EN
Trong một trường hợp khác, các bên trao đổi bằng cách nhắn tin qua Zalo hay các phương thức khác và thống nhất rằng tranh chấp sẽ được giải quyết tại một trung tâm trọng tài. Khi tranh chấp phát sinh, một bên cho rằng các trao đổi trước đó không đủ để xác lập thỏa thuận trọng tài vì các bên không có một văn bản riêng được ký kết. Vậy Email hoặc tin nhắn Zalo trong các trường hợp trên có thể được xem là căn cứ tồn tại của thỏa thuận trọng tài hay không?
1. Có thể xác lập thỏa thuận trọng tài thông qua email hoặc tin nhắn Zalo không?
Thỏa thuận trọng tài không nhất thiết phải được xác lập bằng văn bản riêng
Theo Điều 16 Luật Trọng tài thương mại 2010, thỏa thuận trọng tài có thể được xác lập dưới hình thức điều khoản trọng tài trong hợp đồng hoặc thỏa thuận riêng và phải được xác lập dưới dạng văn bản. Tuy nhiên, pháp luật không yêu cầu các bên trong mọi trường hợp phải ký một văn bản riêng. Thỏa thuận được xác lập thông qua trao đổi bằng thư điện tử hoặc các hình thức khác theo quy định pháp luật cũng có thể đáp ứng yêu cầu về hình thức văn bản.
Đối với tin nhắn Zalo và các phương tiện điện tử khác, cần xem xét đặc điểm của thông điệp dữ liệu và các quy định pháp luật liên quan để xác định việc đáp ứng yêu cầu về hình thức.
Vì vậy, việc các bên không ký riêng một văn bản về thỏa thuận trọng tài không đồng nghĩa với việc thỏa thuận trọng tài không tồn tại trên thực tế. Nếu nội dung trao đổi thể hiện sự thống nhất của các bên về việc lựa chọn trọng tài và đáp ứng yêu cầu về hình thức theo quy định của pháp luật, trao đổi đó có thể là căn cứ để xác định các bên đã xác lập thỏa thuận trọng tài. Hiệu lực của thỏa thuận còn cần được xem xét theo các điều kiện pháp luật có liên quan.
Không phải mọi Email hoặc tin nhắn đề cập đến trọng tài đều tạo thành thỏa thuận trọng tài hợp lệ
Việc trao đổi điện tử có thể được sử dụng để thể hiện thỏa thuận trọng tài không có nghĩa mọi Email hoặc tin nhắn liên quan đến trọng tài đều đủ để xác lập thỏa thuận. Điều quan trọng là nội dung trao đổi có thể hiện sự thống nhất của các bên về việc lựa chọn trọng tài để giải quyết tranh chấp hay không.
Doanh nghiệp cần phân biệt giữa:
- Một bên đề xuất giải quyết tranh chấp bằng trọng tài;
- Các bên đang trao đổi, đàm phán về phương án giải quyết tranh chấp nhưng chưa đạt được thống nhất;
- Các bên đã thể hiện sự thống nhất về việc lựa chọn trọng tài để giải quyết tranh chấp.
Ví dụ, một bên gửi Email với nội dung: “Mọi tranh chấp phát sinh từ hoặc liên quan đến Hợp đồng này sẽ được giải quyết bằng trọng tài” thì trước hết mới thể hiện đề xuất của bên gửi. Nếu bên còn lại chưa thể hiện sự chấp thuận thì chưa thể chỉ dựa vào Email đó để xác định các bên đã thống nhất lựa chọn trọng tài.
2. Doanh nghiệp cần kiểm tra gì để xác định đã có thỏa thuận trọng tài?
Sau khi xác định Email hoặc tin nhắn điện tử có thể là hình thức thể hiện thỏa thuận trọng tài, doanh nghiệp cần tiếp tục làm rõ bốn vấn đề: (i) các bên đã thống nhất nội dung gì; (ii) thỏa thuận áp dụng đối với những tranh chấp nào; (iii) người thực hiện trao đổi có thẩm quyền hay không và (iv) các trao đổi sau đó có làm thay đổi thỏa thuận trước đó hay không.
Các bên đã thống nhất nội dung gì?
Trước hết, cần xác định các bên có thực sự thống nhất về việc lựa chọn trọng tài hay chưa, có phản đối nào trong quá trình đàm phán hay không và nội dung cụ thể của thỏa thuận là gì.
Trong quá trình đàm phán, một bên có thể đề xuất giải quyết tranh chấp bằng trọng tài, nhưng đề xuất đó chưa đồng nghĩa với việc các bên đã xác lập thỏa thuận trọng tài. Cần xem xét phản hồi của bên còn lại để xác định liệu nội dung đề xuất đã được chấp nhận hay vẫn đang được trao đổi, sửa đổi.
Trường hợp các bên nhiều lần sửa đổi nội dung về phương thức giải quyết tranh chấp, cần phân biệt giữa nội dung mới chỉ được đề xuất và nội dung đã được các bên thống nhất, nếu cần thiết có thể xác nhận lại toàn bộ nội dung về thoả thuận trọng tài sau nhiều lần bổ sung, sửa đổi. Nếu có nhiều Email, tin nhắn hoặc bản dự thảo được trao đổi, doanh nghiệp nên xem xét toàn bộ quá trình này thay vì chỉ dựa vào một trao đổi riêng lẻ.
Thỏa thuận áp dụng cho những tranh chấp nào?
Sau khi xác định các bên đã thống nhất lựa chọn trọng tài, cần làm rõ phạm vi của thỏa thuận, tức là thỏa thuận đó áp dụng đối với những tranh chấp nào. Đây là một vấn đề quan trọng để xác định thẩm quyền giải quyết của Trọng tài.
Chẳng hạn, các bên có thể thống nhất giải quyết bằng trọng tài đối với tranh chấp phát sinh từ một hợp đồng cụ thể, hoặc sử dụng cách diễn đạt rộng hơn như tranh chấp “phát sinh từ hoặc liên quan đến” hợp đồng giữa hai bên.
Nếu các bên đồng thời đàm phán nhiều hợp đồng hoặc giao dịch, cần xác định nội dung trao đổi về trọng tài đang hướng đến quan hệ pháp lý nào trong hợp đồng cụ thể nào. Trường hợp nội dung trao đổi chưa rõ hoặc có nhiều cách hiểu, cần đối chiếu với hợp đồng, dự thảo và các tài liệu liên quan để xác định phạm vi của thỏa thuận.
Người thực hiện trao đổi có thẩm quyền không?
Bên cạnh nội dung và phạm vi của thỏa thuận, doanh nghiệp cần xem xét người trực tiếp trao đổi qua Email hoặc tin nhắn điện tử có thẩm quyền xác lập thỏa thuận trọng tài thay mặt doanh nghiệp hay không.
Việc một cá nhân tham gia đàm phán hợp đồng không đương nhiên đồng nghĩa với việc người đó có thẩm quyền quyết định phương thức giải quyết tranh chấp. Do đó, cần xem xét chức vụ, phạm vi công việc, giấy ủy quyền hoặc các căn cứ khác liên quan đến thẩm quyền của người thực hiện trao đổi.
Vấn đề này đặc biệt đáng lưu ý khi người trực tiếp đàm phán không phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp cần xác định người thực hiện trao đổi có thẩm quyền đại diện hoặc được ủy quyền xác lập thỏa thuận trọng tài hay không. Việc một cá nhân sử dụng Email công việc hoặc tham gia đàm phán không tự nó chứng minh người đó có thẩm quyền xác lập thỏa thuận trọng tài.
Các trao đổi hoặc văn bản sau đó có làm thay đổi thỏa thuận trước đó không?
Việc xác định thỏa thuận trọng tài không nên chỉ dừng lại ở thời điểm các bên trao đổi và thống nhất lựa chọn trọng tài. Doanh nghiệp cần kiểm tra cả những thay đổi trong quá trình đàm phán sau thời điểm đó để xác định nội dung cuối cùng mà các bên thực sự thống nhất.
Ví dụ, Email hoặc tin nhắn điện tử thể hiện các bên đã thống nhất lựa chọn trọng tài, nhưng hợp đồng được ký sau đó lại không có điều khoản trọng tài. Trong trường hợp này, cần kiểm tra liệu các bên có thay đổi nội dung về phương thức giải quyết tranh chấp trong quá trình đàm phán hay không.
Chẳng hạn, các bản dự thảo sau đó có thể đã bỏ điều khoản trọng tài hoặc các bên có trao đổi mới về phương thức giải quyết tranh chấp. Khi đó, cần đối chiếu các bản dự thảo, Email, tin nhắn và các tài liệu liên quan để xác định nội dung mà các bên đã thống nhất.
Không nên mặc nhiên cho rằng trao đổi trước đó luôn được ưu tiên, cũng không nên mặc nhiên cho rằng việc hợp đồng được ký sau đó không ghi nhận điều khoản trọng tài đồng nghĩa với việc thỏa thuận trước đó không còn giá trị. Cần xem xét toàn bộ quá trình đàm phán và các tài liệu liên quan để xác định ý chí và thỏa thuận cuối cùng của các bên.
3. Khi tranh chấp phát sinh, doanh nghiệp cần chứng minh sự tồn tại của thỏa thuận trọng tài như thế nào?
Khi một bên phủ nhận việc đã xác lập thỏa thuận trọng tài, doanh nghiệp cần có cơ sở để chứng minh nội dung trao đổi và nguồn gốc của các thông tin được trao đổi. Do đó, thay vì chỉ lưu lại một phần nội dung liên quan đến trọng tài, doanh nghiệp nên bảo đảm có thể cung cấp đầy đủ dữ liệu của quá trình trao đổi khi cần thiết.
Lưu giữ toàn bộ quá trình trao đổi
Doanh nghiệp nên lưu giữ đầy đủ chuỗi Email, tin nhắn điện tử và các tài liệu được trao đổi trong quá trình đàm phán, thay vì chỉ giữ một Email hoặc ảnh chụp màn hình thể hiện nội dung về trọng tài.
Các bản dự thảo hợp đồng, tài liệu đính kèm và những trao đổi liên quan cũng nên được lưu giữ để có thể đối chiếu khi cần thiết. Việc lưu giữ đầy đủ giúp doanh nghiệp cung cấp được toàn bộ bối cảnh trao đổi, thay vì chỉ một phần nội dung được tách riêng khỏi quá trình đàm phán.
Có cơ sở xác định người gửi, người nhận và thời điểm trao đổi
Bên cạnh nội dung trao đổi, doanh nghiệp cần có cơ sở xác định ai là người thực hiện trao đổi, ai là người tiếp nhận và trao đổi được thực hiện vào thời điểm nào.
Đối với Email, các thông tin như địa chỉ Email, thời gian gửi và nhận, nội dung trao đổi và các tài liệu đính kèm có thể giúp xác định nguồn gốc của thông tin. Đối với Zalo và các phương tiện điện tử khác, doanh nghiệp cũng nên lưu giữ dữ liệu liên quan ở các hệ thống lưu trữ riêng biệt của doanh nghiệp thay vì chỉ phụ thuộc vào phương thức ảnh chụp màn hình.
Những thông tin này có thể giúp làm rõ nguồn gốc và trình tự của quá trình trao đổi khi một bên phủ nhận việc đã gửi hoặc tiếp nhận nội dung liên quan đến thỏa thuận trọng tài.
4. Doanh nghiệp nên làm gì khi thỏa thuận trọng tài được xác lập qua Email hoặc Zalo?
Việc thỏa thuận trọng tài có thể được xác lập thông qua Email hoặc tin nhắn điện tử không có nghĩa đây luôn là cách doanh nghiệp nên ưu tiên sử dụng. Để hạn chế tranh chấp về sau, doanh nghiệp nên chủ động xác nhận nội dung cuối cùng, ghi nhận thỏa thuận trong hợp đồng khi có thể và xây dựng cách thức lưu trữ các trao đổi điện tử phù hợp.
Xác nhận rõ nội dung cuối cùng đã thống nhất
Khi các bên thống nhất lựa chọn trọng tài qua Email hoặc Zalo, doanh nghiệp nên xác nhận rõ nội dung cuối cùng đã được thống nhất, bao gồm việc lựa chọn trọng tài và phạm vi tranh chấp thuộc thẩm quyền của trọng tài.
Thay vì để nội dung về trọng tài nằm rải rác trong một chuỗi Email hoặc nhiều đoạn tin nhắn, các bên nên có trao đổi xác nhận rõ nội dung đã thống nhất. Cách này giúp hạn chế việc phải xác định lại ý chí của các bên từ nhiều nguồn thông tin khi tranh chấp phát sinh.
Đưa thỏa thuận trọng tài vào hợp đồng hoặc phụ lục khi có thể
Nếu các bên đã thống nhất lựa chọn trọng tài trong quá trình đàm phán, doanh nghiệp nên ghi nhận lại nội dung này trong hợp đồng hoặc phụ lục khi có thể.
Trước khi ký kết, doanh nghiệp nên kiểm tra sự thống nhất giữa nội dung trong hợp đồng và các trao đổi trước đó. Nếu có bất kỳ thay đổi nào về phương thức giải quyết tranh chấp, các bên nên xác nhận rõ nội dung cuối cùng để tránh cách hiểu khác nhau về thỏa thuận trọng tài.
Việc pháp luật thừa nhận khả năng xác lập thỏa thuận trọng tài qua trao đổi điện tử không đồng nghĩa đây luôn là cách doanh nghiệp nên ưu tiên. Khi có thể, việc ghi nhận thỏa thuận trọng tài rõ ràng trong hợp đồng hoặc phụ lục vẫn giúp hạn chế tranh chấp về nội dung và phạm vi của thỏa thuận.
Thiết lập cách lưu trữ trao đổi điện tử có thể truy xuất
Doanh nghiệp nên xây dựng cách thức lưu trữ các Email, tin nhắn, bản dự thảo và tài liệu đính kèm liên quan đến quá trình đàm phán, bảo đảm có thể truy xuất khi cần thiết.
Việc lưu trữ nên được thực hiện trong quy trình quản lý hợp đồng hoặc hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp, thay vì phụ thuộc vào tài khoản cá nhân hoặc việc lưu giữ riêng lẻ của người trực tiếp đàm phán.
Đồng thời, doanh nghiệp nên bảo đảm có thể xác định được người thực hiện trao đổi, thời điểm trao đổi và nội dung đã được trao đổi, đặc biệt đối với những thỏa thuận có ý nghĩa đối với việc giải quyết tranh chấp.
Bên cạnh việc xác định người gửi, người nhận và thời điểm trao đổi, doanh nghiệp cũng cần quan tâm đến tính toàn vẹn của dữ liệu và độ tin cậy của phương thức khởi tạo, gửi, nhận, lưu trữ thông tin. Đây là những yếu tố có ý nghĩa khi đánh giá giá trị chứng cứ của thông điệp dữ liệu theo Điều 11 Luật Giao dịch điện tử 2023.
5. Checklist: Các câu hỏi doanh nghiệp cần kiểm tra
- Các bên đã thực sự thống nhất lựa chọn trọng tài chưa?
- Thỏa thuận trọng tài áp dụng cho hợp đồng, giao dịch và tranh chấp nào?
- Nội dung cuối cùng các bên đã thống nhất là gì?
- Người thực hiện trao đổi có thẩm quyền thay mặt doanh nghiệp không?
- Hợp đồng hoặc các tài liệu được ký sau đó có thay đổi nội dung đã thống nhất không?
- Doanh nghiệp có thể chứng minh đầy đủ quá trình trao đổi không?
Kết luận
Email hoặc tin nhắn điện tử có thể được sử dụng để xác lập thỏa thuận trọng tài. Tuy nhiên, khi các bên đã thống nhất lựa chọn trọng tài, doanh nghiệp nên chủ động xác nhận rõ nội dung cuối cùng, kiểm tra thẩm quyền của người xác lập và ghi nhận lại thỏa thuận trong hợp đồng hoặc văn bản phù hợp khi có thể. Cách này giúp hạn chế tranh chấp về nội dung, phạm vi và hiệu lực của thỏa thuận khi tranh chấp phát sinh.
– BAN THƯ KÝ VTA –
Điều khoản trọng tài mẫu (Model Arbitration Clause) của VTA: “Mọi tranh chấp phát sinh từ hoặc liên quan đến hợp đồng này sẽ được giải quyết bằng trọng tài tại Trung tâm Trọng tài Thương nhân Việt Nam (VTA) theo Quy tắc tố tụng trọng tài của Trung tâm này”. “Any dispute arising out of or in relation with this contract shall be resolved by arbitration at the Vietnam Traders Arbitration Centre (VTA) in accordance with its Rules of Arbitration”.
Trung tâm Trọng tài Thương nhân Việt Nam (VTA) là cơ quan tổ chức, điều phối hoạt động giải quyết tranh chấp trong kinh doanh bằng trọng tài quy chế, với thẩm quyền giải quyết các tranh chấp: (i) Tranh chấp giữa các bên phát sinh từ hoạt động thương mại; (ii) tranh chấp giữa các bên trong đó có ít nhất một bên có hoạt động thương mại; (iii) tranh chấp giữa các bên mà pháp luật quy định giải quyết bằng Trọng tài
