quy tắc tố tụng trọng tài của Trung tâm này”. “Any dispute arising out of or in relation with this contract shall be resolved by arbitration at the Vietnam Traders Arbitration Centre (VTA) in accordance with its Rules of Arbitration”.
Trung tâm Trọng tài Thương nhân Việt Nam (VTA) là cơ quan tổ chức, điều phối hoạt động giải quyết tranh chấp trong kinh doanh bằng trọng tài quy chế, với thẩm quyền giải quyết các tranh chấp: (i) Tranh chấp giữa các bên phát sinh từ hoạt động thương mại; (ii) tranh chấp giữa các bên trong đó có ít nhất một bên có hoạt động thương mại; (iii) tranh chấp giữa các bên mà pháp luật quy định giải quyết bằng Trọng tài.
