EN
Topic: Lựa chọn trọng tài viên là một quyền tố tụng hay một trách nhiệm chiến lược?
_______
Về nguyên tắc, quá trình này có vẻ tương đối rõ ràng. Các bên xác định tiêu chí, tìm kiếm ứng viên, thu thập thông tin, so sánh và đưa ra lựa chọn. Nhưng trong thực tế, phần lớn những năng lực quan trọng nhất của một trọng tài viên lại không dễ nhận biết qua các nguồn thông tin sẵn có.
Một hồ sơ nghề nghiệp có thể cho biết ứng viên đã học ở đâu, đang làm việc tại tổ chức nào, có chuyên môn trong lĩnh vực gì và đã đảm nhiệm những vị trí nào. Tuy nhiên, hồ sơ đó khó phản ánh đầy đủ cách người này quản lý một vụ việc, khả năng dành thời gian, phong cách điều hành phiên họp, mức độ chủ động trong xử lý thủ tục hay khả năng phối hợp với các thành viên khác của Hội đồng.
Vì vậy, vấn đề không chỉ là doanh nghiệp có đủ thông tin hay không. Quan trọng hơn là thông tin họ đang có giúp hiểu ứng viên đến mức nào, phần nào có thể kiểm chứng và phần nào vẫn chỉ là nhận định gián tiếp.
Hồ sơ nghề nghiệp là điểm bắt đầu, không phải câu trả lời cuối cùng
Thông tin đầu tiên mà các bên tiếp cận thường là hồ sơ nghề nghiệp của ứng viên. Hồ sơ có thể xuất hiện trên trang thông tin cá nhân, website của tổ chức nơi người đó làm việc, danh sách trọng tài viên của một trung tâm trọng tài hoặc các ấn phẩm nghề nghiệp.
Đây là nguồn thông tin cần thiết. Nó giúp các bên xác định nền tảng đào tạo, quá trình hành nghề, lĩnh vực chuyên môn, ngôn ngữ sử dụng và những hoạt động nghề nghiệp đã được công bố. Từ đó, một số ứng viên rõ ràng không đáp ứng điều kiện cơ bản có thể được loại khỏi danh sách xem xét.
Nhưng hồ sơ nghề nghiệp thường được xây dựng để giới thiệu năng lực tổng quát, không phải để trả lời các yêu cầu của một vụ tranh chấp cụ thể.
Việc một người ghi nhận “có kinh nghiệm trong lĩnh vực xây dựng” chưa cho biết kinh nghiệm đó đến từ vai trò tư vấn giao dịch, luật sư tranh tụng, chuyên gia kỹ thuật hay trọng tài viên. Tương tự, thông tin “đã tham gia nhiều vụ trọng tài” chưa làm rõ quy mô, mức độ phức tạp, vai trò đảm nhiệm hoặc tính chất của các vấn đề đã xử lý.
Ngay cả những thông tin có vẻ định lượng cũng cần được hiểu trong đúng bối cảnh. Số năm hành nghề không tự động phản ánh kinh nghiệm quản lý tố tụng. Số lượng vụ việc không cho biết mức độ phù hợp với tranh chấp hiện tại. Danh sách ấn phẩm chuyên môn thể hiện mối quan tâm học thuật nhưng chưa chắc phản ánh cách ứng viên xử lý những tình huống thực tế.
Hồ sơ nghề nghiệp vì thế nên được dùng để xác định những điều cần tìm hiểu thêm, thay vì được coi là bằng chứng đầy đủ cho một quyết định.
Danh sách trọng tài viên cho biết ai có thể được xem xét, nhưng chưa cho biết ai phù hợp
Danh sách trọng tài viên của các tổ chức trọng tài là một nguồn tham khảo quan trọng. Những danh sách này giúp người sử dụng tiếp cận một nhóm ứng viên đã được tổ chức giới thiệu và thường đi kèm thông tin cơ bản về chuyên môn, kinh nghiệm hoặc ngôn ngữ.
Tuy nhiên, doanh nghiệp cần hiểu đúng chức năng và giới hạn của nguồn thông tin này.
Việc một cá nhân có tên trong danh sách không có nghĩa người đó đương nhiên phù hợp với mọi vụ việc thuộc lĩnh vực chuyên môn được ghi nhận. Ngược lại, tùy theo thỏa thuận của các bên và quy tắc áp dụng, phạm vi người có thể được cân nhắc trong một vụ việc cũng không nhất thiết luôn giới hạn ở danh sách này.
Bản thân các hồ sơ trong cùng một danh sách đôi khi được trình bày với mức độ chi tiết khác nhau. Có hồ sơ chú trọng học vấn và chức danh. Có hồ sơ liệt kê nhiều lĩnh vực chuyên môn. Có hồ sơ cung cấp một phần kinh nghiệm trọng tài. Sự không đồng đều này khiến việc so sánh trực tiếp giữa các ứng viên trở nên khó khăn.
Danh sách trọng tài viên có thể giúp mở rộng phạm vi tìm kiếm. Nhưng để chuyển từ “người có thể được xem xét” sang “người phù hợp với vụ việc”, các bên vẫn cần một quá trình đánh giá riêng.
Kinh nghiệm trực tiếp của luật sư: có giá trị nhưng không toàn diện
Khi thông tin công khai chưa đủ, kinh nghiệm của luật sư thường trở thành nguồn tham khảo có ảnh hưởng lớn.
Một luật sư từng làm việc với một trọng tài viên có thể cung cấp những quan sát mà hồ sơ nghề nghiệp không thể hiện: cách tổ chức lịch trình, mức độ chuẩn bị, phong cách đặt câu hỏi, khả năng xử lý yêu cầu thủ tục hoặc thái độ đối với việc kiểm soát thời gian và chi phí.
Những quan sát trực tiếp như vậy có giá trị thực tế rõ ràng. Tuy nhiên, chúng vẫn cần được sử dụng thận trọng.
Trước hết, trải nghiệm trong một vụ việc không nhất thiết phản ánh đầy đủ năng lực hoặc cách làm việc của một người trong mọi hoàn cảnh. Tính chất tranh chấp, vai trò trong Hội đồng, cách hành xử của các bên và sự phối hợp giữa các thành viên đều có thể ảnh hưởng đến trải nghiệm đó.
Thứ hai, luật sư thường chỉ có kinh nghiệm với một nhóm trọng tài viên nhất định. Những người chưa từng xuất hiện trong mạng lưới làm việc của luật sư dễ bị loại khỏi quá trình cân nhắc, không phải vì họ thiếu năng lực mà vì chưa có đủ thông tin trực tiếp để tạo cảm giác tin cậy.
Thứ ba, cùng một cách điều hành có thể được các luật sư đánh giá khác nhau. Một trọng tài viên chủ động kiểm soát thủ tục có thể được nhìn nhận là hiệu quả trong vụ việc này nhưng bị cho là quá cứng nhắc trong vụ việc khác.
Kinh nghiệm trực tiếp vì thế là một nguồn dữ liệu quan trọng, nhưng không nên trở thành tiêu chuẩn duy nhất. Nó cần được đặt cạnh yêu cầu của vụ tranh chấp và được phân biệt rõ với ấn tượng cá nhân.
Giới thiệu trong mạng lưới nghề nghiệp: thông tin hữu ích hay sự tin cậy vay mượn?
Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp và luật sư tìm hiểu ứng viên bằng cách tham khảo ý kiến từ đồng nghiệp, chuyên gia hoặc những người từng tham gia vụ việc với cá nhân đó.
Cách làm này giúp bổ sung những thông tin khó tìm thấy trong hồ sơ công khai. Nhưng chất lượng của kết quả phụ thuộc rất lớn vào câu hỏi được đặt ra và mức độ hiểu biết thực tế của người cung cấp nhận xét.
Một lời giới thiệu như “người này rất giỏi”, “rất có uy tín” hoặc “thường được lựa chọn trong các vụ lớn” có thể tạo cảm giác an toàn, nhưng cung cấp rất ít thông tin để đánh giá sự phù hợp. Những nhận xét hữu ích hơn thường phải gắn với hành vi hoặc năng lực cụ thể:
- Ứng viên đã đảm nhiệm vai trò nào?
- Vụ việc có những đặc điểm gì?
- Người nhận xét đã trực tiếp làm việc với ứng viên hay chỉ nghe lại?
- Nhận định dựa trên một vụ việc hay nhiều trải nghiệm?
- Điểm mạnh được ghi nhận có liên quan đến tranh chấp hiện tại không?
- Có giới hạn hoặc bối cảnh nào cần lưu ý khi sử dụng nhận xét đó?
Nếu những câu hỏi này không được làm rõ, doanh nghiệp có thể đang dựa vào sự tin cậy đối với người giới thiệu hơn là thông tin thực chất về ứng viên.
Đây không phải lý do để loại bỏ việc tham khảo mạng lưới. Vấn đề là cần phân biệt giữa thông tin trực tiếp, nhận xét chủ quan và danh tiếng được truyền lại qua nhiều lớp.
Bảo mật khiến nhiều kinh nghiệm quan trọng khó được nhìn thấy
Tính bảo mật là một đặc điểm thường được coi trọng trong trọng tài. Nhưng chính đặc điểm này cũng khiến thị trường khó tiếp cận đầy đủ thông tin về kinh nghiệm của trọng tài viên.
Nhiều vụ việc không được công khai. Danh tính các bên, nội dung tranh chấp, thành phần Hội đồng và cách vụ việc được xử lý có thể không xuất hiện trong bất kỳ nguồn thông tin nào mà doanh nghiệp có thể tiếp cận.
Do đó, một trọng tài viên có kinh nghiệm đáng kể đôi khi không thể trình bày chi tiết những vụ việc đã tham gia. Ngược lại, doanh nghiệp cũng khó kiểm chứng các mô tả tổng quát như “có nhiều kinh nghiệm trong tranh chấp thương mại quốc tế” hoặc “đã xử lý các vụ việc phức tạp”.
Giải pháp không thể là yêu cầu công khai những thông tin thuộc phạm vi bảo mật. Nhưng giữa việc công khai toàn bộ và không cung cấp gì ngoài một mô tả chung vẫn còn khoảng trống để cải thiện.
Thông tin có thể được trình bày ở mức khái quát hơn, chẳng hạn loại tranh chấp, lĩnh vực, vai trò đảm nhiệm, ngôn ngữ tố tụng, quy mô tương đối hoặc kinh nghiệm xử lý một dạng vấn đề nhất định, với điều kiện không làm lộ những nội dung cần được bảo vệ.
Vấn đề cần tiếp tục thảo luận là thị trường có thể xây dựng mức độ minh bạch nào đủ để hỗ trợ lựa chọn, mà vẫn tôn trọng tính bảo mật của tố tụng trọng tài.
Những gì quan trọng nhất lại thường khó kiểm chứng nhất
Nhiều tiêu chí có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của vụ việc không dễ được xác định qua thông tin công khai.
Một ứng viên có thực sự đủ thời gian hay không? Câu trả lời không chỉ phụ thuộc vào số vụ việc đang đảm nhiệm mà còn vào độ phức tạp, giai đoạn của từng vụ và các cam kết nghề nghiệp khác.
Khả năng quản lý vụ việc cũng khó được đo bằng số năm kinh nghiệm. Một người có thể rất am hiểu pháp luật nhưng ít chủ động trong điều hành thủ tục. Người khác có thể tổ chức vụ việc hiệu quả nhưng phong cách làm việc lại không phù hợp với một Hội đồng cụ thể.
Khả năng phối hợp trong Hội đồng càng khó đánh giá hơn. Đây là năng lực thể hiện qua trao đổi, lắng nghe, thảo luận và xử lý bất đồng giữa các thành viên—những quá trình phần lớn diễn ra ngoài tầm quan sát của các bên.
Chính vì khó kiểm chứng, các yếu tố này dễ bị bỏ qua hoặc được thay thế bằng những chỉ dấu dễ nhìn thấy hơn như danh tiếng, chức danh, thâm niên và số lượng vụ việc được công bố.
Nhưng một chỉ dấu thay thế chỉ có giá trị khi có mối liên hệ đủ rõ với năng lực cần đánh giá. Nếu không, quyết định có thể trở nên có vẻ khách quan trên giấy tờ nhưng vẫn dựa trên những giả định chưa được kiểm chứng.
Doanh nghiệp không nên chỉ nhận một danh sách tên
Trong thực tế, doanh nghiệp thường phụ thuộc đáng kể vào luật sư bên ngoài khi lựa chọn trọng tài viên. Điều này có lý do chính đáng: luật sư có kinh nghiệm với thủ tục, hiểu cộng đồng hành nghề và có khả năng tiếp cận những nguồn thông tin mà doanh nghiệp không có.
Tuy nhiên, phụ thuộc vào chuyên môn không nên đồng nghĩa với việc doanh nghiệp chỉ nhận một danh sách tên kèm vài dòng giới thiệu.
Để tham gia thực chất vào quyết định, doanh nghiệp cần được biết:
- Vì sao mỗi ứng viên được đưa vào danh sách?
- Thông tin nào về ứng viên đã được xác minh?
- Thông tin nào dựa trên kinh nghiệm trực tiếp?
- Thông tin nào đến từ nhận xét của người khác?
- Có điểm nào chưa thể kiểm chứng?
- Ứng viên đáp ứng tiêu chí nào của vụ việc?
- Có hạn chế hoặc đánh đổi nào cần cân nhắc?
- Cơ sở nào dẫn đến khuyến nghị cuối cùng?
Những câu hỏi này không nhằm thay thế đánh giá chuyên môn của luật sư. Chúng giúp doanh nghiệp hiểu quyết định mà mình đang tham gia và tránh biến việc phê duyệt thành một thủ tục hình thức.
Về phía luật sư, cách trình bày đề xuất cũng cần phân biệt rõ giữa dữ kiện, kinh nghiệm trực tiếp, nhận xét từ nguồn tham khảo và đánh giá nghề nghiệp của chính mình. Sự phân biệt này giúp doanh nghiệp hiểu mức độ chắc chắn của từng thông tin và cân nhắc phù hợp hơn.
Từ thu thập thông tin đến đánh giá có cấu trúc
Nhiều thông tin hơn chưa chắc dẫn đến một quyết định tốt hơn. Nếu thông tin được thu thập không có cấu trúc, các bên vẫn có thể bị thu hút bởi những chi tiết nổi bật nhưng ít liên quan.
Một cách tiếp cận thận trọng có thể gồm bốn bước:
Thứ nhất, xác định thông tin cần tìm từ các tiêu chí của vụ việc. Nếu khả năng quản lý vụ việc là yêu cầu quan trọng, quá trình thẩm tra phải tìm được những dấu hiệu liên quan đến năng lực đó, thay vì chỉ thu thập thêm thông tin về chuyên môn pháp lý.
Thứ hai, phân loại nguồn thông tin. Cần phân biệt thông tin công khai, thông tin do ứng viên cung cấp, kinh nghiệm trực tiếp, nhận xét từ bên thứ ba và những suy luận của người đánh giá.
Thứ ba, ghi nhận giới hạn. Không phải mọi thông tin đều có thể được kiểm chứng hoàn toàn. Điều quan trọng là biết phần nào còn chưa chắc chắn, thay vì vô tình biến một nhận xét thành dữ kiện.
Thứ tư, so sánh trên cùng một cấu trúc. Các ứng viên nên được xem xét theo những nhóm tiêu chí nhất quán, tránh để mỗi người được đánh giá dựa trên điểm mạnh nổi bật riêng của họ.
Quy trình này không loại bỏ hoàn toàn sự bất định. Lựa chọn trọng tài viên luôn là quyết định được đưa ra trước khi các bên có thể quan sát đầy đủ cách người được lựa chọn thực hiện vai trò trong vụ việc. Tuy nhiên, một cấu trúc rõ ràng giúp sự bất định được nhận diện và quản lý tốt hơn.
Câu hỏi không chỉ là có bao nhiêu thông tin
Chất lượng của lựa chọn không phụ thuộc đơn thuần vào số lượng hồ sơ, lời giới thiệu hay nguồn tham khảo mà các bên có thể tiếp cận. Nó phụ thuộc vào khả năng hiểu đúng giá trị của từng nguồn và không yêu cầu thông tin trả lời những câu hỏi nằm ngoài khả năng của nó.
Hồ sơ nghề nghiệp có thể xác nhận nền tảng chuyên môn, nhưng khó phản ánh đầy đủ phong cách điều hành. Kinh nghiệm trực tiếp có thể cung cấp quan sát sâu, nhưng thường chỉ giới hạn trong một số vụ việc. Mạng lưới nghề nghiệp có thể mở ra những thông tin hữu ích, nhưng cũng có thể tái tạo sự quen thuộc và những đánh giá khó kiểm chứng.
Doanh nghiệp và luật sư vì thế cần đi xa hơn việc hỏi:
Chúng ta biết những gì về ứng viên này?
Câu hỏi đầy đủ hơn phải là:
Những gì chúng ta biết đến từ đâu, đáng tin cậy đến mức nào và có thực sự giúp đánh giá sự phù hợp với vụ tranh chấp này hay không?
Khi không thể có thông tin hoàn hảo, một quyết định có cơ sở không phải là quyết định loại bỏ được mọi bất định. Đó là quyết định nhận biết rõ mình đang dựa vào dữ kiện nào, giả định nào và phần nào vẫn cần được cân nhắc thận trọng.
