Khi doanh nghiệp chọn trọng tài, họ đang chọn điều gì?

Bài này là bài đầu tiên trong Chủ đề kiến thức: Hiểu đúng về trọng tài

Trong một cuộc đàm phán hợp đồng, các bên thường dành nhiều thời gian cho giá, phạm vi công việc, tiêu chuẩn chất lượng, tiến độ giao hàng, bảo hành và thanh toán. Đến gần cuối dự thảo, một điều khoản ngắn xuất hiện: “Mọi tranh chấp phát sinh từ hoặc liên quan đến hợp đồng này sẽ được giải quyết bằng trọng tài.”

Đối với nhiều doanh nghiệp, đây chỉ là một trong những điều khoản “pháp lý” cần có để hoàn tất hợp đồng. Nếu hai bên đang hợp tác thuận lợi, khả năng xảy ra tranh chấp dường như còn xa. Người đàm phán có thể giữ nguyên câu chữ từ một hợp đồng cũ, chấp nhận mẫu do đối tác gửi hoặc giao hoàn toàn cho bộ phận pháp chế xử lý.

Nhưng nếu tranh chấp thực sự phát sinh, chính dòng chữ từng được đọc rất nhanh ấy có thể trở thành một trong những phần quan trọng nhất của hợp đồng.

Nó có thể quyết định doanh nghiệp sẽ đưa yêu cầu của mình đến đâu, ai sẽ xem xét tranh chấp, quá trình giải quyết được tổ chức theo cơ chế nào, kết quả cuối cùng có hình thức gì và doanh nghiệp phải làm gì để biến kết quả đó thành giá trị thực tế.

Vì vậy, khi chọn trọng tài, doanh nghiệp không chỉ chọn một tên gọi thay cho Tòa án. Doanh nghiệp đang lựa chọn trước kiến trúc giải quyết tranh chấp sẽ được kích hoạt nếu quan hệ hợp đồng đổ vỡ.

Một lựa chọn được thực hiện trước khi biết tranh chấp sẽ là gì

Điều đặc biệt của điều khoản giải quyết tranh chấp là nó thường được thỏa thuận khi chưa có tranh chấp.

Ở thời điểm ký hợp đồng, hai bên còn đang hướng tới một kết quả chung. Họ có thể chưa biết bất đồng tương lai sẽ liên quan đến chất lượng hàng hóa, chậm tiến độ, thay đổi phạm vi công việc, thanh toán, chấm dứt hợp đồng hay trách nhiệm bồi thường. Họ cũng chưa biết bên nào sẽ là bên đưa ra yêu cầu và tài sản cần thi hành sau này sẽ nằm ở đâu.

Tuy nhiên, họ đã có thể quyết định con đường sẽ sử dụng khi bất đồng không còn được giải quyết bằng thương lượng.

Theo pháp luật Việt Nam, trọng tài thương mại là phương thức giải quyết tranh chấp do các bên thỏa thuận. Tranh chấp được giải quyết bằng trọng tài khi có thỏa thuận trọng tài; thỏa thuận này có thể được lập trước hoặc sau khi tranh chấp phát sinh. Nếu các bên đã có thỏa thuận trọng tài mà một bên vẫn khởi kiện tại Tòa án, Tòa án phải từ chối thụ lý, trừ trường hợp thỏa thuận vô hiệu hoặc không thể thực hiện được. Nói cách khác, sự lựa chọn được ghi nhận trong hợp đồng không chỉ thể hiện một mong muốn chung chung; trong những điều kiện luật định, nó có thể làm thay đổi con đường pháp lý mà các bên được sử dụng khi tranh chấp xảy ra. Văn bản hợp nhất Luật Trọng tài thương mại

Đó là lý do điều khoản trọng tài cần được nhìn như một quyết định quản trị rủi ro được đưa ra từ trước, chứ không phải một thủ tục chỉ cần quan tâm sau khi rủi ro đã xảy ra.

Chọn trọng tài trước hết là chọn con đường giải quyết tranh chấp

Hãy hình dung một doanh nghiệp Việt Nam ký hợp đồng cung cấp thiết bị với đối tác. Nếu hợp đồng không có thỏa thuận trọng tài phù hợp, một tranh chấp thuộc thẩm quyền của Tòa án về nguyên tắc sẽ được giải quyết trong hệ thống Tòa án. Nếu các bên có thỏa thuận trọng tài có hiệu lực và có thể thực hiện được, tranh chấp thuộc phạm vi thỏa thuận sẽ được đưa ra trọng tài.

Sự khác biệt đầu tiên vì vậy không nằm ở việc phòng họp được đặt tại đâu hay phiên làm việc được tổ chức trực tiếp hay trực tuyến. Sự khác biệt đầu tiên nằm ở cơ chế có quyền phân xử.

Trong trọng tài, tranh chấp được xem xét bởi một Hội đồng Trọng tài gồm một hoặc nhiều trọng tài viên. Hội đồng này không phải là một cấp Tòa án và trọng tài viên không phải thẩm phán. Tuy nhiên, họ không chỉ đưa ra lời khuyên hoặc hỗ trợ hai bên thương lượng. Họ thực hiện chức năng phân xử và đưa ra phán quyết giải quyết tranh chấp.

Điều này cũng giúp phân biệt trọng tài với hòa giải. Trong hòa giải, kết quả về nguyên tắc vẫn do các bên quyết định và chấp nhận. Trong trọng tài, nếu quá trình đi đến phán quyết, kết quả được Hội đồng Trọng tài quyết định trong phạm vi thẩm quyền của mình.

Như vậy, chọn trọng tài là chấp nhận rằng nếu tranh chấp không được giải quyết bằng thỏa thuận, một chủ thể phân xử ngoài hệ thống Tòa án sẽ có quyền đưa ra quyết định ràng buộc các bên theo cơ chế pháp luật công nhận.

Một lựa chọn kéo theo nhiều lựa chọn khác

Câu “giải quyết bằng trọng tài” mới chỉ xác định hướng đi chung. Để cơ chế đó vận hành thuận lợi, doanh nghiệp còn phải đối diện với nhiều lựa chọn có liên quan.

1. Trọng tài được tổ chức theo hình thức nào?

Pháp luật Việt Nam ghi nhận trọng tài quy chế và trọng tài vụ việc. Với trọng tài quy chế, vụ tranh chấp được giải quyết tại một trung tâm trọng tài theo quy tắc của trung tâm đó. Với trọng tài vụ việc, Hội đồng Trọng tài được thành lập cho vụ tranh chấp cụ thể và trình tự, thủ tục phụ thuộc nhiều hơn vào thỏa thuận của các bên cùng khuôn khổ pháp luật áp dụng.

Đây không đơn thuần là hai cách gọi. Mỗi hình thức đặt ra một cách tổ chức, mức độ hỗ trợ hành chính và yêu cầu chuẩn bị khác nhau.

2. Tổ chức và quy tắc nào sẽ được sử dụng?

Nếu chọn trọng tài quy chế, việc xác định đúng tổ chức trọng tài có ý nghĩa quan trọng. Quy tắc tố tụng của tổ chức được lựa chọn sẽ cung cấp nhiều cơ chế mặc định cho quá trình giải quyết: từ nộp đơn, thành lập Hội đồng Trọng tài, trao đổi tài liệu cho đến quản lý các bước tố tụng và chi phí trọng tài.

Vì vậy, việc chỉ ghi chung chung “giải quyết bằng trọng tài” có thể chưa phản ánh đầy đủ quyết định mà doanh nghiệp thực sự cần đưa ra. Tên tổ chức, quy tắc áp dụng và tính khả thi của điều khoản cần được xem xét trong mối liên hệ với nhau.

3. Ai sẽ phân xử tranh chấp?

Một đặc điểm đáng chú ý của trọng tài là các bên có mức độ tham gia nhất định vào việc hình thành Hội đồng Trọng tài. Tùy thỏa thuận và quy tắc áp dụng, vụ việc có thể được giải quyết bởi một trọng tài viên hoặc một hội đồng gồm nhiều trọng tài viên; các bên có thể trực tiếp lựa chọn hoặc tham gia vào quá trình lựa chọn người phân xử.

Điều này mở ra khả năng lựa chọn người có kinh nghiệm pháp lý, thương mại hoặc chuyên môn phù hợp với loại tranh chấp. Đồng thời, nó cũng đặt lên doanh nghiệp trách nhiệm phải hiểu mình đang cần phẩm chất, kinh nghiệm và năng lực nào ở người đưa ra quyết định.

4. Quá trình sẽ được tổ chức trong khuôn khổ nào?

Địa điểm giải quyết tranh chấp, ngôn ngữ, luật áp dụng và các thỏa thuận về thủ tục đều có thể ảnh hưởng đáng kể đến cách vụ việc được tiến hành. Đối với giao dịch có yếu tố nước ngoài, các vấn đề này càng không nên được xem là những chi tiết có thể để lại đến khi tranh chấp phát sinh.

Chẳng hạn, lựa chọn ngôn ngữ có thể ảnh hưởng đến tài liệu cần dịch, người tham gia và chi phí. Lựa chọn địa điểm có thể kéo theo những hệ quả pháp lý và thực tiễn. Lựa chọn luật áp dụng ảnh hưởng trực tiếp đến cơ sở đánh giá quyền và nghĩa vụ của các bên.

Bài viết này chưa đi vào cách đưa ra từng lựa chọn. Điều cần nhận thấy ở bước đầu là: một câu trả lời “có chọn trọng tài” chưa đủ thay thế cho toàn bộ những quyết định nằm bên trong cơ chế trọng tài.

5. Kết quả cuối cùng có ý nghĩa gì?

Quá trình trọng tài hướng đến phán quyết của Hội đồng Trọng tài. Theo pháp luật Việt Nam, phán quyết trọng tài là chung thẩm. Điều đó tạo nên một khác biệt quan trọng so với hệ thống xét xử nhiều cấp, nhưng không nên được hiểu giản đơn rằng phán quyết nằm ngoài mọi hình thức giám sát pháp lý. Pháp luật vẫn quy định những cơ chế giới hạn liên quan đến hủy, công nhận hoặc thi hành phán quyết trong các trường hợp tương ứng. Luật Trọng tài thương mại – các nguyên tắc và điều kiện giải quyết tranh chấp

Với doanh nghiệp, câu hỏi cuối cùng không chỉ là “mình có thắng hay không”, mà còn là “kết quả đó có thể được thực hiện ở đâu và bằng cách nào”. Nếu tài sản của bên kia nằm tại một quốc gia khác, khả năng công nhận và thi hành phán quyết có thể trở thành yếu tố cần được cân nhắc ngay từ khi thiết kế điều khoản giải quyết tranh chấp.

Doanh nghiệp còn đang chọn cách mình phải chuẩn bị cho tranh chấp

Một điều khoản trọng tài không chỉ tác động khi doanh nghiệp nộp đơn khởi kiện hoặc nhận được đơn kiện. Nó còn ảnh hưởng đến cách doanh nghiệp nên quản trị hợp đồng từ trước đó.

Khi đã lựa chọn một cơ chế có thể kết thúc bằng phán quyết ràng buộc, doanh nghiệp cần hình thành khả năng chứng minh những gì đã xảy ra trong quá trình thực hiện hợp đồng. Điều này liên quan trực tiếp đến:

cách ghi nhận và phê duyệt thay đổi phạm vi công việc;
việc lưu giữ hợp đồng, phụ lục, thư điện tử, biên bản và chứng từ;
phân định thẩm quyền giữa các cá nhân tham gia dự án;
cách ghi nhận chậm trễ, vi phạm, khiếu nại và yêu cầu khắc phục;
sự phối hợp giữa bộ phận kinh doanh, dự án, tài chính, pháp chế và lãnh đạo;
thời điểm doanh nghiệp cần tìm kiếm tư vấn chuyên môn.

Nếu doanh nghiệp chỉ mở lại điều khoản trọng tài sau khi tranh chấp đã trở nên nghiêm trọng, nhiều lựa chọn quan trọng có thể không còn dễ sửa đổi. Tài liệu có thể đã thất lạc, trao đổi quan trọng có thể chỉ diễn ra bằng lời nói, người phụ trách cũ có thể đã rời công ty và thời hạn pháp lý có thể đang tiếp tục trôi qua.

Vì vậy, chọn trọng tài cũng đồng nghĩa doanh nghiệp cần nhìn quản trị hợp đồng như một phần của năng lực quản trị tranh chấp.

Chọn trọng tài không đồng nghĩa chọn sẵn mọi ưu điểm thường được nhắc đến

Trọng tài thường được giới thiệu bằng những đặc điểm như linh hoạt, không công khai, chuyên môn, nhanh chóng và thuận lợi cho thi hành xuyên biên giới. Đây có thể là những lý do quan trọng để doanh nghiệp cân nhắc. Nhưng không nên biến chúng thành những lời hứa tuyệt đối.

Một vụ trọng tài không mặc nhiên nhanh chỉ vì được giải quyết ngoài Tòa án. Thời gian còn phụ thuộc vào độ phức tạp của tranh chấp, số lượng tài liệu, hành vi tố tụng của các bên, việc thành lập Hội đồng Trọng tài và cách quá trình được quản lý.

Trọng tài cũng không mặc nhiên rẻ hơn. Doanh nghiệp có thể phải trả phí tổ chức trọng tài, thù lao trọng tài viên, chi phí luật sư, chuyên gia, phiên họp, dịch thuật và những khoản liên quan khác. Với một số vụ việc, khả năng quản lý linh hoạt có thể giúp tiết kiệm nguồn lực; với những vụ việc khác, tổng chi phí vẫn có thể rất đáng kể.

Pháp luật Việt Nam quy định việc giải quyết tranh chấp bằng trọng tài được tiến hành không công khai, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác. Tuy nhiên, “không công khai” không nên tự động được đồng nhất với một nghĩa vụ bảo mật tuyệt đối cho mọi chủ thể, mọi tài liệu và mọi thủ tục liên quan. Mức độ bảo mật thực tế còn cần được xem xét theo luật, quy tắc và thỏa thuận áp dụng.

Tương tự, phán quyết chung thẩm giúp tránh một cơ chế kháng cáo nội dung theo nhiều cấp xét xử, nhưng chính đặc điểm này cũng đòi hỏi doanh nghiệp thận trọng hơn khi lựa chọn cơ chế, người phân xử và cách tổ chức vụ việc.

Nói cách khác, doanh nghiệp không nên hỏi: “Trọng tài có tốt hơn Tòa án không?” như một câu hỏi chung cho mọi trường hợp. Câu hỏi hữu ích hơn là:

“Đối với giao dịch, đối tác, loại rủi ro và mục tiêu thi hành cụ thể này, trọng tài có phải là cơ chế phù hợp hơn không; nếu có, cần thiết kế sự lựa chọn ấy như thế nào?”

Bảy câu hỏi tối thiểu trước khi ký

Doanh nghiệp không nhất thiết phải tự mình giải quyết toàn bộ các vấn đề pháp lý về trọng tài. Nhưng trước khi chấp nhận một điều khoản, người tham gia quyết định ít nhất cần biết điều gì còn phải được làm rõ.

1. Vì sao giao dịch này cần trọng tài?

Lý do có thể đến từ tính chất xuyên biên giới, yêu cầu về người phân xử có chuyên môn, mức độ riêng tư, tính linh hoạt hoặc khả năng thi hành. Nếu doanh nghiệp không xác định được lý do, điều khoản có nguy cơ chỉ là sự sao chép từ một hợp đồng khác.

2. Những tranh chấp nào sẽ thuộc phạm vi điều khoản?

Điều khoản cần phản ánh đúng quan hệ và nhóm tranh chấp mà các bên muốn đưa ra trọng tài. Phạm vi quá hẹp, không rõ hoặc không phù hợp có thể phát sinh tranh luận ngay tại “cửa vào” của quá trình giải quyết.

3. Các bên đang chọn trọng tài quy chế hay trọng tài vụ việc?

Nếu chọn trọng tài quy chế, cần xác định đúng tổ chức. Nếu chọn trọng tài vụ việc, cần hiểu rõ mức độ chủ động và trách nhiệm tổ chức mà hình thức này đặt ra.

4. Ai sẽ phân xử và Hội đồng Trọng tài có bao nhiêu người?

Số lượng trọng tài viên có thể ảnh hưởng đến chi phí, thời gian và cách ra quyết định. Tiêu chí lựa chọn người phân xử cũng cần phù hợp với tính chất dự kiến của tranh chấp.

5. Địa điểm, ngôn ngữ và luật áp dụng đã được xem xét chưa?

Đây không phải những chi tiết trang trí. Chúng có thể ảnh hưởng đến khuôn khổ pháp lý, khả năng tham gia, tài liệu, chi phí và chiến lược giải quyết tranh chấp.

6. Doanh nghiệp có đủ nguồn lực để sử dụng cơ chế đã chọn không?

Nguồn lực ở đây gồm ngân sách, nhân sự, hồ sơ, khả năng phối hợp nội bộ và khả năng tiếp cận luật sư hoặc chuyên gia khi cần thiết.

7. Nếu có phán quyết, doanh nghiệp dự kiến thi hành ở đâu?

Nơi có tài sản và khả năng thi hành là phần không thể tách rời khỏi giá trị thực tế của cơ chế giải quyết tranh chấp. Một phán quyết chỉ thực sự có ý nghĩa kinh doanh khi kết quả có thể được tôn trọng hoặc thi hành.

Bảy câu hỏi trên chưa phải là checklist đầy đủ để soạn thỏa thuận trọng tài. Chúng chỉ giúp doanh nghiệp dừng lại đúng lúc và nhận ra rằng việc chấp nhận một dòng trong hợp đồng có thể kéo theo nhiều quyết định pháp lý và vận hành khác.

Từ một dòng trong hợp đồng đến một kiến trúc giải quyết tranh chấp

Khi lựa chọn trọng tài, doanh nghiệp đang lựa chọn nhiều hơn một “nơi” để gửi đơn. Doanh nghiệp đang lựa chọn:

một con đường giải quyết tranh chấp thay cho việc mặc nhiên đi theo con đường Tòa án;
một cơ chế trong đó Hội đồng Trọng tài có quyền phân xử;
một mức độ tự chủ nhất định trong việc định hình người phân xử và quá trình;
một phán quyết có tính ràng buộc và chung thẩm;
một cách chuẩn bị nguồn lực, hồ sơ và chiến lược thi hành;
đồng thời, một tập hợp hệ quả cần được hiểu trước khi ký hợp đồng.

Điều khoản trọng tài vì thế không nên được xem là phần kết thúc mang tính kỹ thuật của hợp đồng. Nó là một quyết định về cách doanh nghiệp sẽ bảo vệ quyền và lợi ích của mình nếu quan hệ thương mại không diễn ra như dự kiến.

Nhưng một câu hỏi vẫn còn ở phía trước: điều gì thực sự làm cho cơ chế này trở thành trọng tài thương mại, thay vì hòa giải, giám định, ý kiến chuyên gia hay một hình thức phân xử khác?

Bài tiếp theo: Trọng tài thương mại thực chất là gì?

Tài liệu tham khảo pháp lý chính

Lưu ý: Bài viết cung cấp kiến thức nền tảng, không thay thế tư vấn pháp lý cho một hợp đồng hoặc tranh chấp cụ thể.