EN
Công nghệ có thể giúp việc trao đổi tài liệu, quản lý hồ sơ và tổ chức phiên họp trọng tài thuận tiện hơn. Để những lợi ích đó trở thành hiệu quả thực tế, các bên và hội đồng trọng tài cần lựa chọn công cụ phù hợp, thống nhất cách sử dụng và dự liệu những rủi ro có thể phát sinh.
Trong chuyên mục Ấn phẩm tuyển chọn, Trung tâm Trọng tài Thương nhân Việt Nam (VTA) trân trọng giới thiệu báo cáo “Leveraging Technology for Fair, Effective and Efficient International Arbitration Proceedings”, do Ủy ban Trọng tài và ADR thuộc Phòng Thương mại Quốc tế (ICC) thực hiện, công bố tháng 2/2022.
Báo cáo cung cấp một khung tham khảo thực hành để các bên tranh chấp, luật sư và hội đồng trọng tài cân nhắc khi nào, bằng cách nào và trong điều kiện nào công nghệ có thể hỗ trợ quá trình giải quyết tranh chấp. Xuyên suốt tài liệu là yêu cầu gắn việc tiết kiệm thời gian, chi phí với tính công bằng của thủ tục và sự đối xử bình đẳng giữa các bên.
Những nội dung đáng chú ý
Đưa công nghệ vào kế hoạch quản lý vụ việc từ sớm
Báo cáo khuyến nghị các bên và hội đồng trọng tài sớm trao đổi về cách sử dụng công nghệ, chậm nhất tại phiên họp quản lý vụ việc đầu tiên. Những nội dung cần cân nhắc bao gồm nhu cầu của vụ tranh chấp, khả năng tiếp cận công cụ, chi phí, trách nhiệm phối hợp và phương án xử lý sự cố.
Cách tiếp cận này giúp việc sử dụng công nghệ trở thành một phần của kế hoạch tố tụng, với những thỏa thuận và chỉ dẫn rõ ràng để các bên cùng thực hiện.
Tổ chức việc trao đổi và quản lý hồ sơ điện tử
Tài liệu phân tích nhiều phương thức trao đổi thông tin và tài liệu, từ email, dịch vụ chia sẻ tệp đến nền tảng quản lý vụ việc trực tuyến.
Các vấn đề thực hành được đề cập khá cụ thể: cấu trúc và cách đặt tên tệp, định dạng tài liệu, tính toàn vẹn của dữ liệu, xác nhận việc gửi nhận, nhu cầu cung cấp bản giấy và yêu cầu về chữ ký. Báo cáo cũng giới thiệu cách sử dụng bộ hồ sơ điện tử có khả năng tìm kiếm và liên kết đến chứng cứ, giúp người tham gia tiếp cận tài liệu thuận tiện hơn.
Bảo đảm an ninh mạng, quyền riêng tư và tính bảo mật
Việc lưu trữ và trao đổi hồ sơ trên môi trường số đặt ra yêu cầu kiểm soát quyền truy cập, bảo vệ dữ liệu và chuẩn bị cách ứng phó khi xảy ra sự cố.
Báo cáo dành nội dung riêng cho an ninh mạng, bảo vệ dữ liệu và tính bảo mật, đặt những vấn đề này trong mối liên hệ với lựa chọn công cụ và tổ chức tố tụng. Đây là các yếu tố cần được xem xét ngay từ khi thiết kế cách làm việc giữa các bên, hội đồng trọng tài và đơn vị hỗ trợ kỹ thuật.
Chuẩn bị phiên họp trực tuyến và phiên họp kết hợp
Một phần quan trọng của báo cáo tập trung vào các phiên họp xem xét chứng cứ, bao gồm hình thức trực tuyến và kết hợp trực tiếp – trực tuyến.
Những nội dung được phân tích gồm lựa chọn hình thức phiên họp, trình chiếu chứng cứ, phiên âm theo thời gian thực, chuẩn bị cho người làm chứng, ghi âm hoặc ghi hình, kiểm tra kỹ thuật và tổ chức các kênh trao đổi riêng. Báo cáo giúp người đọc nhận diện các công việc cần chuẩn bị để công nghệ hỗ trợ việc trình bày và xem xét vụ tranh chấp một cách có trật tự, công bằng.
Các phụ lục có giá trị thực hành
Bên cạnh phần phân tích, báo cáo cung cấp năm phụ lục:
- Kết quả chính của khảo sát về sử dụng công nghệ thông tin trong trọng tài quốc tế.
- Các mẫu nội dung tố tụng liên quan đến công cụ và giải pháp công nghệ.
- Các danh mục kiểm tra để tổ chức phiên họp trực tuyến, dành cho những chủ thể tham gia và hỗ trợ phiên họp.
- Mẫu quyết định tố tụng về tổ chức phiên họp xem xét chứng cứ qua hội nghị truyền hình.
- Danh mục vấn đề cần cân nhắc khi lựa chọn nền tảng quản lý vụ việc trực tuyến.
Các mẫu và danh mục kiểm tra là nguồn tham khảo để xây dựng phương án phù hợp với từng vụ việc, có tính đến thỏa thuận của các bên, quy tắc tố tụng và pháp luật áp dụng.
Giá trị tham khảo đối với cộng đồng trọng tài Việt Nam
Đối với trọng tài viên, luật sư và đội ngũ hỗ trợ tố tụng, tài liệu cung cấp một cách tiếp cận có hệ thống để chuẩn bị hồ sơ số, tổ chức phiên họp và quản lý những vấn đề kỹ thuật có thể ảnh hưởng đến quá trình giải quyết tranh chấp.
Đối với doanh nghiệp, báo cáo giúp làm rõ những nội dung nên trao đổi với người đại diện và hội đồng trọng tài khi tham gia một vụ việc có sử dụng công nghệ: cách tiếp cận hồ sơ, bảo vệ thông tin, chuẩn bị người làm chứng và bảo đảm khả năng tham gia đầy đủ.
Báo cáo được công bố năm 2022. Khi vận dụng, người đọc cần kiểm tra lại thông tin về công cụ, dịch vụ và yêu cầu pháp lý trong bối cảnh hiện tại. Những nguyên tắc về lập kế hoạch, phối hợp và bảo đảm sự công bằng của thủ tục vẫn là các điểm tham chiếu hữu ích cho quá trình tổ chức tố tụng.
Thông tin tài liệu
- Tên gốc: Leveraging Technology for Fair, Effective and Efficient International Arbitration Proceedings.
- Đơn vị thực hiện: ICC Commission on Arbitration and ADR.
- Đơn vị phát hành: International Chamber of Commerce (ICC).
- Thời điểm công bố: Tháng 2/2022.
- Ngôn ngữ bản được giới thiệu: Tiếng Anh.
- Loại tài liệu: Báo cáo chuyên đề và tài liệu tham khảo thực hành.
Mời bạn đọc xem thông tin và tải toàn văn báo cáo từ website chính thức của ICC.
VTA tuyển chọn và giới thiệu tài liệu nhằm hỗ trợ tiếp cận nguồn tri thức và thực hành trọng tài quốc tế. Nguồn: “Leveraging Technology for Fair, Effective and Efficient International Arbitration Proceedings”, © International Chamber of Commerce (ICC), 2022. Các quan điểm và khuyến nghị trong báo cáo không có tính ràng buộc đối với Tòa Trọng tài Quốc tế ICC hoặc Trung tâm ADR Quốc tế ICC.
