EN
Topic: Doanh nghiệp có thể chuyển từ “giải quyết tranh chấp” sang “phòng ngừa tranh chấp” nhờ AI hay không?
_____________
Trong một số trường hợp, bộ phận kinh doanh không đặc biệt quan tâm đến nội dung này, bộ phận pháp chế chỉ kiểm tra ở giai đoạn cuối, còn người có thẩm quyền ký hợp đồng mặc nhiên cho rằng đây là vấn đề đã được xử lý về mặt pháp lý.
Kết quả cuối cùng vẫn là một hợp đồng có thỏa thuận trọng tài. Nhưng nếu không ai chủ động đánh giá cơ chế này có phù hợp với giao dịch hay không, rất khó nói rằng doanh nghiệp đã thực sự đưa ra một quyết định lựa chọn trọng tài.
Vấn đề vì vậy không chỉ nằm ở câu hỏi doanh nghiệp có lựa chọn trọng tài hay không. Câu hỏi cần được đặt sớm hơn là: ai đã đưa ra lựa chọn đó, lựa chọn được hình thành vào thời điểm nào và dựa trên những căn cứ nào?
Điều khoản có thể tồn tại mà không có một quyết định rõ ràng
Trọng tài được hình thành trên cơ sở sự thỏa thuận của các bên. Theo Luật Trọng tài thương mại năm 2010, thỏa thuận trọng tài có thể được xác lập dưới dạng điều khoản trọng tài trong hợp đồng hoặc một thỏa thuận riêng. Luật Trọng tài thương mại năm 2010.
Tuy nhiên, việc một điều khoản xuất hiện trong hợp đồng không tự cho biết quá trình dẫn đến sự xuất hiện đó.
Trong thực tế quản trị hợp đồng, điều khoản giải quyết tranh chấp có thể đi vào văn bản theo nhiều cách khác nhau. Có doanh nghiệp sử dụng một mẫu hợp đồng thống nhất và giữ nguyên điều khoản trọng tài cho hầu hết giao dịch. Có trường hợp bộ phận kinh doanh tiếp nhận dự thảo từ đối tác, tập trung đàm phán giá, tiến độ, tiêu chuẩn hàng hóa hoặc trách nhiệm thanh toán, trong khi điều khoản giải quyết tranh chấp được giữ nguyên. Cũng có trường hợp luật sư đề xuất sử dụng trọng tài nhưng lựa chọn này không được trao đổi đầy đủ với đội ngũ sẽ quản lý và thực hiện hợp đồng.
Trong những tình huống đó, điều khoản trọng tài vẫn có thể có hiệu lực. Nhưng sự hiện diện của nó có thể phản ánh một thói quen soạn thảo, một lựa chọn mặc định hoặc sự chấp nhận thụ động nhiều hơn là một quyết định có chủ đích.
Điểm phân biệt nằm ở quá trình ra quyết định. Một lựa chọn có chủ đích đòi hỏi doanh nghiệp phải xem xét sự phù hợp của cơ chế này, có thông tin cần thiết để đánh giá và xác định được người chịu trách nhiệm đối với lựa chọn đó.
Nếu toàn bộ quá trình chỉ dừng ở việc “điều khoản này vẫn thường được dùng” hoặc “luật sư đã kiểm tra rồi”, doanh nghiệp có thể đã chấp nhận điều khoản nhưng chưa chắc đã đưa ra một lựa chọn có hiểu biết.
Ai đang nắm giữ quyết định?
Trong một doanh nghiệp, việc lựa chọn cơ chế giải quyết tranh chấp hiếm khi thuộc hoàn toàn về một cá nhân hoặc một bộ phận. Nó thường nằm ở điểm giao giữa quyết định kinh doanh và đánh giá pháp lý.
Bộ phận kinh doanh hiểu mục tiêu giao dịch, vị thế đàm phán, quan hệ với đối tác và những cam kết thực tế mà doanh nghiệp phải thực hiện. Bộ phận vận hành nhận diện những điểm có khả năng phát sinh bất đồng trong quá trình cung ứng, nghiệm thu hoặc thanh toán. Bộ phận tài chính có thể đánh giá quy mô rủi ro và khả năng dành nguồn lực cho một tranh chấp. Pháp chế hoặc luật sư bên ngoài hiểu cấu trúc pháp lý của điều khoản, đặc điểm của các cơ chế giải quyết tranh chấp và những hệ quả có thể phát sinh khi cơ chế đó được sử dụng.
Lãnh đạo doanh nghiệp là người cân đối những góc nhìn đó với lợi ích tổng thể của giao dịch.
Vấn đề xuất hiện khi mỗi chủ thể chỉ xử lý phần việc của mình mà không có ai chịu trách nhiệm kết nối chúng.
Bộ phận kinh doanh có thể cho rằng lựa chọn trọng tài là việc của pháp chế. Pháp chế lại chỉ được yêu cầu rà soát hiệu lực và các vấn đề pháp lý của điều khoản. Luật sư bên ngoài không được cung cấp đầy đủ thông tin về giao dịch. Người phê duyệt cuối cùng nhìn thấy hợp đồng đã hoàn thiện nhưng không nhìn thấy những cân nhắc đứng sau lựa chọn cơ chế giải quyết tranh chấp.
Khi ấy, nhiều người đã tham gia vào hợp đồng nhưng không có ai thực sự làm chủ quyết định.
Doanh nghiệp vì vậy cần phân biệt ít nhất ba vai trò:
- Người cung cấp thông tin về giao dịch và rủi ro có thể phát sinh.
- Người đánh giá các phương án giải quyết tranh chấp.
- Người có thẩm quyền quyết định hoặc phê duyệt lựa chọn cuối cùng.
Ba vai trò này có thể do những cá nhân khác nhau đảm nhiệm. Điều quan trọng không phải là giao toàn bộ trách nhiệm cho một bộ phận, mà là xác định rõ ai có trách nhiệm khởi động quá trình đánh giá và bảo đảm quyết định được đưa ra trên cơ sở đủ thông tin.
Khoảng cách giữa người ký hợp đồng và người xử lý tranh chấp
Một trong những điểm yếu thường gặp trong quản trị hợp đồng là khoảng cách giữa đội ngũ hình thành giao dịch và đội ngũ xử lý tranh chấp khi giao dịch không diễn ra như dự kiến.
Ở thời điểm đàm phán, ưu tiên tự nhiên của doanh nghiệp là hoàn tất giao dịch. Các bên dành nhiều thời gian cho những nội dung ảnh hưởng trực tiếp đến lợi ích trước mắt như giá, chất lượng, tiến độ, trách nhiệm cung cấp, điều kiện thanh toán và giới hạn trách nhiệm.
Trong khi đó, điều khoản giải quyết tranh chấp chỉ thực sự được kiểm nghiệm khi bất đồng phát sinh. Đến thời điểm ấy, những người trực tiếp xử lý vụ việc có thể không phải là những người từng đàm phán và ký hợp đồng.
Khi tranh chấp phát sinh, đội ngũ xử lý vụ việc phải làm việc với một cơ chế đã được lựa chọn từ trước. Những điểm chưa phù hợp có thể chỉ được nhận ra khi doanh nghiệp thực sự phải sử dụng cơ chế đó, trong khi khả năng thay đổi thường đã rất hạn chế.
Vì vậy, việc lựa chọn cơ chế giải quyết tranh chấp cần có sự kết nối giữa người hiểu giao dịch và người hiểu cách tranh chấp sẽ được xử lý.
Pháp chế tham gia khi nào mới thực sự có ý nghĩa?
Việc một hợp đồng được pháp chế hoặc luật sư rà soát không đồng nghĩa với việc cơ chế giải quyết tranh chấp đã được đánh giá đầy đủ.
Nếu pháp chế chỉ nhận được dự thảo khi các nội dung thương mại gần như đã chốt, thời gian ký kết đã được xác định và đối tác không còn sẵn sàng mở lại đàm phán, phạm vi can thiệp trên thực tế sẽ rất hạn chế. Khi đó, việc rà soát thường tập trung vào hiệu lực, tính rõ ràng, nhất quán và những vấn đề pháp lý có thể nhận diện từ điều khoản.
Đó là công việc cần thiết, nhưng chưa trả lời được cơ chế giải quyết tranh chấp có phù hợp với giao dịch hay không.
Để đánh giá sự phù hợp, pháp chế cần biết nhiều hơn về giao dịch:
- Nghĩa vụ nào có khả năng phát sinh tranh chấp?
- Giá trị và mức độ phức tạp của tranh chấp có thể ở mức nào?
- Hợp đồng có liên quan đến nhiều bên hoặc nhiều thỏa thuận khác hay không?
- Doanh nghiệp có yêu cầu đặc biệt về bảo mật, thời gian giải quyết hoặc chuyên môn của người giải quyết tranh chấp không?
- Phán quyết có thể cần được công nhận, thi hành ở đâu?
Những thông tin này khó có thể được suy ra chỉ bằng cách đọc điều khoản ở cuối hợp đồng. Chúng đòi hỏi sự trao đổi với bộ phận kinh doanh, vận hành, tài chính và những người hiểu cấu trúc giao dịch.
Bởi vậy, vấn đề không đơn giản là pháp chế cần tham gia “sớm hơn” theo nghĩa thời gian. Pháp chế cần tham gia ở thời điểm doanh nghiệp vẫn còn khả năng lựa chọn, không chỉ để kiểm tra điều khoản mà còn để đánh giá cơ chế giải quyết tranh chấp trong bối cảnh cụ thể của giao dịch.
Đây là quyết định pháp lý hay quyết định kinh doanh?
Việc lựa chọn trọng tài thường được xem là một vấn đề pháp lý vì nó được thể hiện trong hợp đồng và liên quan đến cơ chế giải quyết tranh chấp. Nhưng hệ quả của lựa chọn này vượt ra ngoài phạm vi pháp lý.
Một cơ chế giải quyết tranh chấp có thể ảnh hưởng đến chi phí, thời gian, khả năng thu hồi công nợ, việc bảo vệ thông tin kinh doanh và nguồn lực mà doanh nghiệp phải dành cho tranh chấp. Với giao dịch quốc tế, lựa chọn còn liên quan đến địa điểm trọng tài, ngôn ngữ, luật áp dụng và nơi phán quyết có thể cần được công nhận, thi hành.
Đây đều là những vấn đề có ý nghĩa trực tiếp đối với doanh nghiệp.
Vì vậy, lựa chọn trọng tài không nên được hiểu là quyết định pháp lý thay cho quyết định kinh doanh, cũng không phải quyết định kinh doanh có thể được đưa ra mà thiếu đánh giá pháp lý. Đó là một quyết định quản trị rủi ro cần sự kết hợp của cả hai.
Không phải hợp đồng nào cũng cần cùng một mức độ xem xét. Một hợp đồng có giá trị nhỏ, cấu trúc đơn giản và được thực hiện hoàn toàn trong nước có thể không cần quy trình đánh giá giống một giao dịch dài hạn, có nhiều bên hoặc có yếu tố xuyên biên giới.
Doanh nghiệp có thể sử dụng các điều khoản chuẩn cho từng nhóm giao dịch, đồng thời xác định những trường hợp cần được xem xét riêng.
Một quy trình phù hợp không nhất thiết phải phức tạp
Làm chủ quyết định không có nghĩa mọi hợp đồng đều phải trải qua một quy trình pháp lý kéo dài hoặc được phân tích như một tranh chấp đã xảy ra. Điều doanh nghiệp cần trước hết là có một bước đánh giá có chủ đích trước khi cơ chế giải quyết tranh chấp được chấp thuận.
Ở mức cơ bản, doanh nghiệp có thể đặt ra một số câu hỏi:
- Bộ phận nào có trách nhiệm đề xuất hoặc rà soát cơ chế giải quyết tranh chấp?
- Những nhóm hợp đồng nào có thể sử dụng điều khoản chuẩn?
- Khi nào bộ phận pháp chế hoặc luật sư cần tham gia?
- Những trường hợp nào cần được đánh giá riêng?
- Ai có thẩm quyền chấp thuận lựa chọn cuối cùng?
Quy trình chỉ có ý nghĩa nếu bảo đảm lựa chọn được xem xét bởi đúng người và trên cơ sở những thông tin cần thiết.
Đối với hợp đồng thông thường, việc đánh giá có thể chỉ cần một bộ tiêu chí ngắn. Đối với giao dịch phức tạp, doanh nghiệp có thể cần ý kiến chuyên môn sâu hơn. Cách tiếp cận dựa trên mức độ rủi ro sẽ thực tế hơn việc áp dụng cùng một quy trình cho mọi trường hợp.
Điều quan trọng là doanh nghiệp có thể trả lời được: lựa chọn này do ai đề xuất, dựa trên thông tin nào và ai đã chấp thuận?
Từ một điều khoản hợp lệ đến một quyết định có chủ đích
Trọng tài được hình thành trên cơ sở sự thỏa thuận của các bên. Nhưng việc doanh nghiệp chấp nhận một thỏa thuận trọng tài chưa tự nó cho thấy doanh nghiệp đã thực sự làm chủ lựa chọn đó.
Trước khi đi đến những câu hỏi như lựa chọn tổ chức trọng tài, số lượng trọng tài viên, ngôn ngữ hay địa điểm trọng tài, doanh nghiệp cần xác định lựa chọn đó được hình thành như thế nào.
Một điều khoản trọng tài có thể được viết rất rõ ràng nhưng vẫn chưa chắc là kết quả của một lựa chọn có chủ đích. Ngược lại, sau khi đánh giá đầy đủ, doanh nghiệp có thể lựa chọn một phương thức giải quyết tranh chấp khác và đó vẫn là một quyết định có chủ đích.
Vì vậy, câu hỏi đầu tiên không nên là “điều khoản trọng tài cần viết thế nào?”. Trước khi đi đến câu hỏi đó, doanh nghiệp cần xác định một vấn đề cơ bản hơn:
Nếu trong doanh nghiệp không có ai thực sự chịu trách nhiệm đánh giá và đưa ra quyết định về cơ chế giải quyết tranh chấp, liệu có thể nói doanh nghiệp đã chủ động lựa chọn trọng tài hay không?
