Trung tâm trọng tài và Hội đồng Trọng tài làm những gì?

Bài này là bài thứ 3 trong Chủ đề kiến thức: Trọng tài thương mại vận hành như thế nào?

________

Một doanh nghiệp nhận được văn bản mang tên “Thông báo về vụ tranh chấp” từ một trung tâm trọng tài. Từ thời điểm đó, phần lớn thư từ, tài liệu và yêu cầu nộp phí đều được gửi qua trung tâm. Thư ký của trung tâm liên hệ về thời hạn, số lượng bản tài liệu, lịch họp và những vấn đề tổ chức khác. Phiên họp sau đó cũng có thể diễn ra tại cơ sở hoặc trên nền tảng trực tuyến do trung tâm cung cấp.

Nhìn từ bên ngoài, trung tâm dường như là chủ thể điều hành toàn bộ vụ việc. Vì thế, trong giao tiếp thông thường, người ta dễ nói rằng “trung tâm chấp nhận yêu cầu”, “trung tâm xử vụ tranh chấp” hoặc “phán quyết của trung tâm”.

Những cách nói này có thể giúp câu chuyện ngắn gọn hơn, nhưng dễ làm mờ một ranh giới pháp lý quan trọng. Trong trọng tài tại trung tâm, có hai chủ thể cùng xuất hiện nhưng thực hiện những chức năng khác nhau:

• Trung tâm trọng tài cung cấp khuôn khổ thể chế, tổ chức, điều phối và hỗ trợ việc giải quyết tranh chấp.
• Hội đồng Trọng tài trực tiếp tiến hành quá trình phân xử, xem xét thẩm quyền, đánh giá lập luận và chứng cứ, rồi ban hành quyết định hoặc phán quyết.

Hai chủ thể này không đối lập và cũng không tách rời nhau. Một bên tạo ra hạ tầng để vụ việc vận hành ổn định; bên kia thực hiện quyền phân xử trong vụ việc cụ thể. Có thể tóm tắt bằng một phân biệt nền tảng:

Trung tâm quản lý cơ chế; Hội đồng Trọng tài quyết định tranh chấp.

Tuy nhiên, câu tóm tắt này chỉ là điểm khởi đầu. Trung tâm không phải một “bưu điện” chỉ chuyển tài liệu, còn Hội đồng Trọng tài cũng không tự mình thực hiện mọi công việc của vụ việc. Muốn hiểu đúng, cần nhìn kỹ hơn vào cách hai lớp vận hành này phối hợp với nhau.

1. Một vụ việc nhưng có hai lớp vận hành

Hãy hình dung một vụ trọng tài như một hành trình cần đồng thời có hạ tầng tổ chức và chủ thể phân xử.

Hạ tầng tổ chức giúp đơn khởi kiện được tiếp nhận, thông báo được gửi đúng nơi, thời hạn được theo dõi, phí được quản lý, Hội đồng Trọng tài được thành lập và các phiên làm việc có điều kiện diễn ra. Trong trọng tài tại trung tâm, phần lớn hạ tầng này được cung cấp bởi trung tâm và bộ máy thư ký của trung tâm.

Chủ thể phân xử lại thực hiện một công việc khác. Chủ thể đó phải xác định mình có thẩm quyền hay không, tổ chức cách các bên trình bày vụ việc, xem xét chứng cứ, áp dụng pháp luật phù hợp và quyết định yêu cầu nào được chấp nhận. Công việc này thuộc về Hội đồng Trọng tài.

Sự khác biệt có thể được nhìn qua một số câu hỏi cơ bản:

Bảng phân biệt này cho thấy một quy luật: trung tâm giúp quá trình có thể diễn ra; Hội đồng Trọng tài quyết định quá trình dẫn đến kết quả nào.

2. Trung tâm trọng tài là gì?

Trung tâm trọng tài là một tổ chức trọng tài cung cấp cơ chế giải quyết tranh chấp theo quy tắc tố tụng của mình. Luật Trọng tài thương mại xác định chức năng của trung tâm là tổ chức, điều phối hoạt động giải quyết tranh chấp bằng trọng tài quy chế và hỗ trợ trọng tài viên về hành chính, văn phòng cùng những trợ giúp khác trong quá trình tố tụng.

Khi các bên ghi trong hợp đồng rằng tranh chấp sẽ được giải quyết tại một trung tâm cụ thể, họ không chỉ chọn một địa chỉ để nộp đơn. Thông thường, họ cũng lựa chọn:

• một bộ quy tắc tố tụng;
• một cơ chế tiếp nhận và quản lý vụ việc;
• một hệ thống hỗ trợ thành lập Hội đồng Trọng tài;
• một biểu phí và phương thức quản lý chi phí;
• một bộ máy thư ký và hạ tầng phục vụ quá trình;
• những quyết định thể chế mà Chủ tịch hoặc cơ quan có thẩm quyền của trung tâm được quy tắc giao thực hiện.

Trung tâm thường có danh sách trọng tài viên, nhưng không nên từ đó suy ra rằng Hội đồng Trọng tài là một phòng ban thường trực của trung tâm. Hội đồng chỉ được thành lập cho một vụ việc cụ thể và có thể gồm một hoặc nhiều trọng tài viên theo thỏa thuận cùng quy tắc áp dụng. Theo Quy tắc VTA, các bên còn có thể chọn người không có tên trong Danh sách Trọng tài viên, đồng thời cung cấp cho Trung tâm địa chỉ liên lạc của người được chọn. Dù được chọn từ danh sách hay ngoài danh sách, trọng tài viên vẫn phải đáp ứng các điều kiện của pháp luật, thỏa thuận của các bên và yêu cầu về vô tư, độc lập, khách quan.

Vì vậy, trung tâm là thiết chế tổ chức trọng tài, còn Hội đồng Trọng tài là chủ thể phân xử của một vụ việc cụ thể.

3. Trung tâm làm gì trước khi Hội đồng Trọng tài được thành lập?

Vai trò của trung tâm thể hiện rõ nhất ở giai đoạn đầu, khi vụ việc đã được khởi xướng nhưng Hội đồng Trọng tài chưa tồn tại.

Tiếp nhận hồ sơ ban đầu

Nguyên đơn gửi đơn khởi kiện, thỏa thuận trọng tài và tài liệu liên quan đến Trung tâm. Theo Quy tắc VTA, đơn phải có các nội dung được quy định, tài liệu phải được gửi đủ số bản và nguyên đơn phải nộp phí trọng tài theo cơ chế áp dụng. Tố tụng trọng tài bắt đầu từ ngày Trung tâm nhận được đơn khởi kiện đáp ứng quy định của Quy tắc, trừ khi các bên có thỏa thuận khác.

Việc tiếp nhận và xử lý hồ sơ ban đầu nhằm làm cho quá trình có thể được khởi động đúng khuôn khổ. Nó không đồng nghĩa Trung tâm đã kiểm chứng toàn bộ sự kiện, công nhận yêu cầu của nguyên đơn là đúng hoặc kết luận cuối cùng rằng Hội đồng Trọng tài có thẩm quyền.

Gửi thông báo và tạo cơ hội phản hồi

Sau khi nhận được đơn khởi kiện, thỏa thuận trọng tài, tài liệu liên quan và phí trọng tài, Trung tâm gửi thông báo cùng hồ sơ cho bị đơn theo thời hạn của Quy tắc VTA. Trung tâm tiếp nhận bản tự bảo vệ, đơn kiện lại nếu có và những trao đổi tiếp theo.

Chức năng này có ý nghĩa lớn hơn việc chuyển thư. Một quá trình phân xử công bằng đòi hỏi mỗi bên được thông báo và có cơ hội trình bày. Hệ thống gửi nhận, xác định ngày nhận và theo dõi thời hạn giúp tạo ra hồ sơ rõ ràng về việc quyền tham gia tố tụng của các bên đã được bảo đảm như thế nào.

Quản lý những bước đầu của lịch trình

Khi chưa có Hội đồng Trọng tài, một số vấn đề không thể chờ vô thời hạn. Theo Quy tắc VTA, Trung tâm quản lý thời hạn gửi bản tự bảo vệ và có thể gia hạn thời hạn này khi nhận được yêu cầu hợp lệ của bị đơn. Nếu tài liệu được lập bằng ngôn ngữ không phải ngôn ngữ trọng tài, Trung tâm có thể yêu cầu một bên hoặc các bên cung cấp bản dịch hợp lệ. Trung tâm cũng hướng dẫn các yêu cầu hành chính cần thiết để hồ sơ tiếp tục được xử lý.

Trong một số trường hợp làm chấm dứt vụ việc mà Hội đồng Trọng tài chưa được thành lập, Chủ tịch Trung tâm ra quyết định đình chỉ theo Quy tắc VTA. Đây là thẩm quyền thể chế nhằm xử lý tình trạng của vụ việc ở giai đoạn chưa có Hội đồng, không phải quyền đánh giá và quyết định nội dung tranh chấp.

Hỗ trợ thành lập Hội đồng Trọng tài

Đây là một trong những chức năng quan trọng nhất. Trung tâm tiếp nhận thông tin về trọng tài viên do các bên lựa chọn, liên hệ với người được chọn, tiếp nhận việc công khai những sự việc có thể gây nghi ngờ về sự vô tư, độc lập, khách quan và thực hiện các bước cần thiết để Hội đồng được thành lập.

Trong những trường hợp quy tắc quy định, Chủ tịch Trung tâm có thể chỉ định trọng tài viên, quyết định vấn đề thay đổi trọng tài viên hoặc thực hiện những thẩm quyền thể chế khác. Những quyết định này giúp cơ chế không bị đình trệ chỉ vì một bên không hợp tác hoặc vì phương thức lựa chọn chưa tạo ra kết quả.

Điểm quan trọng là: trung tâm hỗ trợ hình thành chủ thể phân xử, nhưng không vì thế trở thành chủ thể phân xử.

4. Trung tâm làm gì trong suốt quá trình giải quyết tranh chấp?

Khi Hội đồng Trọng tài được thành lập, vai trò của trung tâm không kết thúc. Hai lớp vận hành bắt đầu song song: Hội đồng kiểm soát việc phân xử, còn trung tâm tiếp tục duy trì hạ tầng tổ chức.

Theo Quy tắc VTA và tùy đặc điểm vụ việc, Trung tâm tiếp tục thực hiện các công việc như:

• nhận và chuyển các bản trình bày, chứng cứ, quyết định và thông báo;
• thực hiện các công việc tố tụng thuộc nhiệm vụ của thư ký Trung tâm;
• gửi giấy triệu tập tham dự phiên họp giải quyết tranh chấp theo thời hạn áp dụng;
• hỗ trợ các điều kiện tổ chức cần thiết cho phiên họp theo quyết định của Hội đồng;
• quản lý phí trọng tài, khoản tạm ứng và những chi phí phát sinh;
• phối hợp thực hiện những công việc cần thiết liên quan đến chuyên gia, người làm chứng hoặc các trợ giúp khác theo yêu cầu của Hội đồng;
• tiếp nhận phán quyết do Hội đồng lập và gửi bản chính hoặc bản sao có chứng thực cho các bên.

Thư ký vụ việc thường là điểm liên hệ thường xuyên nhất. Điều này có thể khiến một bên cảm thấy thư ký đang “điều hành” Hội đồng. Trên thực tế, thư ký giúp luồng công việc được tổ chức, nhưng không phải là thành viên Hội đồng Trọng tài và không có quyền thay Hội đồng đánh giá chứng cứ hoặc quyết định nội dung tranh chấp.

Ví dụ, Hội đồng Trọng tài có thể quyết định ngày mở phiên họp, còn trung tâm gửi giấy triệu tập. Hội đồng có thể yêu cầu một bên cung cấp tài liệu, còn trung tâm chuyển yêu cầu và tiếp nhận tài liệu phản hồi. Hội đồng lập phán quyết, còn trung tâm thực hiện việc gửi phán quyết đã được lập đến các bên.

Sự phân công này vừa giữ tính độc lập của chức năng phân xử, vừa tránh việc các trọng tài viên phải tự xử lý toàn bộ hành chính của vụ việc.

5. Trung tâm không làm những gì?

Để hiểu đúng vai trò của trung tâm, cần xác định rõ những công việc không thuộc về trung tâm.

Không quyết định bên nào đúng, bên nào sai

Trung tâm không đánh giá yêu cầu bồi thường có căn cứ hay không, hợp đồng đã bị vi phạm chưa hoặc một chứng cứ có đủ sức thuyết phục không. Những câu hỏi này thuộc về Hội đồng Trọng tài.

Việc trung tâm nhận đơn không có nghĩa trung tâm đứng về phía nguyên đơn. Việc trung tâm gửi yêu cầu nộp bản tự bảo vệ cũng không có nghĩa trung tâm đã hình thành quan điểm bất lợi cho bị đơn.

Không ban hành phán quyết thay Hội đồng Trọng tài

Phán quyết là quyết định của Hội đồng Trọng tài giải quyết nội dung tranh chấp và chấm dứt tố tụng theo khuôn khổ pháp luật. Theo Quy tắc VTA, Hội đồng lập và gửi phán quyết tới Trung tâm; Trung tâm gửi bản chính hoặc bản sao có chứng thực cho các bên. Việc tiếp nhận và gửi phán quyết không trao cho Trung tâm quyền thay đổi kết luận phân xử.

Vì vậy, cách nói “phán quyết của trung tâm X” thường chỉ nhằm nhận diện nơi quản lý vụ việc. Về chức năng pháp lý, đó là phán quyết do Hội đồng Trọng tài của vụ việc lập.

Không phải đại diện hoặc cố vấn của bất kỳ bên nào

Trung tâm có thể giải thích quy trình, biểu phí, cách gửi hồ sơ hoặc yêu cầu hình thức. Nhưng trung tâm không tư vấn một bên nên lập luận thế nào, chọn chứng cứ nào hoặc phản bác đối phương ra sao.

Khi một bên hỏi một vấn đề vượt khỏi phạm vi hướng dẫn thủ tục, trung tâm có thể không trả lời hoặc đề nghị bên đó tự tìm tư vấn pháp lý. Đây không phải sự thiếu hỗ trợ, mà là yêu cầu của tính trung lập.

Không phải là “cấp trên” của Hội đồng Trọng tài về nội dung vụ việc

Trung tâm và Chủ tịch Trung tâm có thể thực hiện một số quyết định được Quy tắc VTA giao, chẳng hạn chỉ định trọng tài viên khi cơ chế lựa chọn không tạo ra kết quả, quyết định việc thay đổi trọng tài viên trong những trường hợp thuộc thẩm quyền, quyết định đình chỉ khi Hội đồng chưa được thành lập hoặc quyết định việc gộp vụ tranh chấp khi các bên đã có thỏa thuận gộp. Với thủ tục rút gọn, điều kiện kích hoạt là sự thỏa thuận của các bên; Trung tâm không tự mình lựa chọn thủ tục này thay cho họ. Những thẩm quyền thể chế đó không biến Trung tâm thành cấp xét xử lại các kết luận của Hội đồng.

Một bên không thể yêu cầu trung tâm sửa kết quả phân xử chỉ vì không đồng ý với cách Hội đồng đánh giá chứng cứ hoặc áp dụng pháp luật.

6. Hội đồng Trọng tài là ai và được hình thành như thế nào?

Hội đồng Trọng tài là một hoặc nhiều trọng tài viên được lựa chọn hoặc chỉ định để giải quyết vụ tranh chấp cụ thể. Theo pháp luật Việt Nam, thành phần có thể gồm một hoặc nhiều trọng tài viên theo thỏa thuận; nếu các bên không thỏa thuận về số lượng thì nguyên tắc mặc định là ba trọng tài viên.

Hội đồng không tồn tại thường trực trước khi vụ việc bắt đầu. Nó được hình thành sau khi đơn khởi kiện đã kích hoạt cơ chế và các bước lựa chọn hoặc chỉ định được tiến hành.

Trong mô hình ba trọng tài viên, thông thường mỗi phía lựa chọn hoặc yêu cầu chỉ định một trọng tài viên; hai trọng tài viên hoặc cơ chế được quy tắc xác định sẽ dẫn đến việc hình thành vị trí chủ tịch Hội đồng. Trong mô hình trọng tài viên duy nhất, các bên có thể cùng thống nhất lựa chọn hoặc sử dụng cơ chế chỉ định khi không đạt được thống nhất.

Cách thức cụ thể phụ thuộc vào thỏa thuận, quy tắc của trung tâm và pháp luật áp dụng. Nhưng bất kể được lựa chọn theo cách nào, trọng tài viên phải đáp ứng những yêu cầu nền tảng về độc lập, vô tư và khách quan. Họ không phải người đại diện cho bên đã chọn mình.

Điểm này đặc biệt dễ bị hiểu sai trong Hội đồng ba người. Việc nguyên đơn chọn một trọng tài viên không có nghĩa người đó có nhiệm vụ bảo vệ nguyên đơn; tương tự, trọng tài viên do bị đơn chọn không phải “tiếng nói” của bị đơn trong phòng nghị án. Từ khi chấp nhận nhiệm vụ, mỗi trọng tài viên phải thực hiện chức năng phân xử độc lập.

Khi việc thành lập hoàn tất, vụ việc có một chủ thể cụ thể để thực hiện quyền phân xử. Đây là thời điểm trọng tâm vận hành chuyển từ khởi động và tổ chức ban đầu sang quản lý tố tụng, xem xét nội dung và hình thành quyết định.

7. Hội đồng Trọng tài trực tiếp phân xử tranh chấp ra sao?

Hội đồng Trọng tài không chỉ xuất hiện ở phiên họp cuối cùng. Sau khi được thành lập, Hội đồng dẫn dắt toàn bộ quá trình cần thiết để tranh chấp có thể được quyết định.

Xem xét thẩm quyền của chính mình

Trước khi đi vào nội dung, Hội đồng phải xem xét sự tồn tại, hiệu lực và khả năng thực hiện của thỏa thuận trọng tài, cũng như phạm vi thẩm quyền của mình. Điều này vẫn cần được thực hiện ngay cả khi trung tâm đã tiếp nhận đơn và quản lý vụ việc từ trước.

Nếu xác định có thẩm quyền, Hội đồng tiếp tục giải quyết tranh chấp. Nếu xác định thỏa thuận không tồn tại, vô hiệu hoặc không thể thực hiện, Hội đồng có thể đình chỉ theo khuôn khổ áp dụng.

Thiết kế và kiểm soát trình tự tố tụng

Trên cơ sở thỏa thuận của các bên, pháp luật và Quy tắc VTA, Hội đồng quyết định cách thức tiến hành phù hợp. Hội đồng có thể tổ chức các cuộc họp bằng hình thức và tại nơi phù hợp; quyết định thời gian, địa điểm và hình thức của phiên họp giải quyết tranh chấp; đồng thời tổ chức việc trình bày, cung cấp chứng cứ và lấy ý kiến chuyên gia khi cần thiết.

Hội đồng cũng quyết định nhiều vấn đề phát sinh: có chấp nhận sửa đổi yêu cầu không, có gia hạn thời hạn không, phiên họp được tổ chức theo hình thức nào, yêu cầu hoãn có chính đáng không hoặc tài liệu nộp muộn có được xem xét không.

Quyền quản lý tố tụng không phải quyền tùy ý tuyệt đối. Hội đồng phải tôn trọng thỏa thuận của các bên, bảo đảm đối xử bình đẳng và tạo cơ hội cho mỗi bên trình bày vụ việc của mình.

Xác minh, thu thập và đánh giá chứng cứ

Các bên có trách nhiệm đưa lập luận và chứng cứ vào quá trình. Hội đồng có quyền yêu cầu cung cấp chứng cứ, xác định mức độ liên quan, xem xét và đánh giá các tài liệu đã được đưa ra.

Khi cần, Hội đồng có thể xác minh sự việc, tham vấn chuyên gia, trưng cầu giám định hoặc định giá, triệu tập người làm chứng và đề nghị Tòa án hỗ trợ trong những trường hợp luật định.

Điểm cốt lõi không nằm ở việc ai giữ hồ sơ, mà ở việc ai quyết định hồ sơ ấy có ý nghĩa gì đối với tranh chấp. Trung tâm có thể tiếp nhận và chuyển tài liệu; Hội đồng mới đánh giá sức nặng của tài liệu đó.

Xem xét các yêu cầu trong quá trình

Tùy vụ việc, Hội đồng có thể xem xét yêu cầu áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời, yêu cầu sửa đổi hoặc bổ sung, phản đối về thẩm quyền, yêu cầu liên quan đến chứng cứ và nhiều vấn đề tố tụng khác.

Mỗi quyết định trong quá trình góp phần tạo ra một hành lang công bằng để vụ việc đi đến kết quả, nhưng chưa phải phán quyết cuối cùng về toàn bộ nội dung.

Áp dụng pháp luật và ban hành phán quyết

Sau khi xem xét yêu cầu, lập luận, chứng cứ và quy tắc pháp lý phù hợp, Hội đồng thảo luận và lập phán quyết. Với Hội đồng gồm nhiều trọng tài viên, quyết định được hình thành theo nguyên tắc biểu quyết được luật và quy tắc xác định; phán quyết phải đáp ứng những yêu cầu về nội dung và hình thức.

Đây là chức năng không thể chuyển cho bộ phận thư ký hay trung tâm. Hội đồng chịu trách nhiệm đối với kết luận phân xử và là chủ thể ký phán quyết theo khuôn khổ áp dụng.

8. Ranh giới giữa quản lý vụ việc và quyền quyết định

Cách phân biệt “trung tâm làm hành chính, Hội đồng làm chuyên môn” có ích nhưng vẫn hơi đơn giản.

Trung tâm không chỉ bố trí điều kiện tổ chức và chuyển tài liệu. Quy tắc VTA giao cho Trung tâm hoặc Chủ tịch Trung tâm những quyền thể chế có ảnh hưởng đến cấu trúc và tiến độ vụ việc: chỉ định hoặc thay đổi trọng tài viên trong các trường hợp được quy định; gia hạn thời hạn gửi bản tự bảo vệ; quyết định gộp vụ tranh chấp khi các bên đã thỏa thuận gộp; rút ngắn một số thời hạn khi áp dụng thủ tục rút gọn theo thỏa thuận của các bên; quản lý phí; và đình chỉ vụ việc trong trường hợp thuộc thẩm quyền trước khi Hội đồng được thành lập.

Ngược lại, Hội đồng cũng thực hiện nhiều công việc quản lý tố tụng. Hội đồng điều hành phiên họp, quyết định cách xem xét chứng cứ, xử lý yêu cầu hoãn và kiểm soát tiến độ của quá trình trong phạm vi pháp luật, thỏa thuận trọng tài và Quy tắc VTA.

Ranh giới chính xác vì thế không nằm ở hai từ “hành chính” và “chuyên môn”, mà nằm ở bản chất của quyền được thực hiện:

• Trung tâm thực hiện quyền tổ chức và những thẩm quyền thể chế được Quy tắc VTA giao để cơ chế hoạt động.
• Hội đồng thực hiện quyền tố tụng và quyền phân xử đối với vụ tranh chấp cụ thể.
• Chỉ Hội đồng đánh giá nội dung yêu cầu và ban hành phán quyết giải quyết tranh chấp.

Có thể hình dung mối quan hệ này theo ba giai đoạn:

Trước khi Hội đồng được thành lập

Trung tâm giữ vai trò nổi bật: tiếp nhận đơn, thông báo, quản lý phản hồi, hỗ trợ lựa chọn hoặc chỉ định trọng tài viên và xử lý những vấn đề ban đầu theo quy tắc.

Sau khi Hội đồng được thành lập

Hội đồng kiểm soát việc tiến hành tố tụng và phân xử. Trung tâm tiếp tục cung cấp hạ tầng, chuyển thông tin, quản lý phí và thực hiện các công việc thể chế hoặc hành chính thuộc phạm vi của mình.

Khi phán quyết được lập

Hội đồng chịu trách nhiệm về nội dung và hình thức của phán quyết. Hội đồng gửi phán quyết đã lập tới Trung tâm, và Trung tâm gửi bản chính hoặc bản sao có chứng thực cho các bên theo Quy tắc VTA.

Như vậy, việc Hội đồng xuất hiện không làm trung tâm rời khỏi vụ việc; nó làm thay đổi trọng tâm quyền quyết định.

9. Trọng tài vụ việc vận hành thế nào khi không có trung tâm?

Không phải mọi vụ trọng tài đều được quản lý bởi một trung tâm. Trong trọng tài vụ việc, các bên và Hội đồng không sử dụng sẵn bộ máy thường trực của một tổ chức trọng tài.

Điều này giúp làm nổi bật bản chất của hai vai trò. Quyền phân xử không phát sinh từ sự tồn tại của trung tâm. Nó dựa trên thỏa thuận của các bên, pháp luật công nhận và Hội đồng Trọng tài được thành lập đúng cách. Vì vậy, một Hội đồng trọng tài vụ việc vẫn có thể xem xét tranh chấp và ban hành phán quyết có giá trị pháp lý dù không có trung tâm đứng phía sau.

Tuy nhiên, những công việc mà trung tâm thường đảm nhận không tự biến mất. Chúng phải được thực hiện theo cách khác. Các bên hoặc Hội đồng cần tổ chức việc gửi nhận tài liệu, quản lý thời hạn, lựa chọn địa điểm, bố trí phiên họp, tạm ứng chi phí, lưu trữ hồ sơ và xử lý những vấn đề hậu cần khác.

Khi việc thành lập Hội đồng gặp bế tắc hoặc cần sự hỗ trợ mà các bên không tự giải quyết được, cơ chế của pháp luật và Tòa án có thẩm quyền có thể được sử dụng trong phạm vi luật định. Các bên cũng có thể thỏa thuận áp dụng một bộ quy tắc hoặc thuê dịch vụ hỗ trợ riêng mà không nhất thiết chuyển vụ việc thành trọng tài tại trung tâm.

Trọng tài vụ việc vì thế không phải “trọng tài không có tổ chức”. Chính xác hơn, đó là mô hình không sử dụng một trung tâm trọng tài để quản lý toàn bộ vụ việc. Mức độ linh hoạt cao hơn đi cùng nhu cầu thiết kế và phối hợp lớn hơn.

10. Doanh nghiệp cần làm việc với đúng chủ thể

Phân biệt trung tâm và Hội đồng Trọng tài không chỉ là vấn đề thuật ngữ. Nó giúp doanh nghiệp biết yêu cầu của mình cần được gửi đến đâu, ai có quyền trả lời và kỳ vọng nào là hợp lý.

Nếu cần hỏi về cách nộp hồ sơ, phí, việc gửi nhận, biểu mẫu, tình trạng hành chính hoặc lịch tổ chức, trung tâm thường là đầu mối phù hợp.

Nếu cần yêu cầu gia hạn theo lịch biểu do Hội đồng ban hành, phản đối một vấn đề tố tụng, đề nghị thu thập chứng cứ, áp dụng biện pháp khẩn cấp, xem xét chuyên gia hoặc quyết định một yêu cầu trong tranh chấp, vấn đề đó thường cần được đặt trước Hội đồng Trọng tài — dù văn bản vẫn được gửi thông qua trung tâm theo quy tắc.

Nếu không đồng ý với kết luận về nội dung, doanh nghiệp không thể đề nghị thư ký hoặc Chủ tịch Trung tâm thay đổi phán quyết như khi khiếu nại một quyết định hành chính nội bộ. Những cơ chế hậu phán quyết, nếu có, phải được thực hiện đúng căn cứ, đúng chủ thể và đúng giới hạn của pháp luật.

Từ góc nhìn toàn bộ vụ việc, hai chủ thể tạo thành một cấu trúc phối hợp:

Trung tâm tạo và duy trì hạ tầng → Hội đồng Trọng tài kiểm soát quá trình phân xử → trung tâm hỗ trợ quyết định của Hội đồng được vận hành và chuyển giao đúng thủ tục.

Hiểu được cấu trúc này cũng giúp sửa ba nhầm lẫn phổ biến:

1. Nộp đơn tại trung tâm không có nghĩa trung tâm đã xác nhận nguyên đơn đúng.
2. Trọng tài viên do một bên lựa chọn không phải người đại diện cho bên đó.
3. Phán quyết được trung tâm gửi đi không phải là quyết định do trung tâm đưa ra.

Sau khi đã xác định ai tổ chức và ai phân xử, câu hỏi tiếp theo là: các bên đưa chính câu chuyện, yêu cầu, lập luận và chứng cứ của mình vào quá trình ấy bằng cách nào?

Bài tiếp theo: Các bên đưa vụ việc của mình vào quá trình trọng tài như thế nào?

Bài trước đó: Thỏa thuận trọng tài giữ vai trò gì trong toàn bộ quá trình?

Ghi chú nội dung và nguồn pháp lý chính

Bài viết cung cấp kiến thức nền tảng, không phải ý kiến pháp lý cho một vụ việc cụ thể. Nội dung được đối chiếu với:

• Văn bản hợp nhất số 60/VBHN-VPQH ngày 15/8/2025 của Văn phòng Quốc hội về Luật Trọng tài thương mại, đặc biệt các quy định về chức năng, quyền và nghĩa vụ của trung tâm trọng tài; thành lập Hội đồng Trọng tài; thẩm quyền của Hội đồng trong việc xem xét thẩm quyền, xác minh sự việc, thu thập chứng cứ, triệu tập người làm chứng, áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời và lập phán quyết.
• Quy tắc tố tụng trọng tài của Trung tâm Trọng tài Thương nhân Việt Nam (VTA), có hiệu lực từ ngày 16/7/2018, đặc biệt Điều 3, Điều 5, Điều 8–9, Điều 11–17, Điều 22–25, Điều 28, Điều 30–38. Điều 38 xác lập trực tiếp rằng Trung tâm không tự mình giải quyết tranh chấp; việc giải quyết được tiến hành bởi Hội đồng Trọng tài.