Hội đồng trọng tài có nghĩa vụ xem xét các tài liệu của Nguyên đơn và Bị đơn để quyết định mở phiên họp giải quyết vụ tranh chấp. Theo quy định tại Điều 25 Quy tắc VTA, Giấy triệu tập được gửi tới các bên chậm nhất là 15 ngày trước ngày mở phiên họp
Thời gian và nơi tiến hành phiên họp giải quyết vụ tranh chấp do Hội đồng Trọng tài quyết định, trừ khi các bên có thỏa thuận khác. Giấy triệu tập tham dự phiên họp giải quyết vụ tranh chấp được Trung tâm gửi cho các bên chậm nhất là 15 ngày trước ngày mở phiên họp, trừ khi các bên có thỏa thuận khác. Trường hợp hoãn phiên họp hoặc Hội đồng Trọng tài quyết định mở phiên họp tiếp theo, thời hạn gửi giấy triệu tập do Hội đồng Trọng tài quyết định, trừ khi các bên có thỏa thuận khác.
Phiên họp giải quyết vụ tranh chấp không công khai, trừ khi các bên có thỏa thuận khác. Hội đồng Trọng tài có thể tiến hành phiên họp giải quyết vụ tranh chấp bằng hình thức teleconference, video-conference hoặc các hình thức thích hợp khác nhằm tối ưu hóa phương thức tiến hành mà vẫn đảm bảo thỏa thuận của các bên.
Các bên có quyền mời người làm chứng, mời người bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp tham dự phiên họp giải quyết vụ tranh chấp và phải thông báo cho Hội đồng Trọng tài trước ngày mở phiên họp giải quyết vụ tranh chấp. Hội đồng Trọng tài tự mình hoặc theo yêu cầu của một bên, có quyền mời tổ chức, cá nhân giám định, định giá tài sản và chuyên gia theo quy định tại Điều 19 của Quy tắc này tham dự phiên họp giải quyết vụ tranh chấp. Trong trường hợp có sự đồng ý của các bên, Hội đồng Trọng tài có thể cho phép những người khác tham dự phiên họp giải quyết vụ tranh chấp.
Theo yêu cầu của các bên, Hội đồng Trọng tài ngay tại phiên họp có thể tiến hành hòa giải. Biên bản hòa giải thành phải được lập trong trường hợp hòa giải thành. Biên bản hòa giải thành phải có chữ ký của các bên và chữ ký của các Trọng tài viên hoặc Trọng tài viên duy nhất. Trong trường hợp này, Hội đồng Trọng tài ra Quyết định công nhận hòa giải thành. Quyết định công nhận hòa giải thành của Hội đồng Trọng tài có hiệu lực như Phán quyết trọng tài.
Nếu thấy các bên không còn bất kỳ tài liệu hoặc chứng cứ có liên quan nào để cung cấp, Hội đồng Trọng tài tuyên bố phiên họp giải quyết vụ tranh chấp này là phiên họp cuối cùng. Sau khi kết thúc phiên họp cuối cùng, Hội đồng Trọng tài không có nghĩa vụ xem xét bất kỳ tài liệu hoặc chứng cứ bổ sung nào, trừ khi các bên có thỏa thuận khác.
