Doanh nghiệp nên thiết kế cơ chế trọng tài phù hợp như thế nào?

Bài này là bài 7 trong Chủ đề kiến thức: Quyền tự định đoạt của các bên trong trọng tài

________

Sau sáu bài học, có thể thấy quyền tự định đoạt cho phép các bên lựa chọn rất nhiều yếu tố của trọng tài. Nhưng biết mình có quyền chọn chưa đồng nghĩa biết nên chọn điều gì.

Đây là khoảng cách giữa hiểu cơ chế và thiết kế cơ chế.

Khi ký hợp đồng, doanh nghiệp thường chưa biết tranh chấp có xảy ra hay không. Nếu xảy ra, cũng chưa biết bên nào sẽ khởi kiện, yêu cầu có giá trị bao nhiêu, chứng cứ nằm ở đâu, cần chuyên gia lĩnh vực nào hay tài sản của bên còn lại đặt tại quốc gia nào. Trong bối cảnh thiếu thông tin như vậy, cố gắng quy định trước mọi chi tiết không phải lúc nào cũng là sự chuẩn bị tốt.

Mục tiêu hợp lý hơn là tạo ra một kiến trúc có ba phẩm chất:

• đủ rõ để cơ chế có thể được kích hoạt mà không phát sinh tranh luận không cần thiết;
• đủ phù hợp với đặc điểm và mức độ rủi ro của giao dịch;
• đủ linh hoạt để Quy tắc tố tụng và Hội đồng Trọng tài có thể xử lý những vấn đề chỉ trở nên rõ ràng sau khi tranh chấp phát sinh.

Vì vậy, câu hỏi của bài cuối không phải là “điều khoản trọng tài nên dài bao nhiêu?”, mà là:

Doanh nghiệp nên chủ động quyết định vấn đề nào, dựa trên căn cứ nào và nên để lại không gian cho cơ chế vận hành ở đâu?

1. “Phù hợp” quan trọng hơn “chi tiết” như thế nào?

Một cơ chế trọng tài không thể được đánh giá trong trạng thái tách rời. Cùng một lựa chọn có thể hợp lý với giao dịch này nhưng không tương xứng với giao dịch khác.

Ví dụ:

• Hội đồng ba trọng tài viên có thể phù hợp với tranh chấp lớn, phức tạp và có nhiều vấn đề chuyên môn; nhưng có thể tạo chi phí không tương xứng với một yêu cầu đơn giản.
• Một trọng tài viên duy nhất có thể giúp quy trình gọn hơn; nhưng mức độ phụ thuộc vào một người phân xử cũng cao hơn.
• Sử dụng hai ngôn ngữ có thể tạo thuận lợi cho các bên đến từ hai quốc gia; nhưng có thể làm tăng đáng kể thời gian dịch thuật, chi phí và nguy cơ khác biệt giữa các phiên bản.
• Quy định lịch trình rất ngắn có thể thể hiện mong muốn giải quyết nhanh; nhưng trở nên thiếu thực tế nếu chứng cứ nằm trong nhiều hệ thống hoặc cần giám định phức tạp.
• Một cơ chế xuất trình tài liệu rộng có thể hữu ích khi thông tin chủ yếu do bên kia nắm giữ; nhưng không cần thiết đối với tranh chấp dựa trên một số chứng từ giao nhận rõ ràng.

Do đó, “phù hợp” không đồng nghĩa “đơn giản nhất”, “nhanh nhất” hoặc “rẻ nhất”. Nó là mức cân bằng giữa:

1. giá trị và tính chất tranh chấp có thể phát sinh;
2. mức độ phức tạp của chứng cứ và pháp lý;
3. nhu cầu về chất lượng phân xử;
4. thời gian và chi phí có thể chấp nhận;
5. khả năng vận hành của doanh nghiệp;
6. độ bền pháp lý và khả năng thi hành của phán quyết.

Một điều khoản chi tiết chỉ có giá trị nếu từng chi tiết phục vụ một nhu cầu có thể giải thích được. Nếu không, độ dài có thể chỉ che giấu sự thiếu nhất quán.

2. Vì sao phải bắt đầu từ hồ sơ tranh chấp có thể xảy ra?

Doanh nghiệp thường bắt đầu bằng việc tìm một mẫu điều khoản rồi thay tên các bên. Cách làm này thuận tiện, nhưng đảo ngược trình tự hợp lý.

Nên bắt đầu bằng một hồ sơ tranh chấp có thể xảy ra. Đây không phải dự đoán chính xác tương lai, mà là cách mô tả những đặc điểm có khả năng ảnh hưởng đến cơ chế giải quyết.

Hồ sơ có thể được hình thành từ các câu hỏi:

• Tranh chấp nhiều khả năng phát sinh ở nghĩa vụ nào?
• Giá trị tranh chấp có thể khác bao nhiêu so với giá trị toàn bộ hợp đồng?
• Chứng cứ chủ yếu là hợp đồng, hóa đơn và thư điện tử hay còn có dữ liệu kỹ thuật, phần mềm, mẫu vật và hiện trường?
• Có cần duy trì quan hệ thương mại trong khi tranh chấp diễn ra không?
• Có bao nhiêu bên, bao nhiêu hợp đồng và bao nhiêu tầng nhà thầu hoặc công ty liên quan?
• Bên kia và tài sản của họ ở đâu?
• Có dữ liệu cá nhân, bí mật kinh doanh hoặc thông tin chịu quy định chuyên ngành không?
• Nếu cần biện pháp khẩn cấp, loại tài sản hoặc hành vi nào phải được bảo vệ?
• Doanh nghiệp có đội ngũ pháp chế và hệ thống lưu trữ đủ để quản lý một vụ việc phức tạp không?

Kết quả không cần là một báo cáo dài. Một bảng đánh giá một trang cũng có thể đủ để cho thấy giao dịch thuộc nhóm nào:

Hồ sơ này giúp doanh nghiệp tránh hai thái cực: sao chép một điều khoản quá sơ sài hoặc đưa toàn bộ những gì từng thấy trong các hợp đồng khác vào cùng một cơ chế.

3. Giá trị và tính chất giao dịch ảnh hưởng đến thiết kế ra sao?

Giá trị giao dịch là yếu tố dễ thấy nhưng không nên được sử dụng đơn độc.

Một hợp đồng có giá trị lớn chưa chắc tạo ra tranh chấp phức tạp. Ngược lại, một hợp đồng có giá trị không quá lớn vẫn có thể liên quan đến quyền sở hữu trí tuệ, dữ liệu, uy tín hoặc khả năng tiếp tục kinh doanh — những lợi ích khó phản ánh đầy đủ bằng số tiền yêu cầu.

Doanh nghiệp nên phân biệt:

• giá trị hợp đồng;
• giá trị tranh chấp có thể phát sinh;
• giá trị chiến lược của quan hệ;
• hậu quả gián tiếp nếu tranh chấp không được xử lý phù hợp.

Các yếu tố này ảnh hưởng trực tiếp đến lựa chọn về số lượng trọng tài viên, mức độ chuyên môn cần thiết, khả năng áp dụng thủ tục rút gọn và mức chi phí có thể chấp nhận.

Theo Quy tắc VTA, vụ tranh chấp được giải quyết bởi một hoặc ba trọng tài viên; nếu các bên không thỏa thuận giải quyết bởi trọng tài viên duy nhất thì Hội đồng gồm ba trọng tài viên. Đây là một ví dụ điển hình về hậu quả của việc không lựa chọn. Im lặng không tạo ra khoảng trống; Quy tắc sẽ cung cấp phương án mặc định.

Vì vậy, nếu doanh nghiệp cho rằng tranh chấp dự kiến không cần Hội đồng ba người, vấn đề số lượng trọng tài viên nên được cân nhắc ngay từ hợp đồng. Nhưng cũng không nên mặc định chọn một người cho mọi giao dịch chỉ để giảm chi phí. Cần xem xét:

• quy mô và mức độ phức tạp;
• số lượng vấn đề pháp lý và kỹ thuật;
• mức độ quan trọng của chất lượng thảo luận tập thể;
• yêu cầu về thời gian;
• khả năng chi trả;
• mức độ chấp nhận rủi ro khi quyết định phụ thuộc vào một người phân xử.

Không có con số chung phù hợp cho mọi doanh nghiệp. Điều hữu ích hơn là xây dựng ngưỡng nội bộ theo loại giao dịch và mức rủi ro, sau đó cho phép điều chỉnh khi có yếu tố đặc biệt.

4. Yếu tố trong nước hay xuyên biên giới làm thay đổi điều gì?

Trong giao dịch trong nước, nhiều lựa chọn được đặt trong một hệ thống pháp luật, một ngôn ngữ và một không gian thi hành tương đối quen thuộc. Giao dịch xuyên biên giới tạo thêm nhiều lớp quyết định.

4.1. Địa điểm trọng tài

Địa điểm trọng tài không chỉ là nơi thuận tiện để họp. Nó kết nối quá trình với hệ thống pháp luật tại nơi trọng tài được tiến hành và có thể ảnh hưởng đến vai trò hỗ trợ, giám sát của Tòa án cũng như quốc tịch pháp lý của phán quyết.

Theo Quy tắc VTA, địa điểm trọng tài do các bên thỏa thuận; nếu không có thỏa thuận, Hội đồng quyết định địa điểm phù hợp. Hội đồng vẫn có thể tổ chức phiên họp ở nơi khác nếu phù hợp, trừ khi các bên có thỏa thuận khác.

Doanh nghiệp vì thế cần phân biệt lựa chọn pháp lý về địa điểm trọng tài với quyết định vận hành về nơi tổ chức một phiên họp cụ thể.

4.2. Ngôn ngữ

Trong tranh chấp có yếu tố nước ngoài hoặc có ít nhất một bên là doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, Quy tắc VTA cho phép các bên thỏa thuận ngôn ngữ; nếu không có thỏa thuận, Hội đồng quyết định dựa trên các yếu tố liên quan, bao gồm ngôn ngữ của hợp đồng.

Lựa chọn ngôn ngữ nên dựa trên:

• ngôn ngữ của hợp đồng và tài liệu chính;
• khả năng làm việc của đội ngũ nội bộ;
• ngôn ngữ của nhân chứng và chuyên gia;
• nhu cầu dịch thuật;
• khả năng lựa chọn luật sư và trọng tài viên;
• chi phí do sử dụng một hay nhiều ngôn ngữ.

4.3. Luật áp dụng

Luật điều chỉnh nội dung hợp đồng, luật điều chỉnh thỏa thuận trọng tài và pháp luật tại địa điểm trọng tài có thể thực hiện những chức năng khác nhau. Việc sử dụng một cụm từ chung chung như “hợp đồng được điều chỉnh bởi pháp luật X” không phải lúc nào cũng giải quyết toàn bộ các lớp này.

Đối với tranh chấp có yếu tố nước ngoài, Luật Trọng tài thương mại và Quy tắc VTA ghi nhận quyền lựa chọn pháp luật áp dụng để giải quyết tranh chấp; nếu các bên không lựa chọn, Hội đồng quyết định pháp luật phù hợp theo khuôn khổ áp dụng.

4.4. Nơi có tài sản

Một phán quyết chỉ thực sự tạo ra kết quả kinh tế khi có thể được tự nguyện hoặc cưỡng chế thi hành. Nếu tài sản của đối tác nằm tại nhiều quốc gia, doanh nghiệp cần xem xét từ đầu:

• phán quyết có thể phải được công nhận ở đâu;
• quốc gia đó có cơ chế công nhận phán quyết trọng tài như thế nào;
• thỏa thuận, thông báo và thủ tục dự kiến có tạo rủi ro ở giai đoạn thi hành không;
• có cần biện pháp khẩn cấp đối với tài sản ở một nơi khác địa điểm trọng tài không.

Đây là lý do giao dịch xuyên biên giới không nên sử dụng điều khoản mẫu mà không kiểm tra mối liên hệ giữa địa điểm trọng tài, luật áp dụng, ngôn ngữ và chiến lược thi hành.

5. Mức độ phức tạp kỹ thuật có quyết định cơ chế không?

Tranh chấp xây dựng, năng lượng, công nghệ, tài chính, logistics hoặc sở hữu trí tuệ có thể chứa những vấn đề chuyên môn mà người phân xử cần hiểu để đánh giá chứng cứ. Nhưng “có yếu tố kỹ thuật” không tự động dẫn đến việc phải quy định trọng tài viên là chuyên gia của ngành.

Doanh nghiệp nên đặt ba câu hỏi.

Vấn đề kỹ thuật là trung tâm hay chỉ là bối cảnh?

Nếu tranh chấp chủ yếu là chậm thanh toán và chứng từ đã rõ, kiến thức kỹ thuật sâu có thể không phải tiêu chí hàng đầu. Nếu kết quả phụ thuộc vào nguyên nhân hỏng hóc, tiêu chuẩn thiết kế hoặc mô hình tính toán, chuyên môn ngành có thể quan trọng hơn.

Chuyên môn cần nằm ở trọng tài viên hay chuyên gia?

Một trọng tài viên cần có khả năng quản lý tố tụng, đánh giá chứng cứ và lập phán quyết. Chuyên gia có thể cung cấp phân tích sâu về vấn đề kỹ thuật. Hai vai trò không hoàn toàn thay thế nhau.

Quy tắc VTA cho phép Hội đồng tự mình hoặc theo yêu cầu của các bên trưng cầu giám định, định giá và tham vấn chuyên gia. Vì vậy, không nhất thiết phải khóa điều khoản vào một mô tả chuyên môn quá hẹp nếu nhu cầu có thể được xử lý hiệu quả bằng cơ chế chuyên gia khi tranh chấp hình thành.

Tiêu chuẩn có làm thu hẹp quá mức nguồn ứng viên không?

Một điều khoản yêu cầu trọng tài viên phải đồng thời có số năm kinh nghiệm rất dài, bằng cấp cụ thể, quốc tịch nhất định, khả năng sử dụng nhiều ngôn ngữ và chưa từng làm việc cho toàn ngành có thể khiến việc lựa chọn gần như không thể.

Tiêu chuẩn tốt cần đủ để định hướng chất lượng nhưng không biến quá trình thành cuộc tìm kiếm một ứng viên hầu như không tồn tại.

6. Nhiều bên và nhiều hợp đồng tạo ra những yêu cầu nào?

Một dự án có thể bao gồm hợp đồng chính, hợp đồng cung cấp, hợp đồng bảo lãnh, hợp đồng dịch vụ kỹ thuật và nhiều phụ lục. Nếu mỗi văn bản sử dụng một điều khoản giải quyết tranh chấp khác nhau, cùng một sự kiện có thể tạo ra nhiều thủ tục song song.

Rủi ro thường xuất hiện khi:

• hợp đồng này chọn trọng tài nhưng hợp đồng liên quan chọn Tòa án;
• các hợp đồng cùng chọn trọng tài nhưng chọn các tổ chức khác nhau;
• địa điểm, ngôn ngữ hoặc số lượng trọng tài viên không thống nhất;
• phạm vi điều khoản trong một hợp đồng rộng nhưng hợp đồng khác quá hẹp;
• cơ chế chỉ định không phù hợp với cấu trúc nhiều nguyên đơn hoặc nhiều bị đơn;
• một chủ thể quan trọng của dự án không bị ràng buộc bởi thỏa thuận trọng tài.

Quy tắc VTA cho phép các yêu cầu phát sinh từ hoặc liên quan đến nhiều hợp đồng được gộp trong một đơn khởi kiện trong những điều kiện của Quy tắc; các bên cũng có thể thỏa thuận gộp nhiều vụ tranh chấp, còn Trung tâm quyết định sau khi cân nhắc yếu tố liên quan.

Tuy nhiên, khả năng xử lý nhiều hợp đồng về sau không nên được xem là lý do để bỏ qua tính tương thích khi soạn hợp đồng. Doanh nghiệp cần lập một bản đồ hợp đồng:

1. những hợp đồng nào thuộc cùng một giao dịch hoặc dự án;
2. chủ thể nào ký từng hợp đồng;
3. loại tranh chấp nào có thể chồng lấn;
4. điều khoản giải quyết tranh chấp có tương thích không;
5. nếu phải tiến hành riêng, nguy cơ kết quả mâu thuẫn là gì.

Với giao dịch nhiều bên, việc thiết kế điều khoản không còn là công việc trên từng hợp đồng riêng lẻ. Nó là thiết kế kiến trúc giải quyết tranh chấp cho toàn bộ quan hệ.

7. Doanh nghiệp thực sự ưu tiên thời gian, chi phí hay bảo mật?

Hầu hết doanh nghiệp đều nói mình muốn cơ chế nhanh, tiết kiệm và bảo mật. Nhưng ba mục tiêu này không phải lúc nào cũng đạt tối đa đồng thời.

Thời gian

Giải quyết nhanh có thể đòi hỏi:

• Hội đồng gọn hơn;
• lịch trình tập trung;
• giới hạn số vòng trình bày;
• kiểm soát phạm vi chứng cứ;
• sử dụng họp trực tuyến;
• áp dụng thủ tục rút gọn khi phù hợp.

Nhưng thời gian quá ngắn có thể làm giảm khả năng chuẩn bị, đặc biệt với tranh chấp có nhiều dữ liệu, nhân chứng hoặc chuyên gia.

Chi phí

Chi phí không chỉ gồm phí trọng tài. Cần nhìn cả:

• chi phí luật sư;
• thời gian của nhân sự nội bộ;
• dịch thuật;
• chuyên gia, giám định và định giá;
• quản lý dữ liệu;
• đi lại và tổ chức phiên họp;
• chi phí cơ hội do tranh chấp kéo dài.

Một thủ tục cắt giảm phí ban đầu nhưng gây ra tranh luận về cách vận hành có thể làm tổng chi phí cao hơn.

Bảo mật

Quy tắc VTA xác định việc giải quyết tranh chấp không công khai, trừ khi các bên có thỏa thuận khác. Tuy nhiên, một giao dịch chứa bí mật kinh doanh, dữ liệu cá nhân hoặc nghĩa vụ bảo mật với người thứ ba có thể cần cơ chế chi tiết hơn về quyền truy cập, lưu trữ, sử dụng và tiêu hủy tài liệu.

Các chi tiết đó thường chỉ có thể được thiết kế tốt sau khi biết loại dữ liệu thực sự xuất hiện. Vì vậy, hợp đồng có thể xác lập nghĩa vụ bảo mật nền tảng, còn quy trình bảo vệ cụ thể được thỏa thuận hoặc quyết định khi vụ việc bắt đầu.

Doanh nghiệp nên xếp hạng mục tiêu thay vì chỉ liệt kê. Chẳng hạn:

Bảo vệ bí mật công nghệ là điều kiện bắt buộc; chất lượng phân xử quan trọng hơn tốc độ; chi phí cần được kiểm soát nhưng không phải tiêu chí quyết định duy nhất.

Một thứ tự ưu tiên rõ giúp giải quyết các đánh đổi khi lựa chọn cơ chế.

8. Năng lực quản lý vụ việc của doanh nghiệp có ý nghĩa gì?

Cùng một thủ tục có thể vận hành tốt với doanh nghiệp này nhưng tạo áp lực lớn cho doanh nghiệp khác.

Khả năng thực tế phụ thuộc vào:

• có bộ phận pháp chế nội bộ hay không;
• hợp đồng và thư từ có được lưu trữ tập trung không;
• dữ liệu có thể truy xuất theo thời gian, dự án và người phụ trách không;
• doanh nghiệp có quy trình bảo toàn chứng cứ khi tranh chấp xuất hiện không;
• người có kiến thức về giao dịch còn làm việc hay đã rời tổ chức;
• có thể huy động chuyên gia kỹ thuật và ngân sách pháp lý nhanh đến đâu;
• ai có thẩm quyền quyết định chiến lược, hòa giải hoặc dàn xếp.

Nếu doanh nghiệp không có hệ thống lưu trữ tốt, một lịch xuất trình chứng cứ rất ngắn có thể bất lợi cho chính mình. Nếu quyết định nội bộ phải đi qua nhiều cấp, cơ chế thương lượng nhiều tầng với thời hạn cứng có thể hết hạn trước khi doanh nghiệp kịp phản hồi.

Thiết kế cơ chế vì thế không chỉ là đánh giá đối tác và giao dịch. Nó còn là sự đánh giá trung thực về năng lực của chính doanh nghiệp.

9. Nội dung nào cần quy định rõ ngay trong hợp đồng?

Nhóm thứ nhất gồm những lựa chọn nếu để mơ hồ có thể làm phát sinh tranh luận về chính con đường giải quyết tranh chấp.

9.1. Ý chí lựa chọn trọng tài

Điều khoản phải thể hiện rõ các bên chọn trọng tài để giải quyết tranh chấp. Cách diễn đạt vừa nhắc đến trọng tài vừa mở một con đường không rõ ràng đến Tòa án có thể tạo xung đột.

9.2. Phạm vi tranh chấp

Cần xác định điều khoản áp dụng cho loại tranh chấp nào: phát sinh từ, liên quan đến, việc thực hiện, vi phạm, chấm dứt hay hiệu lực của hợp đồng. Phạm vi quá hẹp có thể chia một bất đồng thành nhiều thủ tục.

9.3. Tổ chức trọng tài

Nếu chọn trọng tài tại trung tâm, tên tổ chức phải chính xác và có thể xác định được. Khi chọn VTA, điều khoản cần thể hiện rõ Trung tâm Trọng tài Thương nhân Việt Nam (VTA) để tránh nhầm lẫn hoặc tranh luận về tổ chức được lựa chọn.

Việc chọn tổ chức đồng thời kết nối vụ việc với Quy tắc tố tụng của tổ chức đó. Doanh nghiệp không cần sao chép toàn bộ Quy tắc vào hợp đồng.

9.4. Sự tương thích trong cấu trúc nhiều hợp đồng

Nếu giao dịch có nhiều văn bản, những lựa chọn nền tảng phải được rà soát trên toàn bộ hệ thống, không chỉ trong hợp đồng chính.

Đây là lớp tối thiểu. Nếu bốn vấn đề này không rõ, những lựa chọn tinh vi hơn về thời hạn hoặc chứng cứ cũng khó phát huy giá trị.

10. Nội dung nào nên cân nhắc nhưng không phải lúc nào cũng cần ghi?

Nhóm thứ hai gồm những quyết định có thể tạo giá trị lớn trong một số giao dịch nhưng không cần thiết phải được quy định giống nhau trong mọi hợp đồng.

Các nội dung này nên được lựa chọn từ hồ sơ giao dịch, không phải vì chúng thường xuất hiện trong một mẫu điều khoản dài.

11. Nội dung nào nên để Quy tắc VTA hoặc Hội đồng Trọng tài xử lý?

Nhóm thứ ba gồm những vấn đề phụ thuộc mạnh vào hình dạng thực tế của tranh chấp. Quy định cứng từ nhiều năm trước thường không mang lại nhiều lợi ích.

Thông thường, doanh nghiệp có thể cân nhắc để lại cho Quy tắc hoặc giai đoạn quản lý vụ việc:

• lịch nộp từng bản trình bày;
• số vòng trao đổi lập luận;
• định dạng, mã hóa và phương thức trao đổi tài liệu;
• phạm vi yêu cầu xuất trình chứng cứ;
• cách lấy lời khai nhân chứng;
• việc sử dụng chuyên gia của mỗi bên hay chuyên gia do Hội đồng tham vấn;
• tổ chức phiên họp trực tiếp, trực tuyến hoặc kết hợp;
• thời lượng phiên họp;
• cơ chế xử lý tài liệu mật;
• việc cho phép nộp tài liệu bổ sung ở giai đoạn nào;
• phương án kỹ thuật dự phòng cho phiên họp trực tuyến.

Quy tắc VTA đã cung cấp khung cho việc gửi tài liệu, thời hạn, thu thập chứng cứ, chuyên gia, phiên họp, địa điểm, ngôn ngữ, hòa giải, chi phí và nhiều tình huống khác. Hội đồng Trọng tài có thẩm quyền quản lý vụ việc trong khuôn khổ đó, đồng thời phải bảo đảm công bằng và hiệu quả.

Để lại một vấn đề cho Quy tắc không có nghĩa doanh nghiệp từ bỏ quyền kiểm soát. Các bên vẫn có thể thỏa thuận hoặc đề xuất khi đã biết:

• yêu cầu thực tế là gì;
• mỗi bên cần bao nhiêu thời gian;
• chứng cứ có cấu trúc ra sao;
• nhân chứng và chuyên gia ở đâu;
• hình thức phiên họp nào thực sự phù hợp.

Đây là quyền tự định đoạt theo thời điểm: không nhất thiết phải sử dụng mọi quyền lựa chọn tại ngày ký hợp đồng.

12. Thiết kế thiếu và thiết kế quá mức thường biểu hiện như thế nào?

12.1. Thiết kế thiếu

Các biểu hiện thường gặp gồm:

• chỉ ghi “tranh chấp giải quyết bằng trọng tài” nhưng không xác định tổ chức trong khi ý chí là trọng tài tại trung tâm;
• ghi sai hoặc không đầy đủ tên tổ chức trọng tài;
• vừa chọn trọng tài vừa trao thẩm quyền chung cho Tòa án mà không phân định chức năng;
• phạm vi điều khoản quá hẹp;
• các hợp đồng trong cùng dự án sử dụng những điều khoản không tương thích;
• không cân nhắc số lượng trọng tài viên dù phương án mặc định tạo chi phí khác đáng kể;
• giao dịch xuyên biên giới nhưng không kiểm tra luật, địa điểm, ngôn ngữ và nơi có tài sản.

Hệ quả của thiết kế thiếu không phải lúc nào cũng làm điều khoản vô hiệu. Nhưng nó có thể buộc các bên tiêu tốn thời gian và chi phí để tranh luận về cơ chế trước khi tranh luận về nội dung.

12.2. Thiết kế quá mức

Các biểu hiện có thể gồm:

• mô tả tiêu chuẩn trọng tài viên quá hẹp;
• quy định chi tiết lịch trình cho một tranh chấp chưa tồn tại;
• ấn định số lượng lớn bản trình bày và phiên họp;
• đưa vào hợp đồng một cơ chế chứng cứ phức tạp không tương xứng;
• quy định nhiều bước thương lượng, hòa giải và phê duyệt với thời hạn chồng lấn;
• sử dụng nhiều bộ Quy tắc hoặc cơ chế chỉ định không tương thích;
• cố gắng sửa đổi quá nhiều nội dung của Quy tắc tố tụng nhưng không đánh giá hệ quả liên hoàn.

Thiết kế quá mức thường xuất phát từ mong muốn kiểm soát. Nhưng khi tranh chấp xảy ra, chính các bên có thể phải xin sửa đổi những gì mình từng quy định. Nếu không đạt được thỏa thuận mới, họ vẫn bị ràng buộc bởi cấu trúc cũ.

Một nguyên tắc hữu ích là:

Chỉ khóa cứng một lựa chọn khi lợi ích của việc xác định trước lớn hơn giá trị của sự linh hoạt về sau.

13. Doanh nghiệp nên tổ chức quy trình ra quyết định nội bộ ra sao?

Chất lượng điều khoản không chỉ phụ thuộc vào kỹ thuật của luật sư. Nó phụ thuộc vào việc doanh nghiệp có cung cấp đủ thông tin kinh doanh để thiết kế hay không.

Một quy trình nội bộ có thể gồm năm bước.

Bước 1. Phân loại giao dịch

Xác định giao dịch tiêu chuẩn, chiến lược, xuyên biên giới, kỹ thuật cao hay nhiều bên. Không phải hợp đồng nào cũng cần cùng mức độ thẩm định.

Bước 2. Lập hồ sơ tranh chấp có thể xảy ra

Bộ phận kinh doanh, vận hành, kỹ thuật và pháp chế cùng xác định nghĩa vụ nhạy cảm, loại chứng cứ, chủ thể liên quan, vị trí tài sản và mục tiêu cần bảo vệ.

Bước 3. Xác định các lựa chọn bắt buộc và các điểm cần quyết định

Sử dụng điều khoản chuẩn đã được kiểm chứng làm nền, sau đó đánh dấu những biến số cần điều chỉnh: phạm vi, tổ chức, số lượng trọng tài viên, địa điểm, ngôn ngữ, luật áp dụng và cơ chế nhiều tầng nếu có.

Bước 4. Kiểm tra tính tương thích

Rà soát điều khoản với:

• các điều khoản khác trong cùng hợp đồng;
• những hợp đồng liên quan;
• cơ chế thông báo;
• điều khoản luật áp dụng;
• bảo lãnh và tài liệu phụ trợ;
• thẩm quyền ký và quy trình phê duyệt;
• Quy tắc tố tụng được dẫn chiếu.

Bước 5. Lưu lại lý do lựa chọn

Doanh nghiệp nên ghi nhận ngắn gọn vì sao chọn một hay ba trọng tài viên, vì sao chọn địa điểm hoặc ngôn ngữ cụ thể và điểm nào đã được nhượng bộ trong đàm phán.

Sau nhiều năm, người xử lý tranh chấp có thể không phải người soạn hợp đồng. Hồ sơ quyết định giúp họ hiểu mục đích ban đầu và đánh giá liệu có cần thỏa thuận điều chỉnh với bên kia khi tranh chấp phát sinh hay không.

14. Khung kiểm tra cuối cùng cho một cơ chế trọng tài phù hợp

Trước khi ký, doanh nghiệp có thể đi qua bốn tầng kiểm tra.

Tầng 1. Cơ chế có hình thành rõ ràng không?

• Ý chí chọn trọng tài có dứt khoát không?
• Phạm vi tranh chấp có đủ rõ không?
• Tổ chức trọng tài có được gọi đúng tên không?
• Điều khoản có khả năng thực hiện không?

Tầng 2. Cơ chế có tương xứng với giao dịch không?

• Số lượng trọng tài viên có hợp lý không?
• Địa điểm, ngôn ngữ và luật áp dụng có phản ánh cấu trúc giao dịch không?
• Có yếu tố kỹ thuật, nhiều bên hoặc nhiều hợp đồng cần xử lý không?
• Thời gian và chi phí dự kiến có tương xứng với lợi ích cần bảo vệ không?

Tầng 3. Cơ chế có thể vận hành trong thực tế không?

• Doanh nghiệp có khả năng đáp ứng lịch trình không?
• Chứng cứ có thể được bảo toàn và truy xuất không?
• Người có thẩm quyền ra quyết định có thể tham gia đúng lúc không?
• Các bước thương lượng hoặc hòa giải có rõ và khả thi không?
• Có nội dung nào đang được quy định quá sớm không?

Tầng 4. Kết quả có thể đứng vững không?

• Cơ chế có bảo đảm bình đẳng và quyền được trình bày không?
• Cách thành lập Hội đồng có khả thi và bảo vệ tính độc lập không?
• Phán quyết dự kiến cần thi hành ở đâu?
• Có rủi ro nào về thẩm quyền, thủ tục hoặc các quy định bắt buộc không?

Toàn bộ khung có thể cô đọng thành một chuỗi quyết định:

Hiểu giao dịch → hình dung tranh chấp → xác định điều phải chốt → để lại không gian cần thiết → kiểm tra khả năng vận hành và thi hành.

Kết luận

Quyền tự định đoạt không yêu cầu doanh nghiệp phải thiết kế mọi chi tiết của trọng tài. Nó trao cho doanh nghiệp khả năng đưa ra những lựa chọn có chủ đích.

Một cơ chế phù hợp thường có ba tầng:

1. Nền tảng rõ ràng: ý chí chọn trọng tài, phạm vi tranh chấp, tổ chức và tính tương thích giữa các hợp đồng.
2. Cấu hình có chọn lọc: số lượng trọng tài viên, địa điểm, ngôn ngữ, luật áp dụng và những lựa chọn thực sự quan trọng với giao dịch.
3. Không gian vận hành: những vấn đề thủ tục được để cho Quy tắc, thỏa thuận sau tranh chấp và quyền quản lý của Hội đồng Trọng tài.

Điều khoản tốt vì thế không phải điều khoản dài nhất. Đó là điều khoản hiểu đúng điều gì cần được quyết định sớm và điều gì chỉ nên được quyết định khi có đủ thông tin.

Bảy bài của Learning Topic này bắt đầu từ câu hỏi vì sao các bên được lựa chọn và kết thúc ở cách lựa chọn có trách nhiệm. Hành trình ấy có thể tóm tắt như sau:

Quyền tự định đoạt tạo ra không gian lựa chọn → pháp luật và Quy tắc tạo ra cấu trúc → Hội đồng Trọng tài vận hành cấu trúc → doanh nghiệp sử dụng quyền lựa chọn để xây dựng một cơ chế phù hợp, thay vì một cơ chế phức tạp nhất.

Đây cũng là ý nghĩa thực tế của quyền tự định đoạt trong trọng tài: không phải quyền kiểm soát mọi thứ, mà là năng lực thiết kế đúng những gì cần thiết để tranh chấp, nếu xảy ra, có thể được giải quyết bằng một quá trình rõ ràng, công bằng và có khả năng tạo ra kết quả thực tế.

Bài trước đó: Quyền tự định đoạt của các bên bị giới hạn bởi những gì?

Tài liệu tham khảo chính

• Văn bản hợp nhất số 60/VBHN-VPQH ngày 15/8/2025 của Văn phòng Quốc hội về Luật Trọng tài thương mại, đặc biệt các quy định về nguyên tắc giải quyết tranh chấp, thỏa thuận trọng tài, thành lập Hội đồng Trọng tài, địa điểm, ngôn ngữ, luật áp dụng, thẩm quyền của Hội đồng, thủ tục và phán quyết.
• Quy tắc tố tụng trọng tài của VTA, có hiệu lực từ ngày 16/7/2018, đặc biệt các Điều 3–6, 11–19, 22–25, 28–38.

Bài viết cung cấp kiến thức nền tảng, không thay thế tư vấn pháp lý cho một giao dịch hoặc vụ việc cụ thể.