Công bố không đồng nghĩa với xung đột lợi ích

Một trọng tài viên từng làm việc với luật sư của một bên có cần công bố không? Việc một công ty luật trong cùng mạng lưới từng tư vấn cho bên liên quan có đủ để phản đối trọng tài viên? Một quan điểm pháp lý đã được trọng tài viên công khai trước đó có ảnh hưởng đến khả năng xem xét vụ việc một cách cởi mở? Nếu một tình huống không xuất hiện trong Danh mục Cam, có thể mặc nhiên kết luận rằng không cần công bố hay không?

Những câu hỏi như vậy cho thấy xung đột lợi ích không thể được quản lý chỉ bằng trực giác cá nhân, nhưng cũng không thể được giải quyết bằng cách máy móc đối chiếu một danh mục tình huống.

Năm 2024, International Bar Association ban hành phiên bản cập nhật của IBA Guidelines on Conflicts of Interest in International Arbitration. Tài liệu tiếp tục duy trì hệ thống Đỏ – Cam – Xanh quen thuộc, đồng thời củng cố bảy chuẩn mực chung về tính vô tư, độc lập và công bố thông tin.

Điểm đáng chú ý nhất của phiên bản mới không nằm ở việc bổ sung thêm bao nhiêu tình huống vào từng danh mục. Thay đổi quan trọng hơn là việc IBA tái khẳng định rằng các chuẩn mực chung tại Phần I phải luôn được xem xét và không thể bị đặt ở vị trí thứ yếu so với các danh mục tình huống tại Phần II.

1. IBA Guidelines là chuẩn tham chiếu, không phải quy phạm bắt buộc

IBA Guidelines lần đầu được công bố năm 2004, cập nhật vào năm 2014 và tiếp tục được sửa đổi năm 2024. Theo IBA, hệ thống này đã được các bên, luật sư, tổ chức trọng tài và cả Tòa án tại nhiều quốc gia sử dụng như một chuẩn tham chiếu quan trọng khi xem xét tính độc lập, vô tư và nghĩa vụ công bố của trọng tài viên.

Tuy nhiên, IBA Guidelines không thay thế pháp luật quốc gia, quy tắc tố tụng trọng tài, quy tắc đạo đức nghề nghiệp hoặc các văn bản có tính ràng buộc mà các bên đã lựa chọn. Chính IBA cũng khuyến nghị tài liệu cần được áp dụng bằng nhận thức thực tế và tránh cách giải thích quá hình thức.

Việc một tình huống thuộc Danh mục Cam không tự động đồng nghĩa với việc trọng tài viên phải bị thay thế. Ngược lại, việc một tình huống không được liệt kê trong Danh mục Cam cũng không đương nhiên loại bỏ nghĩa vụ công bố.

Trong từng vụ việc, cơ quan có thẩm quyền vẫn phải xem xét pháp luật áp dụng, quy tắc tố tụng, thỏa thuận của các bên và toàn bộ hoàn cảnh thực tế. Giá trị của IBA Guidelines không nằm ở việc cung cấp một kết quả có sẵn, mà ở việc tạo ra một ngôn ngữ chung để các chủ thể nhận diện vấn đề, trao đổi thông tin và đưa ra quyết định nhất quán hơn.

2. Hai phép thử khác nhau thường bị nhập làm một

Một trong những điểm quan trọng nhất của IBA Guidelines là sự phân biệt giữa phép thử về sự tồn tại của xung đột lợi ích và phép thử về nghĩa vụ công bố của trọng tài viên. Đây không phải hai cách diễn đạt khác nhau của cùng một câu hỏi.

Tiêu chuẩn này không chỉ dựa vào cảm nhận riêng của trọng tài viên hoặc sự lo ngại chủ quan của một bên. Nếu trọng tài viên tự nhận thấy mình không thể giữ được sự vô tư hoặc độc lập, người đó phải từ chối chỉ định hoặc chấm dứt vai trò của mình, bất kể các bên có biết được nguyên nhân hay không.

Hai phép thử dẫn đến một hệ quả quan trọng: việc trọng tài viên công bố một quan hệ không có nghĩa người đó thừa nhận mình có xung đột lợi ích. Công bố tạo điều kiện để các bên đánh giá tình huống trên cơ sở đầy đủ hơn. Việc không công bố một sự kiện cũng không tự nó chứng minh trọng tài viên thiếu vô tư hoặc độc lập; điều phải được xem xét là bản chất của sự kiện không được công bố.

3. Danh mục màu không thay thế việc đánh giá hoàn cảnh cụ thể

Phần II của IBA Guidelines sắp xếp những tình huống thường gặp thành bốn nhóm. Mỗi nhóm hỗ trợ quá trình đánh giá nhưng không tạo ra một kết quả tự động.

Phiên bản 2024 đặc biệt nhấn mạnh rằng bốn danh mục chỉ hỗ trợ áp dụng các chuẩn mực chung. Chúng không đầy đủ và không thể dự liệu mọi cấu trúc quan hệ có thể xuất hiện trong thực tiễn.

4. Quan hệ không còn được hiểu theo nghĩa hẹp

Một vụ việc trọng tài hiện đại có thể liên quan đến nhiều chủ thể hơn những cái tên xuất hiện trực tiếp trong đơn khởi kiện và bản tự bảo vệ. Ngoài các bên tranh chấp, có thể còn có:

• công ty mẹ, công ty con hoặc doanh nghiệp cùng tập đoàn;
• cá nhân có quyền kiểm soát một bên;
• tổ chức hoặc cá nhân có lợi ích kinh tế trực tiếp đối với kết quả vụ việc;
• bên có nghĩa vụ bồi hoàn, bảo hiểm hoặc tài trợ tố tụng;
• công ty luật, thành viên nhóm luật sư và mạng lưới nghề nghiệp;
• chuyên gia, nhân chứng và những người tham gia khác.

Phiên bản 2024 mở rộng và làm rõ cách xem xét các mối quan hệ này. Việc đánh giá không chỉ dừng ở quan hệ trực tiếp giữa trọng tài viên và tên pháp lý của một bên. Trong một số trường hợp, quan hệ với tổ chức có quyền kiểm soát, có lợi ích kinh tế trực tiếp hoặc có nghĩa vụ bồi hoàn cũng có thể trở nên liên quan.

Tuy nhiên, mở rộng phạm vi xem xét không có nghĩa mọi quan hệ trong cùng một tập đoàn, mạng lưới hoặc tổ chức nghề nghiệp đều tạo thành xung đột. IBA Guidelines yêu cầu đánh giá từng trường hợp dựa trên bản chất, mức độ gần gũi, thời điểm và ý nghĩa thực tế của quan hệ.

5. Trọng tài viên phải chủ động xác minh, không chỉ dựa vào trí nhớ

Nghĩa vụ công bố không thể được thực hiện đầy đủ nếu trọng tài viên chỉ dựa trên những gì mình tình cờ nhớ được. Phiên bản 2024 tái khẳng định rằng trọng tài viên phải thực hiện việc xác minh hợp lý đối với những thông tin có liên quan và có thể tiếp cận được.

Trong thực tế, việc xác minh có thể bao gồm:

• rà soát danh sách các bên và chủ thể liên quan;
• kiểm tra quan hệ của công ty luật hoặc tổ chức nơi trọng tài viên làm việc;
• xem xét các lần chỉ định trước đây;
• xác định quan hệ với luật sư, chuyên gia hoặc trọng tài viên khác;
• cập nhật thông tin khi thành phần các bên, luật sư hoặc người tham gia thay đổi;
• kiểm tra lại khi xuất hiện tình tiết mới trong quá trình tố tụng.

Nghĩa vụ công bố có tính liên tục. Việc trọng tài viên đã cung cấp thông tin tại thời điểm nhận chỉ định không kết thúc trách nhiệm. Nếu một quan hệ mới phát sinh hoặc thông tin mới được biết đến, trọng tài viên phải tiếp tục xem xét nghĩa vụ công bố. Các tuyên bố hoặc sự từ bỏ được đưa ra trước về những xung đột có thể xuất hiện trong tương lai cũng không loại bỏ nghĩa vụ này.

6. Các bên và luật sư cũng có nghĩa vụ cung cấp thông tin

Không thể đặt toàn bộ trách nhiệm xác định xung đột lên trọng tài viên. Trọng tài viên không phải lúc nào cũng có khả năng biết đầy đủ cấu trúc sở hữu, quan hệ kiểm soát, lợi ích kinh tế hoặc những chủ thể đứng phía sau một bên tranh chấp.

Vì vậy, các bên cần chủ động cung cấp thông tin về danh tính chủ thể liên quan, cá nhân hoặc tổ chức có quyền kiểm soát, người có lợi ích kinh tế trực tiếp, bên tài trợ tố tụng hoặc chủ thể có nghĩa vụ bồi hoàn, thành viên nhóm luật sư và những thay đổi có thể ảnh hưởng đến quá trình rà soát xung đột.

Luật sư đại diện cũng không nên chờ đến khi xuất hiện phản đối mới cung cấp thông tin mà họ đã biết hoặc hợp lý phải biết. Nếu một sự kiện có thể được phát hiện thông qua quá trình tìm hiểu hợp lý nhưng bên liên quan không thực hiện hoặc không phản đối đúng thời hạn, họ có thể bị xem là đã từ bỏ quyền phản đối.

Nguyên tắc này góp phần ngăn cơ chế công bố bị sử dụng như công cụ chiến thuật để trì hoãn vụ việc hoặc chỉ được viện dẫn sau khi kết quả tố tụng trở nên bất lợi.

7. Công bố cần đúng lúc, đủ nghĩa và có khả năng sử dụng

Công bố nhiều chưa chắc đã tạo ra minh bạch tốt hơn. Một tuyên bố quá chung chung có thể khiến các bên không đủ thông tin để đánh giá. Ngược lại, một bản công bố liệt kê hàng loạt quan hệ không liên quan có thể che khuất những thông tin thực sự quan trọng.

Một công bố hữu ích nên giúp các bên hiểu được:

• chủ thể hoặc quan hệ nào có liên quan;
• bản chất của quan hệ;
• quan hệ xảy ra khi nào, kéo dài bao lâu và còn tồn tại hay không;
• mức độ tham gia của trọng tài viên;
• vì sao trọng tài viên cho rằng thông tin cần được công bố;
• thông tin nào không thể cung cấp do nghĩa vụ bảo mật hoặc quy tắc nghề nghiệp.

Nếu các quy tắc về bảo mật nghề nghiệp khiến trọng tài viên không thể công bố một thông tin mà lẽ ra cần phải công bố, IBA Guidelines cho rằng người đó không nên nhận chỉ định hoặc nên từ nhiệm. Cách tiếp cận này đặt tính toàn vẹn của quá trình lên trên sự thuận tiện của một quyết định bổ nhiệm.

8. Không công bố chưa chắc dẫn đến việc thay thế trọng tài viên

Một sai lầm thường gặp là suy luận theo chuỗi: có thông tin chưa được công bố, trọng tài viên vi phạm, vì vậy trọng tài viên phải bị thay thế. IBA Guidelines không đi theo cách suy luận tự động này.

Việc không công bố có thể là một yếu tố cần xem xét, nhưng kết quả cuối cùng phụ thuộc vào bản chất của thông tin bị bỏ sót. Nếu sự kiện đó không tạo ra nghi ngờ chính đáng theo tiêu chuẩn khách quan, việc không công bố tự nó không làm phát sinh xung đột. Ngược lại, một thông tin đã được công bố đầy đủ vẫn có thể phản ánh xung đột nghiêm trọng. Công bố không “chữa lành” mọi xung đột.

Ba quyết định này liên quan đến nhau nhưng không đồng nhất. Việc phân biệt rõ giúp tránh hai cực đoan: xem nhẹ nghĩa vụ công bố hoặc biến mọi công bố thành căn cứ yêu cầu thay thế trọng tài viên.

9. Góc nhìn từ VTA

Đối với hoạt động trọng tài tại Việt Nam, giá trị lớn nhất của IBA Guidelines 2024 không nằm ở việc cung cấp một danh sách quốc tế để áp dụng nguyên trạng. Giá trị nằm ở việc tạo ra một quy trình suy nghĩ có cấu trúc.

Checklist thực hành khi xem xét công bố và xung đột lợi ích

Checklist không tạo ra kết quả tự động. Nó giúp bảo đảm những câu hỏi quan trọng không bị bỏ qua.

Kết luận

IBA Guidelines 2024 tiếp tục duy trì hệ thống Đỏ – Cam – Xanh đã trở thành một chuẩn tham chiếu phổ biến trong trọng tài quốc tế. Nhưng thông điệp quan trọng nhất của phiên bản mới lại nằm ngoài các màu sắc.

Tính độc lập và vô tư không được bảo đảm bằng việc đánh dấu đúng một danh mục. Chúng được bảo đảm bằng một quy trình trong đó trọng tài viên chủ động xác minh và công bố; các bên cung cấp thông tin đầy đủ; luật sư không sử dụng phản đối như một chiến thuật; tổ chức trọng tài đánh giá nhất quán; và mỗi quyết định đều dựa trên hoàn cảnh thực tế.

Công bố không phải sự thừa nhận rằng trọng tài viên có xung đột lợi ích. Đó là điều kiện để các bên thực hiện quyền đánh giá của mình trên cơ sở đầy đủ. Ngược lại, không công bố cũng chưa đủ để tự động kết luận trọng tài viên phải bị thay thế. Điều quyết định vẫn là bản chất của quan hệ, tiêu chuẩn khách quan về nghi ngờ chính đáng và toàn bộ hoàn cảnh của vụ việc.

Nguồn chính

International Bar Association, IBA Guidelines on Conflicts of Interest in International Arbitration, approved by the IBA Council on 25 May 2024.

International Bar Association, The 2024 IBA Guidelines on Conflicts of Interest in International Arbitration, 27 November 2024.

Ghi chú biên tập: Bài viết do VTA biên soạn trên cơ sở tham khảo IBA Guidelines on Conflicts of Interest in International Arbitration 2024. Đây không phải bản dịch chính thức, ý kiến pháp lý hoặc tài liệu thay thế cho pháp luật, quy tắc tố tụng và quyết định áp dụng trong từng vụ việc.