Doanh nghiệp có thể thỏa thuận trọng tài sau khi tranh chấp phát sinh không?

Đến khi phát sinh tranh chấp, doanh nghiệp mới bắt đầu cân nhắc lựa chọn cơ chế giải quyết tranh chấp phù hợp. Khi đó, một vấn đề thường được doanh nghiệp quan tâm là: nếu hợp đồng trước đây chưa có điều khoản trọng tài, khi tranh chấp đã phát sinh, các bên còn có thể lựa chọn trọng tài hay không?

1. Doanh nghiệp vẫn có thể thỏa thuận trọng tài sau khi tranh chấp phát sinh

Theo pháp luật về trọng tài thương mại, thỏa thuận trọng tài có thể được xác lập:

• trước khi tranh chấp phát sinh; hoặc
• sau khi tranh chấp đã phát sinh.

Điều này có nghĩa là, ngay cả khi hợp đồng ban đầu chưa có điều khoản trọng tài, các bên vẫn có thể đưa tranh chấp ra giải quyết bằng trọng tài, miễn là giữa các bên có một thỏa thuận giải quyết tranh chấp bằng trọng tài hợp lệ.

Trong thực tế, việc xác lập một thỏa thuận giải quyết tranh chấp bằng trọng tài sau khi tranh chấp đã phát sinh thường được xem như giải pháp tối ưu trong các trường trường hợp:

• các bên vẫn còn khả năng đối thoại;
• có mong muốn tiếp tục thực hiện hợp đồng;
• giữ mối quan hệ hợp tác trong tương lai;
• muốn lựa chọn cơ chế giải quyết linh hoạt; hoặc
• muốn thời gian giải quyết tranh chấp được tối ưu hơn,…

2. Doanh nghiệp cần làm gì để trao thẩm quyền giải quyết cho trọng tài sau khi tranh chấp đã phát sinh?

Sau khi tranh chấp đã phát sinh, để tranh chấp được giải quyết bằng trọng tài, doanh nghiệp cần kiểm tra hai vấn đề sau:

• Xác định rõ tranh chấp mà doanh nghiệp đang đối mặt có phải là tranh chấp được pháp luật cho phép giải quyết bằng trọng tài hay không. Để kiểm tra nhanh, doanh nghiệp có thể tham khảo tại ĐÂY; và
• Các bên phải đồng thuận xác lập một thỏa thuận trọng tài hợp lệ, trao cho trọng tài thẩm quyền giải quyết tranh chấp này.

Do đó, nếu chỉ một bên muốn sử dụng trọng tài nhưng bên còn lại không đồng ý, doanh nghiệp sẽ không thể đơn phương đưa tranh chấp ra giải quyết bằng trọng tài mặc dù trọng tài phù hợp với tính chất của tranh chấp và mục tiêu mà doanh nghiệp hướng đến.

3. Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi xác lập thỏa thuận trọng tài sau tranh chấp?

Xác lập thỏa thuận trọng tài rõ ràng

Việc đi đến một thỏa thuận trọng tài sau khi tranh chấp đã phát sinh là trường hợp khó đạt được. Do đó, khi xác lập thỏa thuận trọng tài sau tranh chấp, doanh nghiệp cần thể hiện rõ các nội dung sau đây:

• trung tâm trọng tài có thẩm quyết tranh chấp;
• phạm vi tranh chấp được giải quyết;
• luật áp dụng cho tố tụng trọng tài và giải quyết tranh chấp;
• số lượng trọng tài viên;
• địa điểm, ngôn ngữ tố tụng trọng tài;
• thỏa thuận rõ về việc áp dụng thủ tục rút gọn (nếu có).

Một số vấn đề doanh nghiệp cần tránh để đảm bảo tính rõ ràng của thỏa thuận trọng tài:

• ghi sai tên hoặc không thể hiện rõ việc trao thẩm quyền cho trung tâm trọng tài cụ thể;
• nội dung có thể được hiểu theo nhiều cách khác nhau;
• vừa lựa chọn trọng tài vừa lựa chọn Tòa án;
• lựa chọn trung tâm trọng tài này nhưng lại chọn áp dụng quy tắc của trung tâm trọng tài khác;
• thể hiện nội dung không thống nhất,…

Doanh nghiệp cần lưu ý rằng: điều khoản trọng tài càng rõ ràng, doanh nghiệp càng tiết kiệm được nhiều thời gian giải quyết tranh chấp, hạn chế rủi ro phát sinh các tranh cãi về thẩm quyền trong tương lai.

Xác lập thỏa thuận trọng tài đảm bảo hình thức

Thỏa thuận trọng tài cần được xác lập dưới dạng văn bản hoặc các hình thức tồn tại khác được pháp luật quy định thì mới phát sinh hiệu lực trên thực tế.

Trong thực tế, khi trong hợp đồng đã ký kết chưa có điều khoản trọng tài, doanh nghiệp có thể xác lập thỏa thuận này thông qua:

• phụ lục hợp đồng;
• biên bản làm việc;
• email trao đổi;
• văn bản thỏa thuận riêng; hoặc
• các tài liệu thể hiện rõ sự thống nhất của các bên.

Hình thức xác lập thỏa thuận trọng tài bằng văn bản tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong việc chứng minh sự tồn tại của thỏa thuận giải quyết tranh chấp bằng trọng tài trên thực tế và đảm bảo tính hiệu lực của thỏa thuận này.

4. Khả năng đạt được thỏa thuận trọng tài sau khi tranh chấp phát sinh

Khi mâu thuẫn bắt đầu xuất hiện:

• tâm lý đối kháng thường cao hơn;
• lợi ích giữa các bên có thể không còn đồng nhất;
• một bên có thể không thiện chí giải quyết mâu thuẫn; hoặc
• cố tình kéo dài quá trình xử lý tranh chấp.

Lúc này, dù pháp luật vẫn cho phép các bên lựa chọn trọng tài sau khi tranh chấp phát sinh, nhưng việc đạt được sự đồng thuận ở giai đoạn này thường khó hơn rất nhiều so với thời điểm ký kết hợp đồng.

5. Doanh nghiệp nên xác lập thỏa thuận trọng tài vào giai đoạn nào?

Từ những phân tích ở trên, có thể thấy, khi tranh chấp đã phát sinh, việc thống nhất lại cơ chế giải quyết tranh chấp thường không còn dễ dàng. Trong khi đó, nếu điều khoản trọng tài đã được xác lập ngay từ thời điểm xác lập quan hệ hợp đồng sẽ giúp doanh nghiệp:

• chủ động kích hoạt trọng tài để giải quyết tranh chấp;
• tránh tranh luận về thẩm quyền;
• chủ động thiết lập kế hoạch xử lý tranh chấp;
• tiết kiệm thời gian xử lý ban đầu; và
• hạn chế rủi ro từ quá trình giải quyết tranh chấp bị kéo dài.

Việc dự liệu cơ chế giải quyết tranh chấp từ giai đoạn ký kết hợp đồng giúp doanh nghiệp chủ động hơn khi tranh chấp phát sinh, thay vì phải tìm cách đạt đồng thuận trong lúc mâu thuẫn đã bắt đầu xuất hiện.

Kết luận

Doanh nghiệp vẫn có thể lựa chọn trọng tài sau khi tranh chấp phát sinh nếu các bên đạt được sự đồng thuận. Tuy nhiên, trên thực tế, khi mâu thuẫn đã bắt đầu, việc thống nhất về cơ chế giải quyết tranh chấp thường trở nên khó khăn hơn rất nhiều.

Vì vậy, doanh nghiệp nên chủ động thiết kế điều khoản trọng tài ngay từ giai đoạn ký kết hợp đồng — khi các bên vẫn còn sự đồng thuận và thiện chí hợp tác — thay vì chờ đến khi tranh chấp phát sinh mới bắt đầu tìm kiếm cơ chế giải quyết phù hợp.

-BAN THƯ KÝ VTA-

Điều khoản trọng tài mẫu (Model Arbitration Clause) của VTA: “Mọi tranh chấp phát sinh từ hoặc liên quan đến hợp đồng này sẽ được giải quyết bằng trọng tài tại Trung tâm Trọng tài Thương nhân Việt Nam (VTA) theo Quy tắc tố tụng trọng tài của Trung tâm này”. “Any dispute arising out of or in relation with this contract shall be resolved by arbitration at the Vietnam Traders Arbitration Centre (VTA) in accordance with its Rules of Arbitration”.

Trung tâm Trọng tài Thương nhân Việt Nam (VTA) là cơ quan tổ chức, điều phối hoạt động giải quyết tranh chấp trong kinh doanh bằng trọng tài quy chế, với thẩm quyền giải quyết các tranh chấp: (i) Tranh chấp giữa các bên phát sinh từ hoạt động thương mại; (ii) tranh chấp giữa các bên trong đó có ít nhất một bên có hoạt động thương mại; (iii) tranh chấp giữa các bên mà pháp luật quy định giải quyết bằng Trọng tài.