EN
Có những trường hợp:
- điều khoản trọng tài được ghi trong hợp đồng nhưng không thể áp dụng;
- các bên mất thời gian tranh luận về thẩm quyền giải quyết tranh chấp; hoặc
- cuối cùng vẫn phải đưa vụ việc ra Tòa án.
Vì vậy, bên cạnh việc đưa điều khoản trọng tài vào hợp đồng, doanh nghiệp cũng cần quan tâm liệu điều khoản đó đã đáp ứng đầy đủ điều kiện để có hiệu lực hay chưa và cần kiểm tra gì để hạn chế rủi ro ngay từ giai đoạn ký kết hợp đồng.
1. Vì sao doanh nghiệp cần quan tâm đến hiệu lực của điều khoản trọng tài?
Khi tranh chấp chưa phát sinh, điều khoản trọng tài thường chỉ được nhìn nhận là một điều khoản trong hợp đồng. Tuy nhiên, khi tranh chấp đã xảy ra trên thực tế, điều khoản này trở thành cơ sở để xác định thẩm quyền giải quyết tranh chấp của trọng tài.
Nếu điều khoản trọng tài:
- vô hiệu;
- thiếu rõ ràng;
- mâu thuẫn; hoặc
- không thể thực hiện được,…
thì doanh nghiệp có thể phải đối mặt với những tranh luận kéo dài về hiệu lực của điều khoản trọng tài, về thẩm quyền giải quyết của trọng tài hoặc thậm chí mất đi quyền sử dụng cơ chế giải quyết tranh chấp mà mình đã thỏa thuận ban đầu và phải chấp nhận việc tranh chấp sẽ được giải quyết bằng cơ chế khác.
Đây cũng là lý do vì sao việc rà soát hiệu lực của điều khoản trọng tài cần được thực hiện ngay từ thời điểm ký kết hợp đồng, thay vì chờ đến khi tranh chấp xảy ra.
2. Một số trường hợp khiến thỏa thuận trọng tài có thể không được công nhận
Tranh chấp không thuộc phạm vi được giải quyết bằng trọng tài
Trọng tài có thẩm quyền giải quyết đối với hầu hết các tranh chấp phát sinh trong lĩnh vực thương mại. Tuy nhiên, trước khi xác lập điều khoản trọng tài, doanh nghiệp cần xác định tranh chấp của mình có thuộc phạm vi pháp luật cho phép giải quyết bằng trọng tài hay không.
Các tranh chấp phổ biến trên thực tế thường được giải quyết bằng trọng tài như:
- tranh chấp từ hợp đồng mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;
- tranh chấp hợp đồng tín dụng, ngân hàng;
- tranh chấp trong quan hệ phân phối, đại lý;
- tranh chấp trong lĩnh vực xây dựng, thi công;
- tranh chấp liên quan đến vận chuyển, logistics;
- tranh chấp phát sinh từ giao dịch về nhà ở và quyền sử dụng đất, như mua bán nhà, chuyển nhượng quyền sử dụng đất, quản lý và vận hành nhà chung cư;
- tranh chấp liên quan đến nghĩa vụ bảo mật thông tin, không cạnh tranh hoặc các thỏa thuận độc lập giữa doanh nghiệp và đối tác, kể cả trong quá trình hợp tác hoặc làm việc; hoặc
- tranh chấp khác mà pháp luật chuyên ngành cho phép các bên lựa chọn cơ chế trọng tài để giải quyết,…
Do đó, nếu tranh chấp không thuộc phạm vi được giải quyết bằng trọng tài theo quy định pháp luật, điều khoản trọng tài sẽ không có hiệu lực dù đã được ghi nhận trong hợp đồng.
Người xác lập không có năng lực hành vi dân sự hoặc không có thẩm quyền
Hiệu lực của điều khoản trọng tài có thể bị ảnh hưởng nếu:
(1) Người xác lập điều khoản trọng tài không có năng lực hành vi dân sự:
- người chưa thành niên;
- người mất năng lực hành vi dân sự; hoặc
- người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự.
(2) Người xác lập điều khoản trọng tài không có thẩm quyền xác lập:
- không phải là người đại diện theo pháp luật;
- không phải là người được ủy quyền hợp pháp; hoặc
- người được ủy quyền hợp pháp nhưng vượt quá phạm vi được ủy quyền.
Trong hoạt động kinh doanh, việc ủy quyền cho nhân sự cấp dưới tham gia xác lập giao dịch là điều khá phổ biến. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần xác định rõ tư cách đại diện và phạm vi ủy quyền của chủ thể đại diện để giảm thiểu tranh chấp xoay quanh vấn đề này.
Điều khoản trọng tài không đáp ứng yêu cầu về hình thức
Thỏa thuận giải quyết tranh chấp bằng trọng tài có thể tồn tại dưới dạng một điều khoản giải quyết tranh chấp trong hợp đồng hoặc bằng một thỏa thuận riêng. Bên cạnh đó, điều khoản này phải được xác lập dưới dạng văn bản hoặc các hình thức khác được pháp luật cho phép như:
- qua trao đổi giữa các bên bằng telegram, fax, telex, thư điện tử…
- thông qua trao đổi thông tin bằng văn bản giữa các bên;
- được luật sư, công chứng viên hoặc tổ chức có thẩm quyền ghi chép lại bằng văn bản;
- được dẫn chiếu từ một văn bản thể hiện thỏa thuận trọng tài như hợp đồng, chứng từ, điều lệ công ty,…
- trao đổi về đơn kiện và bản tự bảo vệ mà trong đó thể hiện sự tồn tại của sự thỏa thuận do một bên đưa ra và bên kia không phủ nhận.
Do đó, để đảm bảo tính hiệu lực của điều khoản trọng tài, doanh nghiệp cần phải xác lập điều khoản trọng tài này dưới những hình thức tuân thủ quy định của pháp luật trọng tài.
Điều khoản trọng tài không rõ ràng
Nhiều doanh nghiệp chỉ đến khi tranh chấp phát sinh mới phát hiện điều khoản trọng tài trong hợp đồng:
- không xác định rõ phạm vi giải quyết tranh chấp bằng trọng tài;
- không xác định rõ hình thức trọng tài;
- ghi sai hoặc không xác định rõ tên trung tâm trọng tài;
- quy định đồng thời nhiều cơ chế giải quyết tranh chấp; hoặc
- không quy định về địa điểm, ngôn ngữ, luật áp dụng giải quyết tranh chấp,…
Khi đó, tranh chấp đầu tiên giữa các bên có thể không phải là nội dung hợp đồng, mà là tranh luận về việc cơ chế giải quyết tranh chấp nào mới thực sự có thẩm quyền.
Đối với doanh nghiệp, điều này có thể dẫn đến:
- mất thời gian xử lý ban đầu;
- phát sinh thêm chi phí;
- kéo dài quá trình giải quyết tranh chấp; hoặc
- mất đi tính chủ động mà doanh nghiệp kỳ vọng khi lựa chọn trọng tài.
Đây cũng là lý do việc tham khảo, sử dụng điều khoản trọng tài mẫu rõ ràng, thống nhất và phù hợp với tính chất tranh chấp có ý nghĩa rất quan trọng.
3. Doanh nghiệp cần kiểm tra gì để đảm bảo hiệu lực của điều khoản trọng tài?
Trước khi ký kết hợp đồng có điều khoản trọng tài, doanh nghiệp nên rà soát một số vấn đề cơ bản sau:
Tranh chấp có thuộc phạm vi giải quyết bằng trọng tài không?
Trước khi có kế hoạch xác lập điều khoản trọng tài trong hợp đồng, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng tranh chấp phát sinh hoặc có thể phát sinh từ hợp đồng trong tương lai phải thuộc phạm vi mà pháp luật cho phép giải quyết bằng trọng tài.
Người xác lập điều khoản trọng tài có thẩm quyền không?
Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng người tham gia ký kết hợp đồng có đầy đủ thẩm quyền xác lập cả điều khoản trọng tài để tránh phát sinh những tranh luận về thẩm quyền, dẫn đến thỏa thuận trọng tài có thể đối mặt với nguy cơ bị tuyên vô hiệu.
Điều khoản trọng tài đã rõ ràng chưa?
Doanh nghiệp có thể kiểm tra nhanh các nội dung dưới đây để đảm bảo tính rõ ràng của điều khoản trọng tài. Một điều khoản trọng tài rõ ràng khi xác định rõ:
- cơ chế giải quyết tranh chấp;
- phạm vi giải quyết tranh chấp bằng trọng tài;
- trung tâm trọng tài có thẩm quyền;
- luật áp dụng cho tố tụng trọng tài và giải quyết tranh chấp;
- số lượng trọng tài viên;
- địa điểm, ngôn ngữ tố tụng trọng tài;
- thỏa thuận rõ về việc áp dụng thủ tục rút gọn (nếu có).
4. Vì sao doanh nghiệp nên rà soát hiệu lực của điều khoản trọng tài ngay từ giai đoạn ký kết?
Trong thực tế, khi tranh chấp đã phát sinh, việc sửa đổi hoặc thống nhất lại điều khoản trọng tài gần như không còn dễ dàng.
Lúc này, chỉ một lỗi nhỏ trong điều khoản cũng có thể khiến doanh nghiệp:
- mất tính chủ động;
- phát sinh thêm thời gian và chi phí; hoặc
- không thể sử dụng trọng tài như dự kiến.
Hiệu quả của điều khoản trọng tài không nằm ở việc được thể hiện trong hợp đồng, mà nằm ở khả năng được công nhận và áp dụng thực tế khi tranh chấp phát sinh.
Kết luận
Trên thực tế, điều khoản trọng tài thường chỉ chiếm vài dòng trong hợp đồng, nhưng lại có thể quyết định khả năng sử dụng trọng tài để giải quyết tranh chấp trong tương lai.
Vì vậy, bên cạnh các điều khoản thương mại, doanh nghiệp cũng cần dành sự quan tâm tương xứng cho việc thiết kế và rà soát thỏa thuận trọng tài ngay từ thời điểm ký kết hợp đồng. Đây không chỉ là vấn đề kỹ thuật pháp lý, mà còn là một phần của quản trị hợp đồng và bảo vệ tính chủ động của doanh nghiệp khi tranh chấp phát sinh.
– BAN THƯ KÝ VTA –
Điều khoản trọng tài mẫu (Model Arbitration Clause) của VTA: “Mọi tranh chấp phát sinh từ hoặc liên quan đến hợp đồng này sẽ được giải quyết bằng trọng tài tại Trung tâm Trọng tài Thương nhân Việt Nam (VTA) theo Quy tắc tố tụng trọng tài của Trung tâm này”. “Any dispute arising out of or in relation with this contract shall be resolved by arbitration at the Vietnam Traders Arbitration Centre (VTA) in accordance with its Rules of Arbitration”.
Trung tâm Trọng tài Thương nhân Việt Nam (VTA) là cơ quan tổ chức, điều phối hoạt động giải quyết tranh chấp trong kinh doanh bằng trọng tài quy chế, với thẩm quyền giải quyết các tranh chấp: (i) Tranh chấp giữa các bên phát sinh từ hoạt động thương mại; (ii) tranh chấp giữa các bên trong đó có ít nhất một bên có hoạt động thương mại; (iii) tranh chấp giữa các bên mà pháp luật quy định giải quyết bằng Trọng tài.
