Vai trò của Thư ký Hội đồng Trọng tài trong Trọng tài thương mại

Trong bối cảnh Trọng tài thương mại tại châu Á không ngừng phát triển, vai trò của Thư ký Hội đồng Trọng tài ngày càng nhận được nhiều sự quan tâm trong thực tiễn quốc tế.

Trung tâm Trọng tài Thương nhân Việt Nam (VTA) và Viện Giải quyết Tranh chấp Thay thế Châu Á (AIADR, Malaysia) đã hợp tác từ năm 2024 và đang tiếp tục tăng cường hợp tác chuyên môn thông qua nhiều sáng kiến nhằm thúc đẩy sự phát triển của trọng tài và các phương thức giải quyết tranh chấp thay thế trong khu vực. Trong khuôn khổ hợp tác này, VTA vinh dự đồng hành cùng Khóa đào tạo Thư ký Hội đồng Trọng tài do AIADR tổ chức — một chương trình chuyên sâu nhằm trang bị cho các chuyên gia pháp lý trẻ những kỹ năng thực tiễn cần thiết để hỗ trợ Hội đồng Trọng tài trong bối cảnh hiện đại.

Nhân dịp này, VTA đã có cuộc trao đổi với Giáo sư Datuk Sundra Rajoo, Chủ tịch sáng lập AIADR và là một trọng tài viên quốc tế giàu kinh nghiệm, nhằm chia sẻ những góc nhìn về vai trò ngày càng quan trọng của Thư ký Hội đồng Trọng tài trong thực tiễn trọng tài hiện đại.

Q: Theo ông, vai trò cốt lõi của Thư ký Hội đồng Trọng tài trong Trọng tài thương mại là gì?

A: Thư ký Hội đồng Trọng tài đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ Hội đồng Trọng tài bảo đảm rằng quá trình tố tụng được tiến hành một cách hiệu quả, có trật tự và được điều phối chặt chẽ. Trong vai trò này, Thư ký hỗ trợ các công việc hành chính và thủ tục, bao gồm quản lý hồ sơ vụ việc và tài liệu tố tụng, hỗ trợ xây dựng tiến độ tố tụng, dự thảo các văn bản tố tụng theo chỉ đạo của Hội đồng Trọng tài, cũng như hỗ trợ việc tổ chức các cuộc họp giữa Hội đồng Trọng tài và các bên.

Trong thực tiễn, Thư ký Hội đồng Trọng tài cũng có thể hỗ trợ thông qua việc tóm tắt các bản trình bày của các bên hoặc thực hiện nghiên cứu sơ bộ về các vấn đề pháp lý phát sinh trong tranh chấp, nhưng luôn đặt dưới sự chỉ đạo và giám sát của Hội đồng Trọng tài. Đồng thời, cần nhấn mạnh rằng Thư ký Hội đồng Trọng tài không thực hiện bất kỳ chức năng ra quyết định nào; mọi quyết định về nội dung đều thuộc thẩm quyền riêng của Hội đồng Trọng tài. Khi được sử dụng phù hợp, Thư ký Hội đồng Trọng tài có thể đóng góp đáng kể vào việc nâng cao cả hiệu quả lẫn chất lượng tổng thể của quá trình tố tụng trọng tài.

Q: Theo ông, vai trò của Thư ký Hội đồng Trọng tài khác gì so với cán bộ quản lý vụ việc tại các trung tâm trọng tài?

A: Đây là hai vai trò có sự khác biệt rõ rệt.

Cán bộ quản lý vụ việc là nhân sự của Trung tâm Trọng tài, chịu trách nhiệm quản lý vụ việc ở cấp độ tổ chức, bảo đảm rằng các hoạt động tố tụng được thực hiện phù hợp với quy tắc của trung tâm. Nói cách khác, cán bộ quản lý vụ việc đại diện cho trung tâm trọng tài trong việc giám sát và bảo đảm việc tuân thủ các quy tắc tố tụng trong suốt quá trình giải quyết vụ tranh chấp.

Ngược lại, Thư ký Hội đồng Trọng tài đảm nhiệm vai trò trong phạm vi hoạt động nội bộ của Hội đồng Trọng tài, làm việc trực tiếp dưới sự chỉ đạo của Hội đồng Trọng tài và gắn liền với các hoạt động nội bộ của Hội đồng Trọng tài. So với cán bộ quản lý vụ việc, Thư ký Hội đồng Trọng tài thường có mức độ tiếp cận sâu hơn đối với nội dung và diễn biến của vụ tranh chấp.

Q: Trong thực tiễn, làm thế nào để bảo đảm rằng Thư ký Hội đồng Trọng tài chỉ thực hiện các chức năng hỗ trợ mà không ảnh hưởng đến quá trình ra quyết định của Hội đồng Trọng tài?

A: Trong thực tiễn, điều này được bảo đảm thông qua việc xác định rõ phạm vi trách nhiệm của Thư ký Hội đồng Trọng tài, cùng với sự giám sát chặt chẽ của Hội đồng Trọng tài. Vai trò của Thư ký cần được giới hạn trong phạm vi hỗ trợ hành chính và thủ tục, trong khi các hỗ trợ pháp lý (nếu có) phải được thực hiện nghiêm ngặt dưới sự chỉ đạo của Hội đồng Trọng tài. Đồng thời, Hội đồng Trọng tài phải duy trì quyền kiểm soát hoàn toàn đối với quá trình tố tụng, đặc biệt là đối với các vấn đề mang tính quyết định về nội dung. Trách nhiệm đối với các quyết định được thể hiện trong Phán quyết Trọng tài luôn thuộc về Hội đồng Trọng tài, phù hợp với nguyên tắc không ủy quyền thẩm quyền ra quyết định.

Bên cạnh đó, tính minh bạch cũng đóng vai trò quan trọng. Điều này được thực hiện thông qua việc thông báo cho các bên về việc bổ nhiệm và vai trò của Thư ký Hội đồng Trọng tài trong quá trình tố tụng, qua đó góp phần củng cố niềm tin của các bên vào quy trình trọng tài.

Q: Tại Malaysia và tại Trung tâm Trọng tài Quốc tế Châu Á (AIAC), việc sử dụng Thư ký Hội đồng Trọng tài được thực hiện như thế nào trong thực tiễn? Ông có thể chia sẻ một số kinh nghiệm hoặc thông lệ tốt trong việc sử dụng vị trí này?

A: Theo kinh nghiệm của tôi tại Trung tâm Trọng tài Quốc tế Châu Á (AIAC), cũng như với tư cách là trọng tài viên thường xuyên tham gia giải quyết tranh chấp tại Malaysia, việc sử dụng Thư ký Hội đồng Trọng tài đã trở nên ngày càng phổ biến trong thực tiễn, đặc biệt là trong các vụ việc phức tạp hoặc có khối lượng chứng cứ lớn.

Một số thông lệ tốt đã dần hình thành trong quá trình sử dụng vị trí này. Thứ nhất, cần xác định rõ vai trò và trách nhiệm của Thư ký Hội đồng Trọng tài ngay từ đầu. Thứ hai, Hội đồng Trọng tài cần duy trì sự giám sát liên tục để bảo đảm rằng vai trò của Thư ký luôn mang tính hỗ trợ. Quan trọng hơn, một nguyên tắc nền tảng luôn phải được bảo đảm: việc ra quyết định nhân danh Hội đồng Trọng tài không thể được ủy quyền. Hội đồng Trọng tài phải luôn giữ quyền kiểm soát toàn bộ quá trình tố tụng, và trách nhiệm đối với các quyết định về nội dung cũng như việc ban hành Phán quyết Trọng tài hoàn toàn thuộc về Hội đồng Trọng tài.

Q: Theo ông, vai trò Thư ký Hội đồng Trọng tài có thể giúp các luật sư trẻ chuẩn bị như thế nào cho con đường trở thành trọng tài viên? Ông có lời khuyên nào dành cho các luật sư và chuyên gia pháp lý trẻ tại Việt Nam quan tâm đến lĩnh vực Trọng tài thương mại?

A: Trong bối cảnh vai trò của trọng tài thương mại ngày càng được khẳng định trong khu vực, vị trí Thư ký Hội đồng Trọng tài mở ra một lộ trình nghề nghiệp thực tiễn và hiệu quả để các chuyên gia pháp lý trẻ tích lũy kinh nghiệm và đóng góp cho lĩnh vực này. Việc đảm nhiệm vai trò này là một điểm khởi đầu rất tốt đối với những người mong muốn trở thành trọng tài viên trong tương lai. Vị trí này mang lại cơ hội tiếp cận trực tiếp với cách thức vận hành của tố tụng trọng tài cũng như toàn bộ quy trình giải quyết tranh chấp của Hội đồng Trọng tài, từ khi bắt đầu vụ việc đến khi ban hành Phán quyết Trọng tài.

Để thực hiện tốt vai trò này, thế hệ trẻ Việt Nam cần xây dựng nền tảng pháp lý vững chắc về trọng tài và các lĩnh vực pháp luật có liên quan, đồng thời phát triển các kỹ năng phân tích, tổ chức và quản lý vụ việc. Bên cạnh đó, các phẩm chất nghề nghiệp như sự cẩn trọng, tinh thần trách nhiệm, tính chính trực và bảo mật thông tin cũng có ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Việc tham gia các chương trình đào tạo chuyên sâu, chẳng hạn như Khóa đào tạo Thư ký Hội đồng Trọng tài do AIADR tổ chức, cũng có thể mang lại nhiều lợi ích trong việc thu hẹp khoảng cách giữa lý thuyết và thực tiễn.

VTA trân trọng cảm ơn Giáo sư Datuk Sundra Rajoo đã chia sẻ những góc nhìn và kinh nghiệm thực tiễn quý báu. Trong bối cảnh trọng tài ngày càng được khẳng định như một phương thức giải quyết tranh chấp hiệu quả, vai trò của Thư ký Hội đồng Trọng tài tiếp tục giữ vị trí quan trọng trong việc bảo đảm tính hiệu quả và tính toàn vẹn của quá trình tố tụng trọng tài.

Thông qua cuộc trao đổi này, VTA kỳ vọng sẽ khơi gợi sự quan tâm của các chuyên gia pháp lý trẻ tại Việt Nam đối với lĩnh vực trọng tài, đồng thời nhấn mạnh vai trò của Thư ký Hội đồng Trọng tài như một bước khởi đầu ý nghĩa trên con đường phát triển nghề nghiệp trong môi trường trọng tài quốc tế.

Datuk Professor Sundra Rajoo hiện là Chủ tịch Viện Giải quyết Tranh chấp Thay thế Châu Á (AIADR) và nguyên Giám đốc Trung tâm Trọng tài Quốc tế Châu Á (AIAC). Ông là trọng tài viên quốc tế và chuyên gia ADR giàu kinh nghiệm, với nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực trọng tài thương mại và giải quyết tranh chấp quốc tế.

Một số hình ảnh từ các khóa đào tạo của AIADR.

Phỏng vấn thực hiện bởi: Nguyễn Thị Ánh Tuyết, Thành viên Ban Thư ký VTA

*Bản tiếng Việt được dịch bởi Ban Thư ký VTA.

Điều khoản trọng tài mẫu (Model Arbitration Clause) của VTA: “Mọi tranh chấp phát sinh từ hoặc liên quan đến hợp đồng này sẽ được giải quyết bằng trọng tài tại Trung tâm Trọng tài Thương nhân Việt Nam (VTA) theo Quy tắc tố tụng trọng tài của Trung tâm này”. “Any dispute arising out of or in relation with this contract shall be resolved by arbitration at the Vietnam Traders Arbitration Centre (VTA) in accordance with its Rules of Arbitration”.

Trung tâm Trọng tài Thương nhân Việt Nam (VTA) là cơ quan tổ chức, điều phối hoạt động giải quyết tranh chấp trong kinh doanh bằng trọng tài quy chế, với thẩm quyền giải quyết các tranh chấp: (i) Tranh chấp giữa các bên phát sinh từ hoạt động thương mại; (ii) tranh chấp giữa các bên trong đó có ít nhất một bên có hoạt động thương mại; (iii) tranh chấp giữa các bên mà pháp luật quy định giải quyết bằng Trọng tài.