EN
Khi tranh chấp phát sinh, những trao đổi này có thể cung cấp thông tin quan trọng về thỏa thuận và quá trình thực hiện hợp đồng giữa các bên. Trong trường hợp đó, doanh nghiệp có thể muốn sử dụng những nội dung trao đổi qua email, tin nhắn để chứng minh cho yêu cầu của mình trước Hội đồng Trọng tài. Tuy nhiên, việc có dữ liệu trao đổi không đồng nghĩa với việc dữ liệu đó đương nhiên có giá trị chứng minh.
Vậy những trao đổi qua email, tin nhắn Zalo, WeChat,… được xem xét như thế nào trong tố tụng trọng tài? Doanh nghiệp cần lưu ý gì để những dữ liệu này có thể được sử dụng hiệu quả khi tranh chấp phát sinh?
1. Tin nhắn, Email và các trao đổi điện tử khác có thể được sử dụng làm chứng cứ trong tố tụng trọng tài không?
Câu trả lời là có thể. Những thông tin, trao đổi qua email, tin nhắn Zalo, WeChat và các hình thức trao đổi điện tử tương tự có thể được cung cấp để Hội đồng Trọng tài xem xét trong quá trình giải quyết tranh chấp.
Trong tố tụng trọng tài, các bên có quyền cung cấp chứng cứ để bảo vệ yêu cầu và lập luận của mình, trong khi Hội đồng Trọng tài có thẩm quyền thu thập, xem xét và đánh giá chứng cứ trong quá trình giải quyết tranh chấp.
Luật Giao dịch điện tử 2023 quy định thông tin trong thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu; đồng thời, thông điệp dữ liệu được dùng làm chứng cứ theo quy định của Luật này và pháp luật về tố tụng. Theo đó, các trao đổi qua email, tin nhắn Zalo, WeChat có thể được doanh nghiệp cung cấp để Hội đồng Trọng tài xem xét trong quá trình giải quyết tranh chấp.
Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý rằng việc có thể sử dụng dữ liệu điện tử làm chứng cứ không đồng nghĩa với việc dữ liệu đó đương nhiên có giá trị chứng minh. Hội đồng Trọng tài vẫn cần xem xét tính xác thực, tính liên quan và cách thức dữ liệu được thu thập, sử dụng để đánh giá giá trị chứng minh của dữ liệu.
2. Hội đồng Trọng tài xem xét các tin nhắn, Email và các trao đổi điện tử khác như thế nào?
Để đánh giá giá trị của các trao đổi qua email, tin nhắn Zalo, WeChat và các dữ liệu điện tử khác, Hội đồng Trọng tài có thể xem xét nhiều yếu tố, trong đó đáng lưu ý:
Nguồn gốc, độ tin cậy và tính toàn vẹn của dữ liệu
Trước hết, cần có cơ sở xác định dữ liệu do doanh nghiệp cung cấp là đáng tin cậy và phản ánh đúng quá trình trao đổi giữa các bên. Để làm rõ vấn đề này, Hội đồng Trọng tài có thể xem xét:
- Tài khoản hoặc địa chỉ email thuộc về ai?
- Người gửi có thực sự thực hiện việc trao đổi không?
- Người gửi có liên quan đến giao dịch không?
- Nội dung có bị chỉnh sửa, cắt ghép hoặc tách khỏi ngữ cảnh không?
- Dữ liệu gốc có còn được lưu giữ để đối chiếu không?
- Có thể xác định được thời gian và quá trình gửi, nhận không?
Đặc biệt, nếu những trao đổi qua email hoặc tin nhắn được sử dụng để chứng minh việc chấp thuận, xác nhận hoặc thay đổi thỏa thuận, doanh nghiệp cần lưu ý không chỉ người thực hiện trao đổi mà còn thẩm quyền của người đó trong việc đại diện hoặc xác nhận vấn đề liên quan đến giao dịch. Chẳng hạn, nếu Giám đốc kinh doanh trao đổi về việc thay đổi giá, cần xem xét người này thực hiện trao đổi với tư cách nào, phạm vi thẩm quyền ra sao và nội dung trao đổi, đặt trong bối cảnh của giao dịch, có thể được sử dụng để chứng minh điều gì về việc thay đổi thỏa thuận giữa các bên.
Mối liên hệ giữa dữ liệu và vấn đề cần chứng minh
Ngay cả khi dữ liệu có nguồn gốc rõ ràng và có cơ sở bảo đảm tính toàn vẹn, Hội đồng Trọng tài vẫn cần xem xét nội dung đó có liên quan đến vấn đề đang tranh chấp và có khả năng hỗ trợ lập luận của bên cung cấp hay không, chẳng hạn:
- Email xác nhận giá có thể hỗ trợ chứng minh thỏa thuận về giá;
- Tin nhắn Zalo xác nhận thời hạn giao hàng có thể liên quan đến nghĩa vụ giao hàng;
- Tin nhắn WeChat trao đổi về việc thay đổi thông số hàng hóa có thể hỗ trợ làm rõ thỏa thuận hoặc cách thức thực hiện hợp đồng.
Vì vậy, không phải mọi trao đổi giữa các bên được thể hiện thông qua email, tin nhắn Zalo, WeChat,… đều có giá trị chứng minh đối với các vấn đề trong tranh chấp. Doanh nghiệp cần xác định rõ dữ liệu đang được sử dụng để chứng minh vấn đề gì và mối liên hệ giữa nội dung trao đổi với vấn đề đó.
Cách thức thu thập, cung cấp và sử dụng dữ liệu
Bên cạnh nguồn gốc, độ tin cậy và tính liên , doanh nghiệp cần lưu ý cách thức dữ liệu điện tử được thu thập, sử dụng và cung cấp trong quá trình tố tụng.
Tùy trường hợp, cần xem xét:
- Dữ liệu được thu thập từ đâu và bằng phương thức nào?
- Doanh nghiệp có quyền tiếp cận và sử dụng dữ liệu đó không?
- Việc thu thập có ảnh hưởng đến quyền hoặc thông tin của người khác không?
- Dữ liệu có liên quan đến bí mật kinh doanh hoặc thông tin cần được bảo vệ không?
- Việc cung cấp dữ liệu có phù hợp với quy định pháp luật và thủ tục tố tụng áp dụng không?
Nhìn chung, doanh nghiệp cần xem xét đồng thời các yếu tố trên: dữ liệu cần có độ tin cậy nhất định về nguồn gốc, cách thức khởi tạo, lưu trữ và truyền gửi; có mối liên hệ với vấn đề cần chứng minh; đồng thời được thu thập, cung cấp và sử dụng phù hợp trong quá trình tố tụng để có cơ sở tốt cho việc đánh giá giá trị chứng minh của dữ liệu trong tranh chấp.
3. Doanh nghiệp nên bảo toàn các tin nhắn, Email và các trao đổi điện tử khác như thế nào?
Lưu giữ dữ liệu gốc và toàn bộ chuỗi trao đổi
Doanh nghiệp nên:
- giữ email và dữ liệu điện tử gốc thay vì chỉ lưu ảnh chụp màn hình;
- lưu giữ đầy đủ chuỗi trao đổi có liên quan thay vì chỉ giữ một phần nội dung;
- xuất lịch sử trò chuyện từ ứng dụng Zalo, WeChat hoặc nền tảng tương ứng nếu có thể;
- lưu giữ thông tin về thời gian, tài khoản, người gửi và người nhận;
- bảo đảm dữ liệu được lưu giữ cùng với ngữ cảnh cần thiết để có thể đối chiếu khi cần.
Việc lưu giữ đầy đủ dữ liệu ngay từ thời điểm phát sinh trao đổi sẽ giúp doanh nghiệp thuận lợi hơn nếu sau này cần xác minh nguồn gốc, tính toàn vẹn hoặc nội dung của chứng cứ.
Không nên chỉ dựa vào ảnh chụp màn hình
Ảnh chụp màn hình có thể giúp trình bày nội dung trao đổi một cách trực quan. Tuy nhiên, nếu phát sinh tranh chấp về nguồn gốc hoặc tính xác thực, doanh nghiệp có thể cần cung cấp thêm dữ liệu gốc hoặc thông tin liên quan.
Do đó, doanh nghiệp nên xem ảnh chụp màn hình là một tài liệu hỗ trợ, thay vì sử dụng nó như nguồn dữ liệu duy nhất khi có thể lưu giữ dữ liệu gốc.
Xác định rõ tài khoản và người thực hiện trao đổi
Doanh nghiệp nên lưu giữ thông tin giúp xác định tài khoản và người thực hiện các trao đổi quan trọng, đặc biệt đối với những nội dung liên quan đến việc xác nhận, chấp thuận hoặc thay đổi thỏa thuận.
Đồng thời, cần xác định rõ ai là người có thẩm quyền trao đổi, xác nhận hoặc quyết định các vấn đề liên quan đến hợp đồng. Điều này đặc biệt quan trọng khi nội dung trao đổi được sử dụng để chứng minh ý chí, sự chấp thuận hoặc cam kết của doanh nghiệp.
Quy định các kênh trao đổi chính thức trong hợp đồng
Doanh nghiệp nên quy định trong hợp đồng các kênh liên lạc được sử dụng cho những trao đổi liên quan đến giao dịch, chẳng hạn email công việc hoặc tài khoản được xác định rõ.
Việc xác định trước các kênh trao đổi và người có thẩm quyền thực hiện các trao đổi quan trọng có thể giúp hạn chế tranh chấp về nguồn gốc dữ liệu và thẩm quyền của người thực hiện trao đổi, cũng như ý chí của doanh nghiệp khi tranh chấp phát sinh.
Chủ động sao lưu khi xuất hiện dấu hiệu tranh chấp
Khi có dấu hiệu tranh chấp, doanh nghiệp nên sao lưu sớm các email, tin nhắn và dữ liệu liên quan để tránh tình trạng dữ liệu bị xóa, thu hồi hoặc thất lạc.
Nếu phát sinh tranh chấp về tính xác thực, doanh nghiệp có thể cung cấp dữ liệu gốc, dữ liệu được xuất trực tiếp từ nền tảng hoặc các tài liệu, thiết bị liên quan. Trong trường hợp cần thiết, doanh nghiệp có thể cân nhắc việc giám định hoặc các phương thức ghi nhận, bảo toàn chứng cứ phù hợp.
Tuy nhiên, việc bảo toàn chứng cứ điện tử nên bắt đầu từ khi giao dịch được thực hiện thay vì chờ đến khi tranh chấp phát sinh.
4. Những rủi ro doanh nghiệp thường gặp khi sử dụng chứng cứ điện tử
Việc sử dụng các trao đổi qua email, tin nhắn Zalo, WeChat làm chứng cứ có thể giúp doanh nghiệp ghi nhận quá trình trao đổi và thực hiện giao dịch giữa các bên. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng cần lưu ý một số rủi ro có thể ảnh hưởng đến giá trị chứng minh của dữ liệu.
Không xác định được người thực sự thực hiện trao đổi
Việc xác định tài khoản hoặc địa chỉ email chưa chắc đã đủ để xác định người thực tế thực hiện việc trao đổi. Chẳng hạn:
- tài khoản được nhiều người sử dụng;
- nhân viên sử dụng tài khoản cá nhân để trao đổi công việc;
- tài khoản bị người khác truy cập hoặc sử dụng;
- người thực hiện trao đổi không phải là người có thẩm quyền quyết định hoặc đại diện cho doanh nghiệp.
Rủi ro này đặc biệt đáng lưu ý khi nội dung trao đổi được sử dụng để chứng minh việc chấp thuận hoặc thay đổi thỏa thuận.
Dữ liệu bị xóa, thu hồi hoặc thất lạc
Đối với các nền tảng nhắn tin, dữ liệu có thể:
- bị xóa hoặc thu hồi;
- bị mất khi thay đổi thiết bị hoặc tài khoản;
- không còn đầy đủ lịch sử trao đổi;
- không thể truy xuất lại dữ liệu ban đầu khi tranh chấp phát sinh.
Khi tranh chấp phát sinh, việc không thể truy xuất lại dữ liệu ban đầu có thể khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc xác minh nội dung và diễn biến của cuộc trao đổi.
Nội dung bị tách khỏi ngữ cảnh
Một đoạn email hoặc tin nhắn riêng lẻ có thể dẫn đến cách hiểu khác với toàn bộ quá trình trao đổi. Điều này đặc biệt đáng lưu ý khi doanh nghiệp chỉ cung cấp những nội dung có lợi cho lập luận của mình.
Do đó, doanh nghiệp nên lưu giữ đầy đủ các trao đổi có liên quan, không chỉ nội dung được sử dụng làm chứng cứ mà cả những trao đổi trước và sau đó, nếu việc làm rõ ngữ cảnh của vấn đề đang tranh chấp là cần thiết.
5. Checklist: Trao đổi điện tử của doanh nghiệp đã sẵn sàng để sử dụng làm chứng cứ?
Doanh nghiệp có thể kiểm tra nhanh vấn đề này bằng cách rà soát một số nội dung dưới đây:
Nguồn gốc, độ tin cậy & tính toàn vẹn
☐ Có xác định được người gửi/người nhận không?
☐ Dữ liệu gốc còn được lưu giữ không?
☐ Chuỗi trao đổi có đầy đủ và còn nguyên ngữ cảnh không?
☐ Có cơ sở xác định dữ liệu không bị chỉnh sửa hoặc thay đổi nội dung không?
Liên quan
☐ Dữ liệu được sử dụng để chứng minh vấn đề gì?
☐ Nội dung có liên quan trực tiếp đến yêu cầu hoặc lập luận của doanh nghiệp không?
Thu thập & sử dụng
☐ Doanh nghiệp có quyền tiếp cận và sử dụng dữ liệu không?
☐ Việc sử dụng dữ liệu có đặt ra vấn đề về bảo mật, quyền riêng tư hoặc quyền của người khác không?
Checklist này chỉ mang tính chất tham khảo, không quyết định một cách tuyệt đối liệu dữ liệu có được chấp nhận làm chứng cứ hay không. Đây là công cụ giúp doanh nghiệp rà soát những yếu tố có thể ảnh hưởng đến giá trị chứng minh của email, tin nhắn và các dữ liệu điện tử trước khi cung cấp cho Hội đồng Trọng tài.
6. FAQ: Giải đáp những câu hỏi doanh nghiệp thường gặp
Email có được sử dụng làm chứng cứ trong trọng tài không?
Có thể. Email có thể được doanh nghiệp cung cấp để Hội đồng Trọng tài xem xét như một nguồn chứng cứ. Tuy nhiên, giá trị chứng minh của email không chỉ phụ thuộc vào việc có lưu giữ được nội dung trao đổi, mà còn phụ thuộc vào nguồn gốc, độ tin cậy, tính liên quan, tính toàn vẹn của dữ liệu và các yếu tố khác theo quy định pháp luật và thủ tục tố tụng áp dụng.
Tin nhắn Zalo, WeChat và các nền tảng nhắn tin điện tử khác có được dùng làm chứng cứ không?
Có thể. Tin nhắn điện tử có thể được xem xét dưới góc độ thông điệp dữ liệu và được đánh giá cùng với các chứng cứ, tài liệu khác trong vụ tranh chấp.
Ảnh chụp màn hình Zalo có đủ làm chứng cứ không?
Không nên mặc định là đủ. Ảnh chụp màn hình có thể giúp thể hiện nội dung trao đổi, nhưng nếu phát sinh tranh chấp về nguồn gốc hoặc tính xác thực, doanh nghiệp có thể cần cung cấp thêm dữ liệu gốc hoặc thông tin liên quan. Vì vậy, nên lưu giữ cả dữ liệu gốc thay vì chỉ dựa vào ảnh chụp màn hình.
Có cần lập vi bằng đối với tin nhắn Zalo, WeChat không?
Không có quy định chung yêu cầu email, tin nhắn Zalo, WeChat và các nền tảng nhắn tin điện tử khác phải được lập vi bằng mới có thể được cung cấp trong tố tụng trọng tài. Tùy từng trường hợp, doanh nghiệp có thể cân nhắc vi bằng hoặc các phương thức phù hợp khác để hỗ trợ việc ghi nhận, bảo toàn dữ liệu, đặc biệt khi có nguy cơ dữ liệu bị xóa, thay đổi hoặc khó truy xuất về sau.
Kết luận
Doanh nghiệp không nên chỉ đặt câu hỏi “tin nhắn này có dùng làm chứng cứ được không?” sau khi tranh chấp đã phát sinh. Quan trọng hơn, ngay trong quá trình thực hiện hợp đồng, doanh nghiệp nên chủ động trong việc trao đổi, xác nhận và lưu giữ các nội dung quan trọng.
Khi tranh chấp xảy ra, một email hay tin nhắn thường không được xem xét một cách tách biệt, mà cần được đặt trong toàn bộ quá trình trao đổi và thực hiện hợp đồng. Vì vậy, cách doanh nghiệp trao đổi, xác nhận và lưu giữ thông tin ngay từ đầu có thể ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng chứng minh những gì các bên đã thỏa thuận, xác nhận hoặc thực hiện.
Do đó, bảo toàn chứng cứ điện tử không nên được xem là công việc chỉ bắt đầu khi tranh chấp phát sinh. Đây nên được xem là một phần của việc quản trị giao dịch và phòng ngừa tranh chấp mà doanh nghiệp có thể chủ động thực hiện ngay trong quá trình thực hiện hợp đồng.
– BAN THƯ KÝ VTA –
Điều khoản trọng tài mẫu (Model Arbitration Clause) của VTA: “Mọi tranh chấp phát sinh từ hoặc liên quan đến hợp đồng này sẽ được giải quyết bằng trọng tài tại Trung tâm Trọng tài Thương nhân Việt Nam (VTA) theo Quy tắc tố tụng trọng tài của Trung tâm này”. “Any dispute arising out of or in relation with this contract shall be resolved by arbitration at the Vietnam Traders Arbitration Centre (VTA) in accordance with its Rules of Arbitration”.
Trung tâm Trọng tài Thương nhân Việt Nam (VTA) là cơ quan tổ chức, điều phối hoạt động giải quyết tranh chấp trong kinh doanh bằng trọng tài quy chế, với thẩm quyền giải quyết các tranh chấp: (i) Tranh chấp giữa các bên phát sinh từ hoạt động thương mại; (ii) tranh chấp giữa các bên trong đó có ít nhất một bên có hoạt động thương mại; (iii) tranh chấp giữa các bên mà pháp luật quy định giải quyết bằng Trọng tài
