EN
Topic: Doanh nghiệp có thể chuyển từ “giải quyết tranh chấp” sang “phòng ngừa tranh chấp” nhờ AI hay không?
_____________
Cách tiếp cận này tạo ra một khoảng cách đáng kể giữa lựa chọn được ghi nhận trong hợp đồng và khả năng thực sự sử dụng lựa chọn ấy.
Khả năng sử dụng hiệu quả cơ chế trọng tài không chỉ phụ thuộc vào những gì doanh nghiệp làm sau khi tranh chấp phát sinh. Nó còn được chuẩn bị trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng: từ cách lưu giữ chứng cứ, quản lý thay đổi, ghi nhận vi phạm, phối hợp giữa các bộ phận đến thời điểm doanh nghiệp nhận diện rằng bất đồng đã chuyển thành tranh chấp.
Một điều khoản được thiết kế tốt có thể giúp doanh nghiệp lựa chọn cơ chế phù hợp. Nhưng nếu doanh nghiệp không duy trì những điều kiện cần thiết để sử dụng cơ chế đó, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi tranh chấp phát sinh.
Vì vậy, lựa chọn trọng tài không kết thúc khi hợp đồng được ký. Sau thời điểm ấy, vấn đề đặt ra là doanh nghiệp duy trì khả năng sử dụng lựa chọn đó như thế nào.
Điều khoản vẫn tồn tại, nhưng hiểu biết về nó có thể đã biến mất
Ở thời điểm đàm phán, doanh nghiệp có thể đã cân nhắc tương đối đầy đủ về tổ chức trọng tài, địa điểm, ngôn ngữ, số lượng trọng tài viên và phạm vi tranh chấp. Những quyết định này thường được hình thành với sự tham gia của bộ phận kinh doanh, pháp chế, lãnh đạo hoặc luật sư bên ngoài.
Nhưng người thực hiện hợp đồng sau đó không nhất thiết là những người đã tham gia đàm phán.
Nhân sự phụ trách có thể thay đổi. Hồ sơ đàm phán có thể không được chuyển giao. Lý do lựa chọn một cơ chế cụ thể không được ghi nhận. Bộ phận vận hành chỉ nhận được bản hợp đồng cuối cùng mà không biết những vấn đề nào đã từng được cân nhắc hoặc chấp nhận trong quá trình đàm phán.
Điều khoản trọng tài vẫn nằm nguyên trong hợp đồng, nhưng hiểu biết của doanh nghiệp về điều khoản ấy có thể dần mất đi.
Khi tranh chấp phát sinh, doanh nghiệp có thể phải tìm lại những thông tin đáng lẽ đã được lưu giữ từ trước:
- Vì sao các bên lựa chọn tổ chức trọng tài này?
- Điều khoản bao quát những hợp đồng hoặc chủ thể nào?
- Những vấn đề nào đã được nhận diện nhưng các bên vẫn chấp nhận?
- Có yêu cầu đặc biệt nào về thông báo, thương lượng hoặc hòa giải trước khi khởi kiện?
- Phán quyết có thể cần được công nhận, thi hành ở đâu?
- Ai trong doanh nghiệp có thẩm quyền quyết định việc bắt đầu tố tụng?
Nếu không có thông tin chuyển tiếp, doanh nghiệp không chỉ mất thời gian mà còn có thể hành động không nhất quán với chính cơ chế mà mình đã lựa chọn.
Vì vậy, những thông tin quan trọng đứng sau lựa chọn cần được lưu giữ cùng với hợp đồng.
Tranh chấp thường được hình thành trước khi được gọi là tranh chấp
Trong nhiều trường hợp, tranh chấp được hình thành từ một chuỗi bất đồng hoặc vi phạm trong quá trình thực hiện hợp đồng: giao hàng chậm, chất lượng không đạt yêu cầu, thanh toán bị trì hoãn, cách hiểu hợp đồng khác nhau, yêu cầu thay đổi phạm vi công việc hoặc nhiều lần cam kết khắc phục nhưng không thực hiện.
Ở giai đoạn đầu, các vấn đề này thường được xem là khó khăn trong quá trình thực hiện. Bộ phận kinh doanh muốn duy trì quan hệ. Bộ phận dự án tiếp tục xử lý không chính thức. Email được trao đổi rời rạc, quyết định được đưa ra trong cuộc họp nhưng không lập biên bản, còn những thay đổi thực tế không được cập nhật thành hồ sơ thống nhất.
Đến khi doanh nghiệp chính thức xem vấn đề là tranh chấp, một số chứng cứ quan trọng có thể đã thiếu, thất lạc hoặc không còn người có thể giải thích đầy đủ bối cảnh.
Khả năng chứng minh vụ việc không được tạo ra sau khi khởi kiện. Nó phụ thuộc rất lớn vào cách doanh nghiệp quản lý hợp đồng và thông tin trong quá trình thực hiện.
Một doanh nghiệp đã lựa chọn trọng tài nhưng không lưu giữ đầy đủ tài liệu về quá trình thực hiện hợp đồng vẫn có thể sử dụng cơ chế trọng tài, nhưng khả năng chứng minh và bảo vệ yêu cầu của mình có thể bị ảnh hưởng đáng kể.
Quản lý chứng cứ không đồng nghĩa với chuẩn bị kiện tụng từ đầu
Nói đến lưu trữ chứng cứ, doanh nghiệp có thể lo ngại rằng mọi quan hệ hợp đồng sẽ bị đặt trong tâm thế đối đầu. Điều đó không cần thiết và cũng không phù hợp với hoạt động kinh doanh thông thường.
Quản lý chứng cứ trước hết là quản lý thông tin của giao dịch.
Doanh nghiệp cần có khả năng xác định phiên bản hợp đồng đang có hiệu lực, các phụ lục đã được ký, những thay đổi đã được chấp thuận, nghĩa vụ nào đã được thực hiện, ai đã ra quyết định và các bên đã phản hồi ra sao khi có vấn đề.
Trong điều kiện hợp đồng đang được thực hiện bình thường, những thông tin này giúp phối hợp công việc và kiểm soát trách nhiệm. Nếu bất đồng phát sinh, chúng đồng thời trở thành cơ sở để doanh nghiệp đánh giá vị thế của mình.
Một hệ thống phù hợp không nhất thiết phải phức tạp. Đối với nhiều doanh nghiệp, những yêu cầu cơ bản có thể bao gồm:
- Lưu trữ tập trung hợp đồng, phụ lục và các thay đổi đã được chấp thuận.
- Xác định rõ phiên bản tài liệu chính thức.
- Ghi nhận các quyết định quan trọng bằng văn bản.
- Bảo quản email, biên bản, báo cáo và dữ liệu liên quan đến việc thực hiện nghĩa vụ.
- Phân biệt trao đổi thương mại thông thường với thông báo chính thức theo hợp đồng.
- Có đầu mối chuyển vấn đề đến pháp chế hoặc lãnh đạo khi xuất hiện dấu hiệu rủi ro.
Những yêu cầu này không nhằm biến mỗi nhân viên thành người chuẩn bị hồ sơ tố tụng, mà để lịch sử của giao dịch không chỉ tồn tại trong trí nhớ cá nhân hoặc những kênh trao đổi rời rạc.
Thời điểm phản ứng có thể quan trọng không kém nội dung điều khoản
Doanh nghiệp có thể có điều khoản trọng tài rõ ràng và chứng cứ tương đối đầy đủ nhưng vẫn gặp khó khăn nếu phản ứng quá muộn.
Sự chậm trễ có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân. Bộ phận kinh doanh hy vọng quan hệ sẽ được khôi phục. Người phụ trách không muốn báo cáo vấn đề lên cấp trên. Doanh nghiệp chưa xác định được bất đồng đã đủ nghiêm trọng hay chưa. Các bên liên tục gia hạn thời gian thực hiện mà không đánh giá ảnh hưởng pháp lý.
Doanh nghiệp cũng cần lưu ý đến thời hiệu khởi kiện. Theo Điều 33 Luật Trọng tài thương mại năm 2010, trừ trường hợp luật chuyên ngành có quy định khác, thời hiệu khởi kiện theo thủ tục trọng tài là hai năm kể từ thời điểm quyền và lợi ích hợp pháp bị xâm phạm.
Không phải mọi vấn đề đều cần được chuyển ngay thành tranh chấp pháp lý. Nhưng doanh nghiệp cần có ngưỡng để nhận biết khi nào một vấn đề trong quá trình thực hiện hợp đồng cần được đánh giá ở cấp độ khác.
Những dấu hiệu có thể bao gồm việc đối tác phủ nhận nghĩa vụ cốt lõi; vi phạm lặp lại nhưng không có phương án khắc phục đáng tin cậy; giá trị ảnh hưởng vượt quá thẩm quyền xử lý của bộ phận phụ trách; có nguy cơ chứng cứ bị mất hoặc việc bảo vệ quyền lợi trở nên khó khăn hơn; hoặc thời hạn pháp lý bắt đầu trở thành yếu tố cần lưu ý.
Nếu không có cơ chế cảnh báo và chuyển cấp, vấn đề có thể chỉ được đưa đến pháp chế hoặc lãnh đạo khi doanh nghiệp đã có ít phương án xử lý hơn.
Vận hành lựa chọn là trách nhiệm liên chức năng
Điều khoản trọng tài thường do pháp chế hoặc luật sư soạn thảo, nhưng việc duy trì khả năng sử dụng điều khoản không thể chỉ thuộc về pháp chế.
Bộ phận kinh doanh hiểu quan hệ với đối tác và những nhượng bộ đã được đưa ra. Bộ phận vận hành nắm quá trình thực hiện nghĩa vụ. Tài chính giữ dữ liệu thanh toán và các thông tin liên quan đến thiệt hại. Bộ phận công nghệ quản lý một phần thông tin và lịch sử giao dịch. Lãnh đạo quyết định mức độ rủi ro mà doanh nghiệp sẵn sàng chấp nhận. Pháp chế kết nối những thông tin đó với quyền, nghĩa vụ và phương án xử lý.
Nếu mỗi bộ phận chỉ giữ một phần thông tin, doanh nghiệp có thể không có được bức tranh đầy đủ khi cần ra quyết định.
Vì vậy, quản trị sau ký kết cần xác định ít nhất ba điểm.
Thứ nhất, cần có đầu mối chịu trách nhiệm theo dõi hợp đồng trong giai đoạn thực hiện. Người này không nhất thiết xử lý mọi vấn đề, nhưng cần biết hồ sơ nằm ở đâu và khi nào vấn đề cần được chuyển cấp.
Thứ hai, doanh nghiệp cần xác định những dấu hiệu nào cần có sự tham gia của pháp chế hoặc lãnh đạo. Nếu việc chuyển cấp hoàn toàn phụ thuộc vào cảm nhận cá nhân, vấn đề có thể chỉ được báo cáo khi đã trở nên nghiêm trọng.
Thứ ba, cần xác định ai có quyền quyết định từng bước xử lý: tiếp tục thương lượng, gửi thông báo chính thức, sử dụng hòa giải, yêu cầu áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời hay bắt đầu tố tụng trọng tài.
Sự phân công này không làm doanh nghiệp trở nên đối đầu hơn. Nó giúp tránh tình trạng nhiều bộ phận phản ứng khác nhau trước cùng một vấn đề hoặc đưa ra những cam kết ảnh hưởng đến vị thế chung của doanh nghiệp.
Mỗi tranh chấp cần tạo ra hiểu biết cho những hợp đồng tiếp theo
Vận hành không chỉ là duy trì khả năng sử dụng điều khoản đã ký. Đây còn là giai đoạn doanh nghiệp có thể kiểm nghiệm những lựa chọn đã được đưa ra trước đó.
Sau một tranh chấp, ngoài kết quả thắng hay thua, số tiền thu hồi được và chi phí đã bỏ ra, doanh nghiệp có thể xem xét thêm:
- Điều khoản có bao quát tranh chấp phát sinh hay không?
- Cơ chế đã chọn có phù hợp với giá trị và mức độ phức tạp của vụ việc không?
- Doanh nghiệp có nhận diện vấn đề và lưu giữ chứng cứ đủ sớm không?
- Có nội dung nào trong mẫu hợp đồng hoặc quy trình nội bộ cần được điều chỉnh?
Những kết quả này cần được phản ánh trở lại trong cách doanh nghiệp soạn thảo, đàm phán và quản lý các hợp đồng tiếp theo. Nếu bài học chỉ nằm trong hồ sơ vụ việc hoặc kinh nghiệm của một vài cá nhân, doanh nghiệp rất dễ lặp lại những hạn chế cũ.
Từ điều khoản đã ký đến năng lực sẵn sàng
Doanh nghiệp không cần vận hành mọi hợp đồng trong trạng thái chuẩn bị cho tranh chấp. Nhưng doanh nghiệp cũng không nên giả định rằng một điều khoản tốt sẽ tự bảo đảm khả năng sử dụng cơ chế đó khi tranh chấp phát sinh.
Giữa thời điểm ký hợp đồng và thời điểm tranh chấp phát sinh, doanh nghiệp vẫn cần duy trì thông tin về lựa chọn ban đầu, quản lý hồ sơ thực hiện, nhận diện những vấn đề cần chuyển cấp và xác định rõ trách nhiệm xử lý. Những việc này ảnh hưởng đáng kể đến khả năng sử dụng cơ chế đã được thỏa thuận khi cần thiết.
Vì vậy, việc doanh nghiệp chủ động lựa chọn trọng tài không dừng ở thời điểm thỏa thuận được xác lập. Doanh nghiệp còn cần duy trì khả năng sử dụng cơ chế đó trong quá trình thực hiện giao dịch.
Câu hỏi sau khi hợp đồng được ký vì thế không chỉ là “điều khoản trọng tài đã được lưu ở đâu?”, mà là:
Nếu tranh chấp phát sinh, doanh nghiệp đã sẵn sàng sử dụng cơ chế mà mình lựa chọn hay chưa?
