Trọng tài số không chỉ là phiên họp trực tuyến

Từ chương trình Giải quyết tranh chấp trong nền kinh tế số của UNCITRAL đến những vấn đề đặt ra cho Việt Nam

Trong những năm gần đây, công nghệ đã trở thành một phần quen thuộc của trọng tài thương mại. Nhưng một quy trình vận hành hoàn toàn trực tuyến vẫn có thể để lại những câu hỏi căn bản về quyền được biết, tính toàn vẹn của chứng cứ, sự bình đẳng giữa các bên và khả năng thi hành phán quyết.

Hồ sơ được nộp qua thư điện tử hoặc nền tảng quản lý vụ việc; phiên họp được tổ chức trực tuyến; chứng cứ tồn tại dưới dạng dữ liệu; công cụ trí tuệ nhân tạo bắt đầu được sử dụng để tìm kiếm, phân tích và soạn thảo.

Tuy nhiên, số hóa thủ tục không đồng nghĩa với việc trọng tài đã thực sự sẵn sàng cho nền kinh tế số.

Một quy trình có thể vận hành hoàn toàn trực tuyến nhưng vẫn để lại những câu hỏi căn bản: Thông báo khởi kiện đã thực sự đến được với bên nhận hay chưa? Dữ liệu điện tử có đáng tin cậy không? Phiên họp trực tuyến có tạo cho các bên cơ hội trình bày bình đẳng không? Ai chịu trách nhiệm khi trí tuệ nhân tạo được sử dụng? Và một phán quyết được tạo lập, ký và gửi hoàn toàn dưới dạng điện tử có thể được công nhận, thi hành ở các quốc gia khác hay không?

Đây cũng là những vấn đề nằm trong chương trình Dispute Resolution in the Digital Economy – DRDE của Ủy ban Liên Hợp Quốc về Luật Thương mại quốc tế (UNCITRAL).

Một chương trình nghiên cứu không phải một bộ quy tắc duy nhất

DRDE không phải tên của một báo cáo hay một bộ quy tắc hoàn chỉnh. Đây là chương trình rà soát được UNCITRAL khởi động từ năm 2021 nhằm theo dõi sự thay đổi của hoạt động giải quyết tranh chấp trong nền kinh tế số, tập hợp và phân tích thực tiễn, từ đó xác định liệu các văn bản hiện hành cần được cập nhật hay có cần xây dựng công cụ pháp lý mới hay không.[1]

Phạm vi nghiên cứu của chương trình khá rộng, từ:

thông báo tố tụng điện tử;
quản lý vụ việc trên nền tảng số;
chứng cứ điện tử;
phiên họp trực tuyến;
trí tuệ nhân tạo trong giải quyết tranh chấp;
giải quyết tranh chấp trực tuyến;
đến việc lập, gửi, công nhận và thi hành phán quyết trọng tài điện tử.

Cách tiếp cận của UNCITRAL đáng chú ý ở chỗ tổ chức này không mặc nhiên cho rằng mọi vấn đề công nghệ đều cần được điều chỉnh ngay bằng quy tắc pháp lý mới.

Kết quả rà soát năm 2024 nhận định rằng nhiều tổ chức trọng tài đã xây dựng được hướng dẫn tương đối đầy đủ về phiên họp trực tuyến. Trong khi đó, việc sử dụng trí tuệ nhân tạo trong những tình huống có thể gây tranh luận vẫn chưa đủ phổ biến để xác định rõ mọi khoảng trống pháp lý và giải pháp cần thiết. Vì vậy, một số lĩnh vực cần tiếp tục được theo dõi, thay vì vội vàng pháp điển hóa.[2]

Ngược lại, hai vấn đề được xác định có nhu cầu xử lý cụ thể hơn là:

thông báo trọng tài dưới dạng điện tử và việc chuyển giao thông báo;
công nhận và thi hành phán quyết trọng tài điện tử.

Sự phân biệt này gợi ra một nguyên tắc quan trọng: chuyển đổi số trong trọng tài không nên bắt đầu từ việc tìm công nghệ mới nhất, mà từ việc xác định những mắt xích pháp lý và tố tụng có thể ảnh hưởng trực tiếp đến quyền của các bên và khả năng thi hành phán quyết.

1. Một thư điện tử đã gửi chưa chắc là một thông báo đã đến

Thông báo khởi kiện là điểm bắt đầu của thủ tục trọng tài, đồng thời liên quan trực tiếp đến quyền được biết và quyền được trình bày của bên bị yêu cầu.

Trong môi trường truyền thống, việc giao nhận thường dựa vào địa chỉ vật lý, bưu phẩm, chữ ký xác nhận hoặc các phương thức chuyển phát có thể theo dõi. Trong môi trường số, một thông báo có thể được gửi gần như tức thời, nhưng tốc độ không giải quyết được mọi vấn đề.

Địa chỉ thư điện tử có còn được sử dụng không? Người nhận có thẩm quyền đại diện cho doanh nghiệp không? Thông báo có bị hệ thống chặn hoặc chuyển vào thư rác không? Thời điểm nào được xem là thời điểm nhận? Việc một tài khoản kỹ thuật ghi nhận thông điệp đã được chuyển tới máy chủ có đồng nghĩa với việc bên nhận có khả năng tiếp cận hợp lý hay không?

Nếu những câu hỏi này không được giải quyết thỏa đáng, lợi ích về tốc độ có thể chuyển thành rủi ro về thủ tục. Một bên có thể chỉ biết đến vụ kiện sau khi một phần đáng kể của quá trình tố tụng đã diễn ra. Khi đó, vấn đề không còn là lỗi kỹ thuật, mà có thể trở thành căn cứ phản đối tính hợp lệ của quá trình tố tụng hoặc việc thi hành phán quyết.

Vì vậy, một cơ chế thông báo điện tử đáng tin cậy cần làm rõ ít nhất:

địa chỉ hoặc tài khoản nào được các bên chỉ định để nhận thông báo;
cách xác minh danh tính và thẩm quyền của người nhận;
thời điểm thông báo được xem là đã gửi và đã nhận;
cách xử lý khi việc chuyển giao không thành công;
dữ liệu nào cần được lưu giữ để chứng minh quá trình chuyển giao;
có cần sử dụng đồng thời một phương thức dự phòng hay không.

Vấn đề này không chỉ dành cho tổ chức trọng tài. Doanh nghiệp cũng cần chủ động quản trị các địa chỉ liên hệ được ghi trong hợp đồng, phân công người tiếp nhận thông báo và xây dựng cơ chế chuyển tiếp nội bộ. Một hệ thống tốt ở phía tổ chức trọng tài không thể khắc phục hoàn toàn việc doanh nghiệp để hộp thư đã ngừng sử dụng hoặc không có người chịu trách nhiệm theo dõi.

2. Chứng cứ số không chỉ là tài liệu được chuyển thành PDF

Trong nhiều tranh chấp hiện nay, phần lớn sự kiện không được ghi nhận bằng tài liệu giấy. Chúng để lại dấu vết trong hệ thống:

thư điện tử và tin nhắn;
nhật ký truy cập;
lịch sử giao dịch;
dữ liệu định vị;
bản ghi âm hoặc ghi hình;
siêu dữ liệu;
lịch sử chỉnh sửa tài liệu;
dữ liệu do cảm biến, thiết bị hoặc thuật toán tạo ra.

Những dữ liệu này có thể giúp Hội đồng Trọng tài tái hiện giao dịch chính xác hơn. Tuy nhiên, việc xuất trình một ảnh chụp màn hình hoặc một tập tin được trích xuất từ hệ thống chưa tự động chứng minh được tính xác thực của thông tin.

Câu hỏi quan trọng thường là: dữ liệu được tạo ra như thế nào, do hệ thống nào kiểm soát, có bị chỉnh sửa hay không và có thể kiểm tra nguồn gốc bằng cách nào?

Khi dữ liệu do chính bên viện dẫn lưu giữ, Hội đồng Trọng tài cũng cần xem xét khả năng bên đó kiểm soát việc tạo lập, lựa chọn và trích xuất thông tin. Nếu dữ liệu được cung cấp bởi bên thứ ba hoặc đặt trên hạ tầng xuyên biên giới, vấn đề quyền truy cập, bảo mật và bảo vệ dữ liệu cá nhân có thể phát sinh.

Do đó, quản trị chứng cứ điện tử cần được bắt đầu trước khi tranh chấp xảy ra. Doanh nghiệp nên có khả năng:

xác định nguồn và chủ thể tạo lập dữ liệu;
ghi nhận thời gian và lịch sử thay đổi;
bảo vệ tính toàn vẹn của dữ liệu;
duy trì chuỗi lưu giữ chứng cứ;
giải thích phương thức trích xuất;
giới hạn và kiểm soát quyền truy cập;
tuân thủ yêu cầu bảo mật và bảo vệ dữ liệu;
xuất trình dữ liệu theo hình thức mà Hội đồng Trọng tài và bên còn lại có thể kiểm tra hợp lý.

Một hệ thống lưu trữ được thiết kế chủ yếu cho hoạt động kinh doanh chưa chắc đã đáp ứng yêu cầu chứng minh khi tranh chấp phát sinh. Đây là lý do pháp chế, công nghệ thông tin và bộ phận quản trị dữ liệu cần phối hợp từ sớm.

3. Phiên họp trực tuyến phải bảo đảm sự tham gia thực chất

Phiên họp trực tuyến đã chứng minh giá trị rõ rệt: giảm chi phí đi lại, hỗ trợ các bên ở nhiều quốc gia và tạo điều kiện để vụ việc tiếp tục trong những hoàn cảnh không thể gặp trực tiếp.

Nhưng câu hỏi cần đặt ra không phải chỉ là nền tảng có vận hành ổn định hay không. Điều quan trọng hơn là các bên có được tham gia một cách bình đẳng và thực chất hay không.

Chất lượng đường truyền khác nhau, giới hạn về thiết bị, chênh lệch múi giờ, khả năng tiếp cận tài liệu và sự hỗ trợ kỹ thuật có thể tạo ra bất lợi đáng kể. Việc kiểm tra nhân chứng từ xa cũng đặt ra câu hỏi về không gian xung quanh, tài liệu ngoài màn hình, người có mặt trong phòng và khả năng trao đổi không được phép.

Một quy trình hợp lý vì vậy cần xem xét:

khả năng tiếp cận công nghệ của từng bên;
phương án dự phòng khi mất kết nối;
cách quản lý tài liệu và vật chứng;
cơ chế xác minh người tham dự;
biện pháp bảo vệ tính độc lập của lời khai;
bảo mật của nền tảng và đường truyền;
việc ghi âm, ghi hình và lưu trữ;
thời lượng phiên họp và ảnh hưởng của múi giờ;
trường hợp nào cần tổ chức trực tiếp hoặc kết hợp trực tiếp và trực tuyến.

Chuyển một phiên họp từ phòng xử lên màn hình không làm thay đổi các nguyên tắc căn bản của tố tụng. Công nghệ phải phục vụ quyền được trình bày và sự bình đẳng giữa các bên, chứ không trở thành lý do để làm suy giảm các quyền đó.

UNCITRAL tiếp tục xem xét hướng dẫn về phiên họp từ xa với mục tiêu bảo vệ thủ tục công bằng, duy trì niềm tin của các bên và đạt hiệu quả về chi phí.[3]

4. Trí tuệ nhân tạo không làm dịch chuyển trách nhiệm nghề nghiệp

Trí tuệ nhân tạo có thể hỗ trợ tìm kiếm tài liệu, phân loại chứng cứ, dịch thuật, tóm tắt, phân tích dữ liệu và soạn thảo. Tuy nhiên, việc công cụ tạo ra kết quả nhanh hơn không làm thay đổi chủ thể chịu trách nhiệm đối với cách kết quả đó được sử dụng.

Đối với luật sư, trách nhiệm vẫn nằm ở việc kiểm chứng tính chính xác, bảo vệ thông tin khách hàng và bảo đảm rằng tài liệu nộp trong tố tụng phản ánh lập luận đã được con người xem xét.

Đối với trọng tài viên, việc sử dụng công cụ hỗ trợ không thể thay thế nghĩa vụ tự mình đánh giá chứng cứ, lắng nghe các bên và đưa ra quyết định độc lập. Những chức năng liên quan trực tiếp đến tư duy xét xử không thể được âm thầm chuyển giao cho một hệ thống mà các bên không biết, không thể kiểm tra hoặc không được bảo đảm về bảo mật.

Ở cấp độ quốc tế, UNCITRAL vẫn đang tiếp tục khảo sát tác động của AI, bao gồm ảnh hưởng của việc sử dụng AI bởi trọng tài viên đối với công nhận và thi hành phán quyết. Chương trình nghiên cứu cũng xem xét các biện pháp nhằm hạn chế những hệ quả bất lợi có thể phát sinh.[4]

Điều này cho thấy thách thức hiện nay chưa chắc nằm ở việc cần một lệnh cấm hoặc một quy tắc áp dụng cho mọi công cụ. Nhu cầu trước mắt là xác định rõ:

công cụ được sử dụng cho mục đích gì;
dữ liệu nào được đưa vào hệ thống;
ai có quyền tiếp cận;
kết quả được kiểm chứng ra sao;
trường hợp nào cần công bố việc sử dụng;
nhiệm vụ nào phải do con người trực tiếp thực hiện;
ai chịu trách nhiệm cuối cùng.

Công nghệ có thể hỗ trợ công việc. Nó không thể trở thành một khoảng trống trách nhiệm.

5. Phán quyết điện tử là bài kiểm tra cuối cùng của toàn bộ quy trình

Một thủ tục trọng tài có thể được tiến hành gần như hoàn toàn trên môi trường số, nhưng giá trị của quá trình vẫn phụ thuộc vào việc phán quyết cuối cùng có được công nhận và thi hành hay không.

Phán quyết điện tử đặt ra những câu hỏi như:

thế nào là bản gốc;
chữ ký điện tử nào được chấp nhận;
làm sao xác minh danh tính của trọng tài viên;
làm sao bảo đảm phán quyết không bị thay đổi;
thời điểm phán quyết được lập và gửi được xác định thế nào;
cơ quan thi hành có tiếp nhận hồ sơ điện tử hay vẫn yêu cầu bản giấy;
yêu cầu về chứng thực và bản dịch được thực hiện ra sao;
điều gì xảy ra khi pháp luật tại nơi lập phán quyết và nơi thi hành có cách tiếp cận khác nhau.

Đây là nơi khoảng cách giữa công nghệ và hạ tầng pháp lý trở nên rõ nhất. Phán quyết có thể hoàn toàn đáng tin cậy về mặt kỹ thuật nhưng vẫn gặp khó khăn nếu pháp luật hoặc thủ tục hành chính tại nơi thi hành được xây dựng trên giả định rằng phán quyết phải tồn tại dưới dạng giấy.

Sau quá trình nghiên cứu và thảo luận, ngày 6 tháng 7 năm 2026, UNCITRAL đã thông qua các văn bản quan trọng nhằm hỗ trợ việc sử dụng phán quyết trọng tài và thông báo trọng tài dưới dạng điện tử.[5]

Bước phát triển này cho thấy chương trình DRDE đã chuyển từ việc nhận diện vấn đề sang tạo lập những công cụ pháp lý cụ thể ở các lĩnh vực đã đủ chín muồi. Đồng thời, nó cũng đặt ra yêu cầu để các quốc gia, tòa án, tổ chức trọng tài và cộng đồng hành nghề rà soát mức độ tương thích của pháp luật và thực tiễn trong nước.

Góc nhìn từ VTA Việt Nam cần chuẩn bị cho toàn bộ vòng đời của một vụ việc số

Đối với Việt Nam, câu hỏi không nên chỉ là các tổ chức trọng tài đã có nền tảng nộp hồ sơ trực tuyến hay chưa, hoặc phiên họp có thể được tổ chức qua video hay không.

Năng lực trọng tài số cần được đánh giá trên toàn bộ vòng đời vụ việc:

Thông báo

Nộp hồ sơ

Quản lý chứng cứ

Phiên họp

Nghị án

Lập và gửi phán quyết

Công nhận và thi hành

Chỉ cần một mắt xích chưa được pháp luật hoặc quy trình vận hành hỗ trợ đầy đủ, lợi ích của các giai đoạn còn lại có thể bị hạn chế.

Theo VTA, quá trình chuẩn bị tại Việt Nam nên tập trung vào năm nhóm vấn đề.

Thứ nhất – Rà soát sự tương thích của khung pháp luật

Cần đánh giá các quy định về hình thức văn bản, giao nhận thông báo, chữ ký, bản gốc, lưu trữ, xuất trình và thi hành phán quyết trong mối quan hệ với giao dịch điện tử.

Việc rà soát không nhất thiết dẫn đến sửa đổi toàn bộ hệ thống pháp luật. Trong một số trường hợp, hướng dẫn áp dụng hoặc cách giải thích phù hợp với nguyên tắc tương đương chức năng có thể giải quyết được vấn đề. Nhưng những điểm chưa rõ cần được nhận diện trước khi phát sinh vụ việc thực tế.

Thứ hai – Xây dựng quy trình số có thể kiểm chứng

Số hóa không thể chỉ là thay hồ sơ giấy bằng tập tin điện tử. Tổ chức trọng tài cần có quy trình rõ về:

xác thực tài khoản và chủ thể gửi;
ghi nhận thời điểm nộp và nhận;
quản lý phiên bản tài liệu;
phân quyền truy cập;
bảo vệ tính toàn vẹn của hồ sơ;
sao lưu và khôi phục dữ liệu;
lưu giữ nhật ký hoạt động;
xử lý sự cố và vi phạm an toàn thông tin.

Mỗi thao tác quan trọng cần để lại dấu vết có thể kiểm tra khi bị đặt thành vấn đề trong tố tụng hoặc tại giai đoạn thi hành.

Thứ ba – Đặt công bằng tố tụng trước sự thuận tiện

Công nghệ chỉ tạo ra hiệu quả bền vững khi không làm suy giảm khả năng tham gia của bất kỳ bên nào.

Hội đồng Trọng tài cần đánh giá hoàn cảnh cụ thể của vụ việc, thay vì mặc nhiên áp dụng cùng một phương thức cho mọi tranh chấp. Trong một vụ việc, phiên họp hoàn toàn trực tuyến có thể là lựa chọn hợp lý. Ở vụ việc khác, hình thức kết hợp hoặc trực tiếp có thể cần thiết để bảo đảm việc kiểm tra chứng cứ và nhân chứng.

Thứ tư – Kết nối pháp lý với năng lực công nghệ và quản trị dữ liệu

Trọng tài số không thể được vận hành riêng bởi luật sư. Nó đòi hỏi sự phối hợp giữa người làm tố tụng, chuyên gia công nghệ, an toàn thông tin, quản trị dữ liệu và vận hành.

Tương tự, doanh nghiệp không nên chỉ nghĩ về chứng cứ điện tử sau khi tranh chấp đã phát sinh. Chính sách lưu giữ dữ liệu, phân quyền truy cập, ghi nhận lịch sử hệ thống và phản ứng khi có tranh chấp phải được chuẩn bị từ hoạt động thường xuyên.

Thứ năm – Theo dõi khả năng công nhận và thi hành xuyên biên giới

Trong trọng tài quốc tế, một quy trình điện tử được chấp nhận tại nơi tiến hành tố tụng chưa chắc đã được xử lý giống nhau tại nơi yêu cầu thi hành.

Trước khi lựa chọn hình thức phán quyết, các bên và Hội đồng Trọng tài cần cân nhắc nơi tài sản có thể được thi hành, yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền tại đó và nhu cầu lập song song bản giấy nếu cần thiết.

Từ số hóa công cụ đến thiết kế lại quy trình

Đóng góp quan trọng nhất của chương trình DRDE không nằm ở việc khẳng định công nghệ sẽ làm trọng tài nhanh hơn hay rẻ hơn. Điều đáng chú ý hơn là cách UNCITRAL đặt công nghệ trong mối quan hệ với những nguyên tắc nền tảng của giải quyết tranh chấp: quyền được biết, cơ hội trình bày, sự bình đẳng, tính toàn vẹn của chứng cứ và khả năng thi hành của kết quả cuối cùng.

Một hệ thống trọng tài không trở thành “trọng tài số” chỉ vì sử dụng thư điện tử, nền tảng quản lý hồ sơ hoặc phiên họp trực tuyến.

Trọng tài chỉ thực sự sẵn sàng cho nền kinh tế số khi toàn bộ quy trình có thể trả lời đáng tin cậy các câu hỏi:

Ai đã thực hiện thao tác?
Thông tin nào đã được gửi và nhận?
Dữ liệu có toàn vẹn không?
Các bên có cơ hội tham gia bình đẳng không?
Con người còn kiểm soát những quyết định quan trọng không?
Và phán quyết cuối cùng có thể được công nhận, thi hành hay không?

Với Việt Nam, đây không chỉ là câu chuyện ứng dụng công nghệ. Đó là quá trình xây dựng một hạ tầng tố tụng trong đó pháp luật, quy tắc, con người và hệ thống kỹ thuật cùng bảo vệ giá trị cốt lõi của trọng tài.

Tài liệu tham khảo

[1] UNCITRAL, UNCITRAL’s Dispute Resolution in the Digital Economy Initiative, https://uncitral.un.org/en/DRDEParis.

[2] UNCITRAL, A/CN.9/1190, Stocktaking of developments in dispute resolution in the digital economy – future work proposals, 10 May 2024, https://uncitral.un.org/sites/uncitral.un.org/files/1190_1.pdf.

[3] UNCITRAL, A/CN.9/WG.II/WP.243, Colloquium on the use of artificial intelligence in dispute resolution and remote hearings in arbitration and mediation, https://uncitral.un.org/sites/uncitral.un.org/files/media-documents/uncitral/en/wp-243_advance_copy.pdf.

[4] UNCITRAL, Colloquium on the Use of Artificial Intelligence in Dispute Resolution and Remote Hearings in Arbitration and Mediation, https://uncitral.un.org/en/colloquium_aidisputeresolution.

[5] UNCITRAL, UNCITRAL adopts key texts to facilitate use of arbitral awards and notices of arbitration in electronic form, 7 July 2026, https://uncitral.un.org/en/news.

GHI CHÚ BIÊN TẬP

Bài viết thuộc chuyên mục Góc nhìn từ các tổ chức, được VTA tổng hợp và bình luận có chọn lọc từ chương trình Dispute Resolution in the Digital Economy của UNCITRAL và các tài liệu liên quan. Bài viết không phải bản dịch chính thức của UNCITRAL và không cấu thành ý kiến tư vấn pháp lý.