EN
Trong nhiều trường hợp, khó khăn lớn nhất của một vụ tranh chấp không nằm ở việc xác định ai đúng ai sai, mà nằm ở việc bên nào có thể chứng minh được điều mình trình bày. Chính vì vậy, trong tố tụng trọng tài thương mại, chứng cứ luôn đóng vai trò đặc biệt quan trọng đối với khả năng bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp.
1. Chứng cứ trong trọng tài là gì?
Theo Luật Trọng tài thương mại, các bên có trách nhiệm cung cấp chứng cứ để chứng minh cho các yêu cầu và lập luận của mình. Có thể hiểu một cách đơn giản, chứng cứ là những tài liệu, dữ liệu hoặc thông tin được sử dụng để giúp Hội đồng trọng tài xác định các tình tiết của vụ việc, đánh giá yêu cầu của các bên và đưa ra phán quyết giải quyết tranh chấp.
Trong thực tiễn kinh doanh, chứng cứ đôi khi được hình thành xuyên suốt trong quá trình giao kết và thực hiện hợp đồng, dễ tìm thấy nhất là các hợp đồng, phụ lục hợp đồng hay các hóa đơn, chứng từ thanh toán, biên bản giao nhận, email trao đổi hoặc dữ liệu điện tử được lưu trữ trên các hệ thống quản trị doanh nghiệp.
Nói cách khác, phần lớn chứng cứ quan trọng không được tạo ra khi tranh chấp phát sinh mà đã xuất hiện trong quá trình hoạt động kinh doanh.
2 Ai có nghĩa vụ cung cấp chứng cứ và chứng minh?
Một nguyên tắc quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý là bên nào đưa ra yêu cầu hoặc lập luận thì bên đó có trách nhiệm chứng minh cho yêu cầu hoặc lập luận đó. Đây là nguyên tắc được áp dụng phổ biến trong tố tụng trọng tài thương mại. Trong một số trường hợp, Hội đồng trọng tài có thể yêu cầu các bên hoặc người làm chứng cung cấp thêm tài liệu, thông tin để làm rõ vụ việc.
Ví dụ: Doanh nghiệp yêu cầu bên đối lập thanh toán thì phải chứng minh được nghĩa vụ thanh toán của bên còn lại, doanh nghiệp yêu cầu bồi thường thiệt hại thì cần chứng minh thiệt hại thực tế và mối quan hệ giữa hành vi vi phạm với thiệt hại đó, hay doanh nghiệp yêu cầu phạt vi phạm hợp đồng thì cần chứng minh có tồn tại thỏa thuận phạt vi phạm và hành vi vi phạm đã xảy ra.
Trong thực tiễn, nhiều doanh nghiệp cho rằng Hội đồng trọng tài sẽ tự xác minh hoặc tự thu thập chứng cứ thay cho các bên. Tuy nhiên, trách nhiệm chứng minh chủ yếu vẫn thuộc về chính các bên tham gia tranh chấp.
3. Vì sao chứng cứ có thể quyết định kết quả giải quyết vụ tranh chấp?
Là cơ sở để chứng minh yêu cầu của doanh nghiệp
Dù doanh nghiệp yêu cầu thanh toán, yêu cầu thực hiện hợp đồng, phạt vi phạm hay bồi thường thiệt hại thì các yêu cầu đó đều cần được chứng minh bằng chứng cứ phù hợp.
Nếu không có căn cứ chứng minh, Hội đồng trọng tài sẽ gặp khó khăn trong việc làm rõ vấn đề, xem xét và ban hành phán quyết chấp nhận các yêu cầu của doanh nghiệp, ngay cả khi trên thực tế doanh nghiệp có thể là bên bị thiệt hại.
Giúp làm rõ diễn biến thực tế của vụ việc
Trong nhiều tranh chấp thương mại, các bên thường có cách hiểu khác nhau về cùng một sự kiện. Có bên cho rằng hàng hóa đã được giao đầy đủ, bên còn lại lại cho rằng nghĩa vụ chưa hoàn thành. Có bên cho rằng đã thông báo vi phạm hợp đồng, trong khi bên kia phủ nhận việc nhận được thông báo.
Khi đó, chứng cứ đóng vai trò “tái hiện lại” quá trình giao dịch và giúp Hội đồng trọng tài đánh giá đúng bản chất thực sự của vụ việc.
Tạo lợi thế trong quá trình giải quyết tranh chấp
Trong thực tiễn trọng tài, bên có hệ thống hồ sơ đầy đủ và được chuẩn bị tốt thường có lợi thế đáng kể trong việc trình bày và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của mình. Ngược lại, việc thiếu chứng cứ có thể khiến doanh nghiệp gặp bất lợi ngay từ đầu quá trình tố tụng, dù doanh nghiệp cho rằng yêu cầu của mình là có cơ sở.
4. Doanh nghiệp nên chuẩn bị những loại chứng cứ nào?
Nhóm chứng cứ liên quan đến hợp đồng
Đây thường là nhóm chứng cứ quan trọng nhất, là cơ sở vững chắc cho việc đưa ra các yêu cầu của doanh nghiệp. Doanh nghiệp nên lưu giữ đầy đủ:
- Hợp đồng chính;
- Phụ lục hợp đồng;
- Các thỏa thuận sửa đổi, bổ sung;
- Tài liệu dẫn chiếu liên quan; và
- Điều khoản trọng tài và các thỏa thuận giải quyết tranh chấp,..
Nhóm chứng cứ liên quan đến yêu cầu thanh toán công nợ
Bao gồm:
- Hóa đơn;
- Chứng từ chuyển khoản;
- Sao kê ngân hàng;
- Biên bản xác nhận công nợ;
- Biên bản đối chiếu công nợ định kỳ.
Nhóm chứng cứ về quá trình thực hiện hợp đồng
Các tài liệu như:
- Biên bản giao nhận;
- Biên bản nghiệm thu;
- Phiếu xuất nhập kho;
- Chứng từ vận chuyển;
- Báo cáo tiến độ; và
- Tài liệu xác nhận hoàn thành công việc,…
Đây là các tài liệu phục vụ cho việc chứng minh các bên đã thực hiện nghĩa vụ hợp đồng trên thực tế như thế nào, xác định được vi phạm xảy ra từ giai đoạn nào, lỗi xuất phát từ bên nào.
Nhóm chứng cứ điện tử
Trong bối cảnh chuyển đổi số, đây là nhóm chứng cứ ngày càng quan trọng. Ví dụ:
- Email trao đổi;
- Dữ liệu trên hệ thống ERP;
- Dữ liệu phần mềm quản trị;
- Nhật ký giao dịch điện tử;
- Chữ ký điện tử;
- Dữ liệu máy chủ;
- Lịch sử giao dịch trên các nền tảng trực tuyến.
Nhiều tranh chấp hiện nay được giải quyết dựa trên các dữ liệu điện tử nhiều hơn là hồ sơ giấy truyền thống.
Nhóm chứng cứ về liên quan đến việc chứng minh thiệt hại
Đây là nhóm tài liệu mà doanh nghiệp thường thiếu nhất. Trong khi đó, muốn yêu cầu bồi thường thiệt hại, doanh nghiệp thường cần chứng minh:
- Thiệt hại thực tế đã phát sinh;
- Khoản lợi nhuận bị mất;
- Chi phí khắc phục thiệt hại; và
- Các khoản chi phí hợp lý khác liên quan đến hành vi vi phạm.
Không ít trường hợp doanh nghiệp chứng minh được đối tác vi phạm hợp đồng nhưng vẫn không được chấp nhận toàn bộ yêu cầu bồi thường do không chứng minh được mức thiệt hại mà mình phải chịu trên thực tế.
5. Những sai lầm doanh nghiệp thường gặp khi quản lý chứng cứ
Trong thực tiễn, nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc cung cấp các chứng cứ để chứng minh cho yêu cầu của mình vì các sai lầm xuất phát từ công tác lưu trữ, quản lý chứng cứ. Một số sai lầm phổ biến bao gồm:
- Chỉ lưu hợp đồng nhưng không lưu quá trình thực hiện hợp đồng;
- Trao đổi công việc qua email hoặc ứng dụng nhắn tin nhưng không có cơ chế lưu trữ;
- Không đối chiếu công nợ định kỳ;
- Không lưu hồ sơ điện tử tập trung;
- Để hồ sơ phụ thuộc hoàn toàn vào một cá nhân phụ trách; và
- Chỉ bắt đầu thu thập chứng cứ khi tranh chấp đã phát sinh.
Những thiếu sót này có thể làm giảm đáng kể khả năng chứng minh của doanh nghiệp trong quá trình giải quyết tranh chấp.
6. Hội đồng trọng tài có giúp doanh nghiệp thu thập chứng cứ không?
Đây là câu hỏi nhiều doanh nghiệp thường đặt ra. Trong một số trường hợp, Hội đồng trọng tài có thể hỗ trợ các bên thông qua việc yêu cầu cung cấp tài liệu hoặc phối hợp với Tòa án để thực hiện một số hoạt động hỗ trợ tố tụng theo quy định của pháp luật. Tuy nhiên, điều này không làm thay đổi nguyên tắc cơ bản rằng trách nhiệm chứng minh trước hết vẫn thuộc về các bên.
Do đó, doanh nghiệp không nên kỳ vọng rằng những tài liệu còn thiếu sẽ được tự động bổ sung trong quá trình tố tụng. Việc chủ động chuẩn bị hồ sơ chứng cứ đầy đủ ngay từ đầu vẫn là yếu tố có ý nghĩa quyết định.
Checklist doanh nghiệp nên rà soát trước khi khởi kiện trọng tài
Trước khi có kế hoạch bắt đầu một vụ trọng tài, doanh nghiệp có thể tự kiểm tra:
- Đã có đầy đủ hợp đồng và phụ lục liên quan chưa?
- Có chứng cứ giao hàng, nghiệm thu hoặc hoàn thành công việc không?
- Có chứng từ thanh toán hoặc đối chiếu công nợ không?
- Có email hoặc văn bản xác nhận nghĩa vụ của bên còn lại không?
- Có tài liệu chứng minh thiệt hại phát sinh không?
- Dữ liệu điện tử đã được sao lưu đầy đủ chưa?
- Có tài liệu quan trọng nào đang nằm ở nhân sự đã nghỉ việc không?
- Hồ sơ có đủ để chứng minh từng yêu cầu mà doanh nghiệp dự định đưa ra hay không?
Kết luận
Trong hoạt động giải quyết tranh chấp tại trọng tài, kết quả giải quyết tranh chấp không chỉ phụ thuộc vào quy định pháp luật hay nội dung hợp đồng, mà còn phụ thuộc đáng kể vào khả năng chứng minh của các bên.
Vì vậy, quản lý, lưu trữ và thu thập chứng cứ không nên được xem là công việc chỉ được thực hiện khi tranh chấp đã phát sinh, mà cần trở thành một phần trong hệ thống quản trị rủi ro pháp lý của doanh nghiệp, ngay từ quá trình giao kết và thực hiện hợp đồng.
Một hệ thống quản lý và lưu trữ hồ sơ hiệu quả hôm nay có thể trở thành một trong những yếu tố quan trọng nhất giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình khi tranh chấp phát sinh trong tương lai.
– BAN THƯ KÝ VTA –
Điều khoản trọng tài mẫu (Model Arbitration Clause) của VTA: “Mọi tranh chấp phát sinh từ hoặc liên quan đến hợp đồng này sẽ được giải quyết bằng trọng tài tại Trung tâm Trọng tài Thương nhân Việt Nam (VTA) theo Quy tắc tố tụng trọng tài của Trung tâm này”. “Any dispute arising out of or in relation with this contract shall be resolved by arbitration at the Vietnam Traders Arbitration Centre (VTA) in accordance with its Rules of Arbitration”.
Trung tâm Trọng tài Thương nhân Việt Nam (VTA) là cơ quan tổ chức, điều phối hoạt động giải quyết tranh chấp trong kinh doanh bằng trọng tài quy chế, với thẩm quyền giải quyết các tranh chấp: (i) Tranh chấp giữa các bên phát sinh từ hoạt động thương mại; (ii) tranh chấp giữa các bên trong đó có ít nhất một bên có hoạt động thương mại; (iii) tranh chấp giữa các bên mà pháp luật quy định giải quyết bằng Trọng tài.
