Vai trò của luật sư trong trọng tài thương mại: Những điều doanh nghiệp cần biết

Vì vậy, hiểu đúng vai trò của luật sư trong trọng tài thương mại sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn đúng người đồng hành, xây dựng chiến lược giải quyết tranh chấp phù hợp, quản trị rủi ro pháp lý và bảo vệ hiệu quả quyền, lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp trong suốt quá trình giải quyết tranh chấp.

1. Doanh nghiệp có bắt buộc phải có luật sư khi giải quyết tranh chấp bằng trọng tài thương mại?

Hiện nay, không tồn tại quy định nào bắt buộc doanh nghiệp phải có luật sư khi tham gia tố tụng trọng tài. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự mình hoặc thông qua người đại diện hợp pháp, như ủy quyền cho nhân sự pháp chế của doanh nghiệp hoặc người đại diện hợp pháp khác tham gia giải quyết tranh chấp.

Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều vụ việc không chỉ xoay quanh việc chứng minh bên nào đúng hay sai mà còn liên quan đến việc lựa chọn chiến lược tố tụng, chuẩn bị và trình bày hồ sơ, thu thập và trình bày chứng cứ và tận dụng hiệu quả các quyền tự định đoạt của các bên trong quá trình giải quyết tranh chấp bằng trọng tài.

Đối với những tranh chấp có giá trị lớn hoặc có tính chất phức tạp, đặc thù về chuyên môn, hay liên quan đến nhiều hợp đồng, nhiều bên tham gia hoặc có yếu tố nước ngoài, việc có luật sư đồng hành ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp:

• đánh giá cơ sở pháp lý và khả năng thành công của từng yêu cầu;
• xây dựng chiến lược giải quyết tranh chấp phù hợp;
• hạn chế sai sót trong quá trình chuẩn bị hồ sơ, chứng cứ; và
• chủ động lựa chọn phương án tố tụng phù hợp với đặc điểm của vụ việc.

Trong nhiều trường hợp, sự tham gia của luật sư từ giai đoạn đầu có thể giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, tiết kiệm thời gian, hạn chế chi phí phát sinh và nâng cao hiệu quả giải quyết tranh chấp.

2. Vai trò của luật sư trong quá trình giải quyết tranh chấp bằng trọng tài 

Khi giải quyết tranh chấp bằng trọng tài, luật sư tham gia xuyên suốt trong toàn bộ quá trình giải quyết, như:

Xây dựng chiến lược giải quyết tranh chấp ngay từ đầu

Ngay khi phát sinh tranh chấp, luật sư có thể hỗ trợ doanh nghiệp đánh giá hồ sơ, xác định các yêu cầu pháp lý, xem xét khả năng thương lượng hoặc hòa giải, đồng thời tư vấn phương án giải quyết tranh chấp phù hợp. Trong nhiều trường hợp, nếu tranh chấp chưa phát sinh nhưng hợp đồng đang được đàm phán, luật sư còn có thể tư vấn xây dựng điều khoản trọng tài, lựa chọn trung tâm trọng tài, quy tắc tố tụng và các nội dung liên quan nhằm hạn chế rủi ro khi tranh chấp xảy ra.

Việc xây dựng chiến lược ngay từ đầu giúp doanh nghiệp tránh rơi vào trạng thái bị động khi tố tụng đã bắt đầu, đồng thời tạo nền tảng cho toàn bộ quá trình giải quyết tranh chấp.

Chuẩn bị hồ sơ và hệ thống chứng cứ

Trong trọng tài thương mại, phần lớn lập luận của các bên được thể hiện thông qua hồ sơ và các bản trình bày bằng văn bản. Luật sư thường hỗ trợ doanh nghiệp:

• rà soát hợp đồng và các tài liệu liên quan;
• thu thập, đánh giá và hệ thống hóa chứng cứ;
• chuẩn bị đơn khởi kiện, bản tự bảo vệ và các bản trình bày;
• tư vấn việc lựa chọn và hỗ trợ thực hiện thủ tục chỉ định trọng tài viên phù hợp với tính chất của vụ tranh chấp;
• đánh giá khả năng phát sinh xung đột lợi ích hoặc căn cứ yêu cầu thay đổi trọng tài viên (nếu có).

Tùy từng vụ việc, luật sư cũng có thể tư vấn doanh nghiệp về việc sử dụng người làm chứng, chuyên gia, giám định hoặc yêu cầu Tòa án hỗ trợ thu thập chứng cứ theo quy định của pháp luật khi cần thiết.

Việc chuẩn bị đầy đủ ngay từ đầu không chỉ giúp lập luận nhất quán mà còn hạn chế việc phải bổ sung hoặc điều chỉnh hồ sơ,… làm kéo dài thời gian tố tụng.

Hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình tố tụng

Một trong những đặc trưng của trọng tài thương mại là các bên có nhiều quyền chủ động hơn trong việc tổ chức thủ tục tố tụng. Luật sư sẽ hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện và bảo vệ hiệu quả các quyền tố tụng này thông qua việc tư vấn, chuẩn bị và phối hợp trong suốt quá trình giải quyết tranh chấp.

• lịch trình tố tụng;
• thời hạn nộp chứng cứ;
• hình thức tổ chức phiên họp;
• việc sử dụng nhân chứng, chuyên gia;
• tư vấn và hỗ trợ doanh nghiệp yêu cầu áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời khi cần thiết.

Việc chuẩn bị và phối hợp tốt các vấn đề tố tụng này không chỉ giúp quá trình giải quyết tranh chấp diễn ra hiệu quả mà còn góp phần kiểm soát thời gian và chi phí.

Đồng hành sau khi có phán quyết trọng tài

Vai trò của luật sư không kết thúc khi phiên họp giải quyết tranh chấp khép lại. Tùy từng vụ việc, luật sư có thể tiếp tục hỗ trợ doanh nghiệp:

• đánh giá các rủi ro phát sinh;
• thương lượng về việc tự nguyện thi hành phán quyết nếu phù hợp;
• tư vấn xử lý yêu cầu hủy phán quyết trọng tài (nếu có);
• hỗ trợ công nhận, thi hành hoặc xử lý các vấn đề liên quan đến phán quyết trọng tài;
• đối với tranh chấp có yếu tố nước ngoài, tư vấn thủ tục công nhận và cho thi hành phán quyết trọng tài tại quốc gia có liên quan.

Sự đồng hành xuyên suốt giúp doanh nghiệp duy trì một chiến lược thống nhất thay vì xử lý từng vấn đề phát sinh một cách rời rạc.

3. Luật sư trong trọng tài thương mại khác gì so với luật sư tranh tụng tại Tòa án?

Mặc dù đều hướng đến mục tiêu bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của khách hàng, nhưng vai trò của luật sư trong trọng tài và trong tố tụng tại Tòa án có những điểm khác biệt đáng kể. Những khác biệt này xuất phát từ chính đặc điểm của hai cơ chế giải quyết tranh chấp, đặc biệt là mức độ tự chủ của các bên và cách thức tổ chức quá trình giải quyết tranh chấp.

Doanh nghiệp có thể tham khảo bảng so sánh dưới đây:

Điểm khác biệt quan trọng của trọng tài thương mại là doanh nghiệp có nhiều quyền chủ động hơn trong việc lựa chọn và tổ chức quá trình giải quyết tranh chấp. Tuy nhiên, những quyền này chỉ thực sự phát huy hiệu quả khi được sử dụng phù hợp với đặc điểm của từng vụ việc. Với kinh nghiệm thực tiễn, luật sư có thể hỗ trợ doanh nghiệp đánh giá ưu, nhược điểm của từng lựa chọn, từ đó xây dựng chiến lược giải quyết tranh chấp phù hợp, góp phần nâng cao hiệu quả giải quyết và hạn chế thời gian, chi phí cũng như các rủi ro phát sinh.

4. Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi lựa chọn luật sư trong trọng tài thương mại?

Việc lựa chọn luật sư không nên chỉ dựa trên uy tín hoặc thời gian hành nghề mà cần xem xét mức độ phù hợp với đặc điểm của vụ tranh chấp, kinh nghiệm thực tiễn về trọng tài thương mại và khả năng đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt quá trình giải quyết tranh chấp. Doanh nghiệp nên lưu ý một số vấn đề sau:

Ưu tiên luật sư có kinh nghiệm thực tiễn về trọng tài thương mại

Kinh nghiệm tham gia tố tụng tại Tòa án là một lợi thế, nhưng chưa phản ánh đầy đủ khả năng xử lý một vụ tranh chấp bằng trọng tài thương mại. Doanh nghiệp nên quan tâm liệu luật sư đã từng tham gia giải quyết các vụ trọng tài có tính chất tương tự, có kinh nghiệm xây dựng chiến lược giải quyết tranh chấp, xử lý các vấn đề tố tụng và ứng phó với những tình huống đặc thù của trọng tài thương mại hay không.

Mời luật sư tham gia ngay từ giai đoạn đầu của vụ việc

Việc luật sư tham gia từ sớm giúp doanh nghiệp đánh giá rủi ro pháp lý, rà soát điều khoản trọng tài, chuẩn bị hồ sơ và chứng cứ, đồng thời cân nhắc khả năng thương lượng hoặc hòa giải trước khi tranh chấp bước vào tố tụng. Trong nhiều trường hợp, sự chuẩn bị này giúp doanh nghiệp chủ động lựa chọn phương án xử lý phù hợp, thay vì chỉ phản ứng khi tranh chấp đã phát sinh hoặc thủ tục tố tụng đã được khởi động.

Đối với doanh nghiệp đã có bộ phận pháp chế hoặc luật sư nội bộ, việc thuê luật sư bên ngoài không nhằm thay thế nguồn lực sẵn có mà để bổ sung kinh nghiệm chuyên sâu về trọng tài thương mại. Sự phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận pháp chế – người am hiểu hoạt động kinh doanh, hồ sơ giao dịch – và luật sư có kinh nghiệm về trọng tài thường giúp doanh nghiệp xây dựng và triển khai chiến lược giải quyết tranh chấp hiệu quả hơn.

Đánh giá luật sư dựa trên sự phù hợp với vụ việc, không chỉ dựa trên danh tiếng

Uy tín nghề nghiệp là một yếu tố quan trọng, nhưng không nên là tiêu chí duy nhất khi lựa chọn luật sư. Trong thực tế, có những luật sư rất thành công trong các lĩnh vực pháp lý khác nhưng chưa có nhiều kinh nghiệm về trọng tài thương mại. Vì vậy, bên cạnh danh tiếng và kinh nghiệm hành nghề, doanh nghiệp cũng nên xem xét kinh nghiệm thực tiễn của luật sư đối với các vụ tranh chấp có tính chất tương tự, khả năng xây dựng chiến lược giải quyết tranh chấp và phương thức phối hợp với doanh nghiệp trong từng giai đoạn của vụ việc.

Kết luận

Trọng tài thương mại mang đến cho doanh nghiệp nhiều quyền chủ động hơn trong việc lựa chọn và tổ chức quá trình giải quyết tranh chấp. Tuy nhiên, những quyền này chỉ thực sự tạo ra giá trị khi được sử dụng đúng thời điểm, đúng cách và phù hợp với đặc điểm của từng vụ việc.

Trong bối cảnh đó, luật sư không chỉ là người đại diện bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp mà còn là người đồng hành trong việc xây dựng chiến lược, chuẩn bị hồ sơ, thực hiện các quyền tố tụng và hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra những quyết định phù hợp trong từng giai đoạn của quá trình giải quyết tranh chấp. Việc lựa chọn đúng luật sư vì vậy không chỉ góp phần bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp mà còn nâng cao hiệu quả của toàn bộ quá trình giải quyết tranh chấp bằng trọng tài.

– BAN THƯ KÝ VTA –

Điều khoản trọng tài mẫu (Model Arbitration Clause) của VTA: “Mọi tranh chấp phát sinh từ hoặc liên quan đến hợp đồng này sẽ được giải quyết bằng trọng tài tại Trung tâm Trọng tài Thương nhân Việt Nam (VTA) theo Quy tắc tố tụng trọng tài của Trung tâm này”. “Any dispute arising out of or in relation with this contract shall be resolved by arbitration at the Vietnam Traders Arbitration Centre (VTA) in accordance with its Rules of Arbitration”.

Trung tâm Trọng tài Thương nhân Việt Nam (VTA) là cơ quan tổ chức, điều phối hoạt động giải quyết tranh chấp trong kinh doanh bằng trọng tài quy chế, với thẩm quyền giải quyết các tranh chấp: (i) Tranh chấp giữa các bên phát sinh từ hoạt động thương mại; (ii) tranh chấp giữa các bên trong đó có ít nhất một bên có hoạt động thương mại; (iii) tranh chấp giữa các bên mà pháp luật quy định giải quyết bằng Trọng tài.